Herramientas colaborativas para mejorar la productividad

Estado: abril 2021

Por supuesto, no es obligatorio usar una herramienta colaborativa para organizar un proyecto o mejorar el proceso de trabajo. Es más, un equipo pequeño que trabaje en la misma oficina puede coordinarse sin un software específico, simplemente haciendo uso de determinadas aplicaciones para algunas actividades. No obstante, el valor de este tipo de software para mejorar la calidad del flujo de trabajo aumenta notablemente conforme crece el número de trabajadores, proyectos y colaboradores externos, ya que facilita la visión general, sobre todo si se dirigen diferentes equipos y hay que tener en cuenta una gran cantidad de fechas de entrega.

En grandes empresas, es complicado establecer un contacto directo con cada uno de los trabajadores para conocer el estado actualizado de los avances en su trabajo, pero si se configura un software colaborativo y se establece un determinado ritmo de trabajo, es posible ahorrar tiempo y dinero para invertirlos en otros departamentos de la empresa. Además, las aplicaciones para el intercambio de archivos permiten que en las grandes empresas sea posible compartir archivos en cualquier momento en toda la red. Además, se agiliza el trabajo conjunto con otros compañeros, ya que al usar una herramienta de colaboración apropiada es más fácil integrar a los participantes en los procesos necesarios.

En ocasiones, encontrar el programa adecuado para mejorar el ritmo de trabajo resulta más difícil de lo que en un principio se podría pensar, debido principalmente a dos factores. Por un lado, las ofertas difieren considerablemente entre sí en función del tamaño y los costes de la herramienta, abarcando desde servicios altamente costosos hasta soluciones gratuitas, freemium o de código abierto. Además, algunas aplicaciones ofrecen un amplio abanico de funciones, mientras otras se centran en aspectos concretos. Por el otro, existen diferentes soluciones locales –alojadas en el propio servidor y que tienen como prioridad la seguridad– y aplicaciones online alojadas en el servidor del proveedor, en la nube o como SaaS, cuyo punto fuerte es el acceso remoto.

En la elección también se puede tener en cuenta si la herramienta soporta los programas o los formatos de archivo que van a utilizar los empleados. A continuación, se exponen algunas soluciones interesantes para la gestión de proyectos. La información aportada es de abril de 2021.

Como Microsoft 365 está constituido por varios programas diferentes, permite una gran variedad de formas de colaboración: gracias a Outlook (y Exchange) pueden compartirse los calendarios privados; Word, Excel y PowerPoint no solo permiten trabajar en los archivos a un usuario, sino a varios al mismo tiempo, lo que evita tener que enviar los archivos varias veces, y Teams es un software de colaboración que sobre todo facilita la comunicación entre los empleados.

Pocas soluciones de software pueden ofrecer una gama tan amplia de funciones y, mientras otras herramientas pueden ampliarse con interfaces y app adicionales, Microsoft 365 integra los instrumentos más importantes ya de entrada.

Estas son las aplicaciones de colaboración que componen Microsoft 365:

• Word: procesador de textos en grupo
• Excel: hojas de cálculo con varios usuarios
• PowerPoint: preparar presentaciones en equipo
• Outlook: compartir citas, calendario y tareas con otros miembros del equipo
• Teams: comunicarse con los compañeros y colegas
• Access: crear bases de datos junto con otros empleados
• OneNote: compartir notas
• OneDrive: almacenamiento en la nube de uso común

En IONOS también tienes la posibilidad de aprovechar las ventajas de Microsoft 365 para ti y para tu compañía. Obtendrás, además, 1 TB de memoria en One Drive, así como 50 GB para tu cuenta de correo electrónico. Para trabajar sin problemas desde cualquier lugar, cuentas con una interfaz web, versiones de escritorio y aplicaciones móviles.

