Cómo compartir el calendario de Outlook con colaboradores

Independientemente de si se utiliza Outlook en casa o en el trabajo, la aplicación de escritorio te permite en todo momento enviar una instantánea de tu calendario por correo electrónico. Para ello debes seguir los pasos siguientes:

1. Selecciona la vista del calendario: haz clic en la parte inferior de la ventana de la aplicación de Outlook en el botón “Calendar” (Calendario).

2. Haz clic en “Enviar calendario por correo electrónico”: haz clic en “Home” (Inicio) en la barra de herramientas y selecciona la opción “Send calendar by e-mail” (Enviar calendario por correo electrónico).

A continuación se abre una ventana para el nuevo correo y también el cuadro de diálogo “Send a Calendar via Email” (Enviar un calendario por correo electrónico).

3. Selecciona el fragmento del calendario: selecciona el calendario deseado, así como un intervalo de fechas específico.

4. Ajusta el grado de detalle: selecciona uno de los tres grados de detalle para definir qué datos debe incluir la vista del fragmento del calendario.

• Solo disponibilidad: el calendario compartido contiene únicamente información sobre la disponibilidad. Algunos de los elementos que recogen son “disponible”, “no disponible”, “provisional” o “fuera de la oficina”. Además, también tienes la posibilidad de limitar la información sobre la disponibilidad a tu jornada laboral.
  
  
• Detalles limitados: un calendario limitado contiene el asunto de las citas e información sobre la disponibilidad.
  
  
• Detalles completos: los elementos del calendario se muestran con toda la información.

Una vez seleccionado el calendario deseado y la configuración del intervalo temporal, del grado de detalle y de la forma de presentación, haz clic en “OK”. A continuación Outlook inserta una copia del fragmento del calendario como instantánea en un nuevo correo electrónico.

A continuación te presentamos los pasos que debes seguir para compartir tu calendario de Outlook con personas de tu empresa.

1. Selecciona la vista del calendario.

2. Haz clic en “Compartir calendario”: selecciona la pestaña “Home” (Inicio) en la barra de herramientas y haz clic en “Share Calendar” (Compartir calendario).

3. Ajustar el grado de detalle: Outlook abre una nueva ventana de mensaje y también un enlace para compartir el calendario. Con ayuda de los tres niveles de detalle siguientes puedes definir los datos que quieres compartir con los destinatarios:

• Solo disponsibilidad
• Detalles limitados
• Detalles completos

¿Quieres compartir tu calendario de Outlook con personas externas a tu empresa? Para ello realiza los mismos pasos que para compartirlo con tus compañeros, pero ten en cuenta que compartir información del calendario detallada con personas externas a tu empresa suele presentar limitaciones en muchas redes.

El administrador de tu red es el encargado de definir en las directivas de uso compartido la cantidad de datos que se comparten con personas externas. Si no se puede compartir el calendario de Outlook con los niveles de detalle deseados, se recibe un mensaje de error. Ponte entonces en contacto con el administrador de tu red o selecciona otro nivel de detalles.

Si compartes tu calendario con personas de tu empresa o externas a ella, Outlook te ofrece la posibilidad de adaptar los detalles del calendario correspondiente a cada persona de manera individual. Para ello, realiza los siguientes pasos.

1. Selecciona la vista del calendario.

2. Haz clic en “Permisos de calendario“: selecciona la pestaña “Home” (Inicio) en la barra de herramientas y haz clic en “Calendar Permissions” (Permisos de calendario).

Outlook abre el cuadro de diálogo “Calendar Properties” (Propiedades de calendario).

3. Definición de permisos: selecciona el cuadro de diálogo “Calendar Properties” (Propiedades de calendario) y después haz clic en “Permissions” (Permisos). Adapta los permisos individualmente para las personas seleccionadas.

Otra posibilidad de calendario compartido de Outlook con personas externas a tu empresa es mediante su publicación en una página especialmente creada para tales fines. Para ello Outlook ofrece la función “Publicar online”, pero para utilizarla se necesita un servidor web que soporte el protocolo WebDAV. Sigue estos pasos para aprender a hacerlo.

1. Selecciona la vista del calendario.

2. Haz clic en “Permisos de calendario“: selecciona la pestaña “Home” (Inicio) en la barra de herramientas y haz clic en “Publish Online” (Publicar en línea).

3. Selecciona el servidor WebDAV: si optas por compartir tu calendario de Outlook en un servidor WebDAV, el sistema te pedirá la dirección del servidor WebDAV, el intervalo de fechas y los detalles en la ventana de diálogo “Publish Calendar to Custom Server” (Publicar calendario en servidor personalizado).

4. Configuración avanzada de carga: en la ventana de diálogo “Publish Calendar to Custom Server” (Publicar calendario en servidor personalizado) haz clic en “Advanced…” (Avanzadas) para efectuar ajustes de configuración detallados para el método de carga, los elementos privados o la frecuencia de la actualización.

¿Utilizas funciones de correo y calendario en el servicio online Microsoft 365? Entonces puedes compartir datos de calendario cómodamente a través del servidor Exchange alojado por Microsoft. Utiliza para ello la función “Compartir” de la web app.

1. Abre Office 356 y selecciona la aplicación del calendario: inicia sesión en Microsoft 365 con tu cuenta de usuario y selecciona la web app Calendario. Tras ello, la aplicación se iniciará en una nueva ventana de navegador.

2. Haz clic en “Compartir”: selecciona la función “Compartir” en la barra del menú.

3. Selecciona el destinatario: selecciona el destinatario deseado e introduce su nombre o dirección de correo electrónico en la barra de búsqueda.

En caso necesario, Microsoft 365 permite compartir datos de calendario con todas aquellas personas que tengan cuentas de correo electrónico en tu dominio de Microsoft 365. Todas estas cuentas se agrupan bajo “Mi organización”. El servidor Exchange de Microsoft 365 establece en este caso una conexión segura entre las cuentas de tu dominio.

4. Selecciona los detalles: mediante los niveles de detalles siguientes puedes elegir el tipo de información del calendario que quieres compartir.

• “Muestra el momento en que estás ocupado” (Solo disponibilidad)

• “Muestra el título y la ubicación” (Detalles limitados)

• “Muestra todos los detalles” (Detalles completos)

Los niveles de detalles pueden adaptarse posteriormente a la hora de compartir el calendario.