Eliminar e-mails: función relevante para oficiales de protección de datos

En este artículo te explicamos cómo eliminar e-mails como oficial de protección de datos.

Los e-mails que se encuentran en el archivo sólo pueden ser borrados por el oficial de protección de datos.

El oficial de protección de datos desempeña un rol de liderazgo en el marco de la seguridad empresarial, tal y como se requiere según el Reglamento General de Protección de Datos europeo (RGPD) y otros reglamentos similares. El oficial de protección de datos se encarga de supervisar la estrategia de protección de datos de una empresa y su debida aplicación para garantizar el cumplimiento de los requisitos del RGPD. Este rol sólo puede ser asignado por los administradores en el archivero de e-mail.

Para poder borrar un e-mail del archivero, primero es necesario marcarlo para su eliminación mediante el proceso de revisión adecuado. Para ello, al crear el proceso de revisión deberás seleccionar la opción Marcar para revisión y eliminación. Los e-mails con el Estado de retención legal no podrán ser eliminados. 

Tan pronto como el oficial de protección de datos reciba una solicitud de eliminación de los e-mails, le será posible verificarlos. Si el oficial de protección de datos decide que uno o más e-mails no deben ser eliminados, puede retirarlos del proceso de eliminación. 

Antes de eliminar los e-mails, el oficial de protección de datos debe introducir el motivo para la eliminación. Esta información se incluye en los registros de auditoría por motivos de cumplimiento normativo.

• Ingresa a tu Archivo de correo electrónico con un usuario que desempeñe el rol de propietario de cuenta, administrador u oficial de protección de datos. 

• En la barra de navegación de la izquierda, haz clic en Cumplimiento y luego en eDiscovery.

• Haz clic en Búsqueda guardada.

• Selecciona la búsqueda deseada.

• Haz clic en Marcar para revisión.

Se abrirá la ventana Crear proceso de revisión.

• Selecciona la opción Marcar para revisión y eliminación (OPD).

• Opcional: Escribe una nota.

• Haz clic en Crear.

Para eliminar e-mails como oficial de protección de datos, procede de la siguiente manera:

• Ingresa a tu Archivero de e-mail.

• En la barra de navegación de la izquierda, haz clic en Cumplimiento y luego en Proceso de revisión.

• Selecciona el proceso de revisión deseado, que tendrá la etiqueta Marcado para Eliminación.

• Para iniciar el proceso de eliminación, haz clic en Iniciar eliminación.

• Introduce una razón para el proceso de eliminación.

• Opcional: Habilita la opción Notificarme por correo electrónico cuando el proceso de eliminación esté completo.

• Haz clic en Aceptar. El proceso de eliminación se añadirá a la fila de espera.

Para revisar los e-mails que han sido marcados para ser eliminados y excluirlos del proceso de eliminación, procede de la siguiente forma:

• En la barra de navegación de la izquierda, haz clic en Cumplimiento y luego en Proceso de revisión.

• Haz clic en los puntos verticales a la derecha del proceso de revisión deseado.

• Haz clic en Marcado para Eliminación.

• Abre el e-mail deseado que está marcado para ser eliminado.

• Para quitar este e-mail de la selección y que no sea borrado, haz clic en Mantener mensaje.

Puedes obtener más información aquí:

 Configurar el proceso de revisión