¿Trabajar en grupo compartiendo memoria? La solución de código abierto  Nextcloud abre a sus usuarios la posibilidad de configurar su propio servidor de archivos para facilitar el intercambio de archivos o la cooperación en proyectos en común. El programa se ha concebido para que el usuario pueda sincronizar en el servidor una copia de los ficheros locales que se encuentran en su PC, de modo que varios miembros del equipo pueden acceder a los mismos archivos, que siempre se encuentran actualizados sin tener que enviarlos de aquí para allá constantemente.

Con Nextcloud, los usuarios obtienen de fábrica un escáner antivirus y la autenticación en dos pasos, además de clientes para los sistemas de escritorio habituales y como app móvil para iOS y Android. Eso sí, para poder usar el programa, es necesario administrar un servidor propio, porque en él se instalará. Con Hosting Nextcloud administrado recibes un paquete completo de servidor en el que basta un clic para instalar y configurar la aplicación de código abierto. Esto resulta útil para las pequeñas y medianas empresas. Los clientes de servidores cloud de IONOS disponen también de la aplicación Nextcloud en el centro de aplicaciones de IONOS para una instalación más sencilla de la herramienta.

Un paso más allá, con Nextcloud Hub el usuario dispone de un programa integral de colaboración:

• Files: memoria distribuida y sincronización
• Photos: gestión y búsqueda de imágenes
• Contacts: administración conjunta de los datos de contacto
• Talk: comunicación por chat y por llamada (vídeo o audio)
• Mail: servicio propio de correo electrónico
• Calender: gestión de citas y compartirlas con los demás
• Flow: automatización de procesos en una interfaz gráfica
• Onlyoffice: suite ofimática completa para el trabajo en equipo

Si bien Google es sobre todo conocido por su buscador web, son millones los usuarios en todo el mundo que utilizan las otras ofertas de la empresa, algunas de las cuales se encuentran reunidas en Google Workspace. Se trata aquí de un paquete de aplicaciones para la oficina y varias herramientas de colaboración ya conocidas por la mayoría de los usuarios: Gmail, el servicio de correo gratuito de Google; Google Docs, para la creación de documentos, y Google Drive, el almacén en la nube del proveedor. Gran parte de estas aplicaciones ya está disponible de forma gratuita para los usuarios particulares, pero las empresas tienen a su disposición una versión ampliada con otros servicios: correo electrónico profesional, más espacio de almacenamiento y atención al cliente en todo momento.

Pensadas como software como servicio, las aplicaciones de groupware no se ejecutan en el equipo del usuario, sino que se proveen a través de una interfaz web. Al encontrarse todos los datos en la nube, los usuarios pueden acceder a ellos con total facilidad, compartir los calendarios, trabajar en los documentos en grupo y llevar a cabo reuniones online.

La colaboración en Google Workspace se lleva a cabo así:

• Comunicación: gracias al servicio de correo Gmail, a Google Chat (la aplicación para chatrooms) y Google Meet (la aplicación de videoconferencia), los miembros de los equipos pueden hablar entre ellos.
• Reparto de tareas: las tareas y las citas se gestionan con el calendario y las aplicaciones de notas.
• Creación: además de las conocidas aplicaciones para crear documentos (Docs, Hojas de cálculo, Formularios y Presentaciones), también puede trabajarse en páginas web y aplicaciones propias.
• Almacenamiento: además de Drive, Google ofrece con Vault un archivo para clientes Business.
• Administración: para otorgar a las empresas pleno control sobre Google Workspace, en la app de administración pueden gestionarse los usuarios y los derechos.

Cuentas con la posibilidad de contratar Google Workspace en IONOS.

Con Asana es posible organizar un espacio de trabajo propio para tantos equipos como se desee donde se pueden dirigir tantos proyectos como sean necesarios creando, asignando y procesando las tareas. Para ello se definen fechas de entrega, se insertan etiquetas para filtrar las tareas o se adjuntan documentos y archivos locales desde Dropbox, OneDrive, Box o Google Drive. En el escritorio se obtiene una visión general sobre los diferentes proyectos y tareas, los cuales se pueden filtrar por orden alfabético, fechas de entrega o estado.

