Alternativas a Outlook: comparativa

Muchos autónomos y particulares buscan una alternativa a Outlook que ofrezca un precio más accesible o sea gratuita. Te presentamos algunas soluciones interesantes, incluyendo sus ventajas e inconvenientes.

Presentación de las alternativas a Outlook gratuitas y de pago

¿Qué constituye una buena alternativa para Outlook?

Para que una aplicación pueda competir con la solución de Microsoft, esta debe incluir una serie de características básicas:

• Posibilidad de gestionar correos electrónicos y planificar citas y tareas
• Coste mínimo, en el mejor de los casos, programa gratuito
• Disponible para una variedad de dispositivos de escritorio y móviles, y/o como aplicación web
• Amplias características de seguridad como cifrado, filtro de spam, etc.
• Interfaz ordenada y fácil de usar
• Integración sencilla con otros programas como almacenamiento en la nube
• Espacio de almacenamiento suficiente

Postbox

Dado que los creadores de Postbox fueron antiguos empleados de Mozilla, esta alternativa a Outlook se basó en Thunderbird en un principio. Sin embargo, con el tiempo, Postbox ha ido evolucionando hasta convertirse en un potente cliente de correo electrónico independiente. La interfaz se asimila a la de otros programas y, por tanto, presenta también un uso intuitivo. Además, incluye distintos temas e incluso permite crear tu propia plantilla de diseño si el aspecto del cliente de correo no termina de convencerte.

Características más importantes:

• Manejo sencillo con muchos atajos

• Asistencia en la redacción de correos electrónicos

• Editor HTML para correos electrónicos

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Postbox dispone de varios atajos para permitir un trabajo más productivo. Los usuarios pueden acceder a la Quick Bar en varios puntos gracias a una tecla de acceso directo. De este modo pueden, por ejemplo, mover o clasificar los mensajes rápidamente. Con la Quick Bar, también se puede insertar rápidamente la firma en un email sin necesidad de recurrir al ratón. Usar Postbox para la redacción de tus correos tiene aún más ventajas: el programa dispone de numerosas plantillas y módulos de texto en inglés que te ayudarán a redactar rápidamente y en un tono profesional cartas de presentación y respuestas. No obstante, esta alternativa a Outlook también te ofrece la posibilidad de crear tus propias plantillas donde insertar tus propios marcadores, que podrás sustituir por el nombre del destinatario en la redacción de un correo, por ejemplo.

Thunderbird

El cliente de correo electrónico de Mozilla Thunderbird es, sin duda, una de las alternativas a Outlook más utilizadas, tanto en el ámbito privado como en el profesional. Se trata de una solución gratuita de código abierto con una versión básica muy sencilla, pero que cuenta con las funciones más utilizadas.

Características más importantes:

• Solución de código abierto gratuita
• Disponible para Windows, Mac & Linux
• Posibilidad de cifrado
• Gestión de RSS Feeds
• Estructura clara

Una gran ventaja de Thunderbird la constituyen sus cientos de complementos (en inglés, add ons). Este software puede extenderse, por ejemplo, con módulos para la gestión de citas y tareas. Para actualizar la instalación de Thunderbird, también se han de actualizar sus extensiones, lo que implica esperar hasta que las versiones correspondientes estén disponibles.

SeaMonkey

SeaMonkey ofrece un paquete completo de aplicaciones de oficina que incluye, además de un navegador, un cliente de correo electrónico y un chat, también un editor de HTML. Los correos se organizan en base a una descripción personalizada y ofrece funciones que flexibilizan la clasificación de mensajes y permiten resaltar los correos visualmente. El cifrado se lleva a cabo usando S/MIME, por lo que el cifrado SSL/TLS debe activarse manualmente.

Características más importantes:

• Disponible para Windows, Mac y Linux
• Notificaciones de entrada de mensajes
• Firma digital
• Integración en servicios de directorio LDAP
• Filtro de correo no deseado personalizable
• Gestión de múltiples cuentas de correo

Aun siendo un proyecto de código abierto no comercial, SeaMonkey ofrece grandes posibilidades como herramienta, pues va mucho más allá de un simple cliente de correo electrónico. SeaMonkey es la versión incluida por defecto en muchos proyectos Mozilla.

Spike

Spike combina las funciones de los programas de correo electrónico clásicos con las de las aplicaciones de mensajería modernas. Tan pronto como enlaces un buzón de correo privado a la aplicación, ya no tendrás que preocuparte de completar las líneas de asunto o de insertar una firma, mientras que las funciones elementales de cualquier cliente de correo electrónico, como la bandeja de entrada central, el calendario o la gestión de contactos, se integran en un entorno moderno de mensajería. No es casualidad que el fabricante describa a Spike como una “aplicación de correo electrónico basada en diálogos”. Además, también se pueden realizar llamadas de audio y vídeo mediante el software.