Otras características de esta herramienta colaborativa son:

• Calendario propio para cada equipo
• Chat de proyecto (Conversations)
• Sistema de mensajería con archivo (Inbox)
• Función deshacer
• Sincronización de las tareas con software de calendario externo
• Función de impresión y exportación (CSV) de proyectos y tareas

La versión básica permite crear proyectos con un máximo de 15 participantes, por lo que, cuando haya que dirigir equipos con un mayor número de integrantes, será necesario recurrir a la edición “Premium”. Este paquete incluye además plantillas con las que se pueden crear proyectos con solo un clic, así como funciones ampliadas de búsqueda y de generación de informes que facilitan el proceso de trabajo. El administrador tiene acceso también en este paquete a una serie de aplicaciones específicas que permiten un mayor control sobre el proyecto y los participantes. En la versión “Enterprise” se recibe además soporte exclusivo y permite asignar acceso basado en SAML (Lenguaje de Marcado para Confirmaciones de Seguridad) a todos los usuarios.

Cuando se crea un nuevo tablero en Trello se tienen tres opciones. En el modo privado, solo los usuarios añadidos manualmente pueden ver el tablero e introducir cambios, mientras que los tableros de equipo, sin embargo, son visibles de forma automática para todos los miembros que lo integran. Si se escoge la opción pública, todos los usuarios de la web pueden acceder al tablero a través del enlace correspondiente. No obstante, en ninguno de estos últimos casos se puede editar la herramienta a menos que, como ocurre en el modo privado, el administrador de proyecto agregue al usuario. La distribución de las tareas se lleva a cabo a través de una serie de tarjetas agrupables en listas, lo que permite mostrar el estado en el que se encuentra cada tarea. Esta herramienta colaborativa ofrece tres listas: “Lista de Tareas”, “En proceso” y “¡Hecho!”, aunque permite definir categorías propias e insertar listas adicionales. Estas son las opciones disponibles para el diseño de tarjetas:

• Clasificar a los miembros
• Incluir una etiqueta (colores y plantilla opcional)
• Adjuntar listas con todos los puntos que se deseen
• Comentar
• Establecer plazos para la realización tareas
• Adjuntar enlaces o archivos (PC, Trello, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive)
• Ver el registro de actividad
• Cambiar a otra lista en el momento en el que se modifica el estado de la tarea

Si decides adjuntar archivos desde tu ordenador, dispones por defecto de un espacio de 10 MB. A partir del paquete “Business Class”, sin embargo, tienes a tu alcance hasta 250 MB. Como usuario de un paquete de pago también puedes controlar quién puede crear tableros públicos o privados, así como eliminar a aquellos miembros que ya no participan en el proyecto. En caso de que surjan problemas técnicos o preguntas, puedes mandar un email a una persona de contacto que responderá en un plazo máximo de 24 horas. Con la edición “Enterprise”, este software colaborativo garantiza protección adicional para tus proyectos a través de la autenticación en dos pasos, cifrado de datos, monitorización de software y la posibilidad de controles de seguridad personalizados.

Slack tiene como objetivo principal presentar al usuario una plataforma que ofrezca la mejor comunicación posible. Para ello se pueden instalar tantos canales como se desee, que funcionan a modo de salas de chat. Al configurar este tipo de canales tienes la posibilidad de abrirlos a todos los participantes invitados o bien de definir manualmente quién puede acceder. Los miembros registrados en el software pueden comunicarse por mensaje directo y compartir archivos (PC, Google Drive), intercambiar documentos (Google Docs) o enviar fragmentos de código (HTML, CSS; C++, PHP, y muchos otros). Esta herramienta también ofrece la posibilidad de integrar servicios externos, existiendo interfaces para los siguientes servicios web:

• Gestión de archivos: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box
• Comunicación: Google+ Hangouts, RSS, MailChimp, Skype
• Desarrollo: GitHub, IFTTT, Zapier, JIRA Cloud, Nagios
• Marketing: Statsbot, GrowthBot, Drift, Mention, Reveal
• Productividad: Trello, Google Calendar, Asana, Simple Poll
• Redes sociales y entretenimiento: GIPHY, Twitter, Bitmoji, Meme Bot
• Diseño: InVision App, Zeplin, Lucidchart, RealtimeBoard

Cuantos más canales se usen para la administración y la gestión de un proyecto, más difícil es también mantener la visión general, aunque, gracias a la calidad de la función de búsqueda que ofrece esta herramienta, es posible acceder a conversaciones y documentos específicos. En la versión gratuita, esta herramienta de colaboración solo permite acceder a los últimos 10 000 mensajes y se pueden integrar hasta diez programas de servicios externos. Ambas limitaciones se amplían con el paquete “Standard” (a partir de 6,25 euros por usuario), que permite a un invitado unirse a los canales y proporciona funciones para implementar sistemas de doble autenticación y OAuth (Open Authentication). La versión “Plus” (a partir de 11,75 euros al mes por usuario) ofrece servicio de atención 24 horas los siete días de la semana con un tiempo máximo de respuesta de cuatro horas.

Lifesize ofrece dos posibilidades para empezar una conferencia de audio o de vídeo, bien mediante selección directa o bien creando y planificando una reunión “Meet-me” a través de la extensión de Chrome para el calendario de Google, la conexión por email o cualquier calendario compatible con el formato ICS. Lifesize también permite crear un espacio de conferencias propio, al que puede invitarse a un máximo de 300 participantes con el plan “Enterprise”. La conexión se puede realizar a través de la aplicación de Lifesize en la nube o mediante un dispositivo cliente, un sistema de video H.323/SIP o un teléfono. Este espacio permite hacer presentaciones en pantalla completa y silenciar a los participantes, así como establecer de manera opcional un código de seguridad para entrar. Además, esta herramienta de colaboración ofrece lo siguiente:

• Facilidad para convertir conversaciones privadas en conferencias de grupo sin necesidad de establecer una nueva conexión.
• Cantidad ilimitada de llamadas
• Directorio de usuarios y reuniones
• Planificación de calendario para espacios de conferencias conectados (a partir de la versión “Premium”)
• Interfaces a sistemas de vídeo consolidados y aplicaciones como Skype, Cisco o Polycom
• Transmisión de señales y medios cifrados (128-Bit-AES)
• Firewall transversal automático para una comunicación segura y en todas las redes

El acceso a los vídeos registrados está regulado por un sistema de permisos configurables, de forma que los participantes en una reunión reciben de forma automática acceso al material correspondiente. Junto con la reproducción autónoma en la plataforma, es posible también descargar vídeos en formato MP4.

La interfaz de usuario de Basecamp, que para los principiantes puede ser algo confusa, está formada por tres secciones: en la sección “Headquarter” (HQ), diseñada para la gestión de la empresa, tienen cabida todas las notificaciones internas, la información general y los archivos que han de estar a disposición de todos los trabajadores de la empresa. Bajo la denominación de “Teams” se pueden crear plataformas propias para los distintos departamentos, facilitando la comunicación y planificación por equipos. En “Projects” la herramienta muestra los diferentes proyectos y sus participantes. Independientemente de la sección, las siguientes funciones están siempre disponibles:

• Campfire: chat individual para cada grupo
• Panel de mensajes: tablón de avisos con novedades y actualizaciones
• To-dos: listas “To-do” en las que se presentan las fases de las tareas más importantes, incluyendo las fechas de entrega.
• Plan: calendarios combinables con Google Cal, iCal o Outlook
• Check-ins automáticos: consultas automáticas de estado (por día, semana o mes)
• Documentos y archivos: ubicación central de archivos, documentos y enlaces a Google Docs que se pueden estructurar a través de carpetas.