Características más importantes:

• Disponible para Windows, Mac, iOS y Android y como aplicación web
• Funciones de colaboración como los chats en grupo
• Conexiones a servicios cloud como Google Drive, Dropbox y OneDrive
• Gestor de archivos integrado

Spike también confía en los estándares modernos cuando se trata de seguridad. Con un solo clic, cualquier comunicación, incluidos los archivos adjuntos, puede cifrarse (AES-256) para que tus mensajes estén protegidos de forma óptima contra el acceso no autorizado. Los destinatarios que no utilizan la aplicación también pueden descifrar los mensajes recibidos fácilmente. Spike es gratuito para los usuarios privados (con restricciones), aunque se aplican tarifas mensuales para la integración de cuentas de correo electrónico para profesionales.

eM Client

eM Client es una alternativa a Outlook para uso particular y empresarial. El programa gratuito, disponible para Windows, macOS, iOS y Android ofrece las funciones características de este tipo de software, como la gestión de contactos y citas, si bien carece de algunas funciones importantes. Dispone, además, de una función de mensajería instantánea incorporada. Sin embargo, esta versión gratuita está disponible solo para los usuarios particulares. Por su parte, el uso comercial o el uso de al menos dos cuentas requieren la compra de la licencia Pro.

Características más importantes:

• Disponible para Windows y Mac
• RSS Reader
• Mensajería instantánea integrada
• Actualizaciones automáticas

Este programa de correo es compatible con todos los servicios de correo clásicos, incluyendo Gmail, Exchange, iCloud y Outlook. En la lista de tecnologías de correo electrónico compatibles encontrarás otras opciones como POP3, SMTP, IMAP, EWS y AirSync. Algunas de sus características adicionales, como la función de traducción y la de búsqueda rápida, facilitan el trabajo con esta herramienta. Para garantizar la seguridad de la comunicación, se utilizan los estándares SSL/TLS y el cifrado se realiza con S/MIME.

Mailbird

Mailbird disponible de forma gratuita solo en la versión reducida, es un cliente de correo electrónico para Windows. Esta alternativa a Outlook te permite gestionar en una sola bandeja de entrada todos los mensajes y contactos de diferentes cuentas. Dispone, además, de varios temas gratuitos con los que podrás personalizar la interfaz a tu gusto.

Características más importantes:

• Disponible para Windows
• Gestión de contactos con drag and drop
• Función potente para la búsqueda de archivos adjuntos
• Atajos de teclado para funciones como redactar, responder, reenviar, etc.

Mailbird ofrece interfaces para numerosas aplicaciones que potencian la funcionalidad de tu bandeja de entrada con útiles funciones de organización, interacción y trabajo en equipo . Puedes, por ejemplo, integrar WhatsApp, Twitter, Google Calendar, Dropbox y Slack en el cliente de correo electrónico y, de esta forma, transformalo en una plataforma multifuncional.

IONOS Hosted Microsoft Exchange

Otra parada en nuestro recorrido por las alternativas a Outlook es el Hosted Microsoft Exchange de IONOS. Microsoft Exchange Server es un software de colaboración que permite acceder a bases de datos de contactos, citas y correos electrónicos dentro de una empresa desde cualquier parte del mundo. En resumen, puedes abrir Microsoft Office en cualquier lugar que desees.

Por supuesto, el servidor Exchange puede obtenerse directamente de Microsoft. La solución alojada de IONOS, sin embargo, alivia considerablemente al departamento de TIC de una empresa, pues permite ahorrar los costes de compra de una sofisticada infraestructura informática. IONOS proporciona la infraestructura de servidor necesaria.

La oferta de IONOS es un paquete todo en uno con el que el usuario, junto al software de Outlook como versión de escritorio y la gestión de buzones de correo a través de Microsoft Exchange, también recibe su propio dominio de correo electrónico.

Características más importantes:

• Gestión de buzones de correo a través de Microsoft Exchange
• Software Microsoft Outlook
• Sincronización en tiempo real
• Acceso móvil a todos los datos
• 50 GB de almacenamiento de buzón de correo para cada empleado

El paquete Microsoft Exchange minimiza los costes de adquisición de una estructura de servidor y ofrece aún más ventajas. El esfuerzo dedicado a la administración se reduce, porque el proveedor se encarga del mantenimiento del buzón de correo, la actualización de los escáneres de virus y los filtros de spam, así como de las actualizaciones continuas del software. Todos los datos se alojan en servidores de seguridad con una infraestructura especialmente protegida. Si buscas una solución profesional de cliente de correo electrónico, la oferta de IONOS es una buena alternativa a Outlook, incluso aunque no esté disponible de forma gratuita.

Google Workspace

El gigante tecnológico también presenta una alternativa a Outlook en su catálogo de aplicaciones. Google Workspace es un completo paquete ofimático, gratuito en su versión básica, para el uso profesional que, además del servicio de correo de la casa Gmail, también incorpora herramientas colaborativas y almacenamiento en la nube. Pero si la elección recae sobre Google Workspace, a cambio del pago mensual se obtienen las aplicaciones en toda su funcionalidad y un dominio de correo profesional para la comunicación comercial.

En Google Workspace, Gmail ofrece, a diferencia de la versión freemail, una interfaz libre de publicidad y la gestión profesional del correo. En la empresa, los encargados de la gestión de software tienen así la oportunidad de administrar las cuentas de todos los empleados de forma central y ajustarlas a las necesidades operativas. Aquí también se incluye la asignación de roles.

Características más importantes:

• Forma parte de una amplia suite ofimática
• Software como servicio
• Extenso espacio de almacenamiento
• Interfaz web
• App móvil para Android y iOS
• Conforme con el RGPD

Google Workspace se maneja por completo en una interfaz web. Tal y como nos tiene acostumbrados Google, las funciones se reconocen fácilmente y el usuario no tiene ninguna dificultad para encontrarlas. A propósito de las funciones, cabe mencionar que, dado que se trata de una colección de aplicaciones, todas ellas están vinculadas entre sí. Esto permite, por ejemplo, mover un archivo adjunto a la nube y trabajar allí en él con Google Docs. Con la misma facilidad y gracias al alcance de las integraciones, desde Gmail pueden planificarse citas o realizarse reuniones online.

Spark

El cliente de correo Spark respalda el flujo de trabajo del usuario. Para ello, la aplicación recurre a funciones inteligentes, que ayudan a evitar interrupciones y agilizar los procesos importantes. Su característica principal es un filtro capaz de identificar las newsletters y asignarlas en su propia categoría o identificar el remitente (solo muestra notificaciones si el remitente es conocido). Esta alternativa a Outlook también tiene una función para reaccionar con mayor rapidez a los correos electrónicos recibidos y dejar otros “en espera”. Si no puedes responder a un correo, la aplicación te muestra más adelante un recordatorio.

El diseño de Spark también está pensado para el trabajo en equipo. Dispone de una función que permite a los usuarios discutir los correos electrónicos de forma conjunta. Cualquier miembro del equipo puede publicar comentarios sin que un tercero pueda verlos. La función de delegar es otra característica innovadora: si no quieres responder al mensaje puedes asignar la tarea a otra persona de la organización.

La información más importante de un vistazo:

• Gratis
• Características innovadoras para el trabajo en equipo
• Filtros inteligentes

Spark está disponible para Windows, macOS y dispositivos móviles. La aplicación es gratuita e incluye de 5 GB de almacenamiento para el equipo. Sin embargo, para los equipos más grandes, puede merecer la pena adquirir una licencia de pago con más espacio de almacenamiento y ventajas adicionales.

Mailspring

Mailspring es una alternativa gratuita a Outlook cuya principal característica es la oferta de un servicio multilingüe. El software, además de estar disponible en distintos idiomas (en algunos casos mediante traducción automática), también ofrece la posibilidad de traducir correos electrónicos. Además del español y el inglés, Mailspring ofrece en la actualidad traducciones en cuatro idiomas. Asimismo, incluye una herramienta de corrección ortográfica para diferentes idiomas.

Por lo demás, el programa incluye todas las características propias que se puede esperar de una alternativa a Outlook. Destaca, por ejemplo, la función de búsqueda. Además, resulta muy sencillo integrar otras cuentas de correo electrónico y permite añadir cuentas de redes sociales. Es más, puedes completar el libro de direcciones con información de LinkedIn o Twitter. El seguimiento de la actividad es también una función interesante y muestra, por ejemplo, si efectivamente se ha leído de un correo electrónico enviado. Sin embargo, esta característica, junto a otras funciones de gran utilidad, solo está disponible en la versión de pago.

Los datos más importantes de un vistazo:

• Multilingüismo
• Seguimiento de la actividad
• Interfaz clara