Antes de decidirse por comprar este groupware, Basecamp admite un periodo de prueba gratuito de un mes. Comparado con otras soluciones, la empresa presenta unos modelos de precios bastante inusuales: mientras que normalmente se paga por usuario, este software cuesta siempre 99 dólares al mes, o 999 dólares al año si se paga de forma anual, independientemente de si lo utiliza un equipo de 10 trabajadores o una empresa de más de 500. Además, existe una variante gratuita del software para usuarios particulares con limitaciones.

Cualquier proyecto creado con esta herramienta puede dividirse fácilmente en tantos proyectos secundarios como sea necesario. Las tareas pueden organizarse en carpetas y calendarios, cuya visualización en forma de línea temporal es posible a partir del paquete “Profesional”, permitiendo conocer las actualizaciones y avances de cada uno de los usuarios. Estas actividades se ven reforzadas por el LiveStream, el control de versiones y el almacenamiento compartido (a partir de 2 GB), lo que permite guardar y enlazar documentos. Para que no tengas que crear cada tarea desde cero, la aplicación ofrece una práctica función de copiado que permite duplicar de forma muy fácil aquellas tareas o proyectos que se repiten. Como algunas de las otras soluciones presentadas, las funciones de Wrike pueden ampliarse con las siguientes integraciones:

• Compartir archivos: Google Drive, Box, Dropbox, Microsoft OneDrive
• Desarrollo: Jira, GitHub
• Análisis: Tableau
• Chat/mensajería: Slack, Microsoft Teams
• Inicio de sesión único: SAML, Okta, integración de Microsoft

La versión básica de Wrike se adapta a pequeños grupos de hasta cinco personas que pretendan facilitar la organización de su trabajo con una solución de software. Aquellos con un nivel mayor de exigencia habrán de recurrir al menos al plan “Professional”, que ofrece un espacio de almacenamiento de 5 GB, paneles de control divididos, así como un número ilimitado de licencias para colaboradores. También se oferta el plan “Business”, con el que se dispone de un espacio de almacenamiento de 50 GB y permite administrar recursos, permisos y grupos de usuario, usar plantillas de informes o individualizar el propio espacio de trabajo. Si te decides a probar Wrike, esta empresa ofrece un periodo de prueba gratuito para cualquiera de sus planes.

Sin llegar a ser una versátil herramienta de colaboración como las presentadas hasta ahora, sí constituye un buen complemento para el trabajo en equipo: apta tanto para grandes grupos corporativos, como para pequeños proyectos, Spike revoluciona la forma de trabajar con el correo electrónico, porque, al manejarlos como si fueran los mensajes de un chat, los usuarios pueden prescindir de las interminables cadenas de mensajes con innecesarias líneas de asunto y firmas que entorpecen la fluidez de la comunicación. El programa muestra los mensajes en forma de diálogo y deja de lado todo lo que no forma parte del contenido del mensaje. Y, al contrario de lo que ocurre con el tráfico de correos electrónicos, Spike emite los mensajes en tiempo real sin retrasos.

A este innovador concepto visual se añaden otras funciones para hacer de Spike una convincente solución para equipos, entre ellas, la posibilidad de realizar llamadas por VoIP o de vídeo. Los usuarios de la aplicación tienen también un calendario a su disposición y pueden compartir archivos con otros usuarios. Los mensajes pueden cifrarse si se desea.

Con estas funciones, Spike se erige en un competente complemento a otras herramientas colaborativas:

• Comunicación por correo en formato de chat
• Llamadas de voz y vídeo
• Intercambio de archivos
• Gestión de calendario

Para poder usar Spike, solo hay que registrar los datos de la cuenta de correo electrónico. Su empleo es gratuito hasta cierto punto para usuarios particulares. Quienes se suscriban a un plan mensual (gratis para estudiantes) obtendrán, entre otros, espacio adicional (50 GB) o asistencia prioritaria. En el entorno profesional es necesario contratar una suscripción de pago mensual. Spike está disponible para Android, iOS, macOS y Windows y como aplicación web.