¿Deben las empresas archivar todos sus correos electrónicos?

En el ámbito privado se puede decidir si se quiere conservar los correos electrónicos y por cuánto tiempo. En el ámbito profesional, sin embargo, la situación es otra. Muchos países, entre ellos, el nuestro, han establecido una normativa que regula la conservación de la correspondencia comercial durante periodos de tiempo diferentes según su carácter (fiscal, contable, etc.). El correo electrónico ha sustituido hoy día en gran parte a la comunicación por correo postal o por fax, y a menudo representa la única prueba de la comunicación comercial en caso de litigio o de otros procesos jurídicos. ¿Qué lineamientos afectan a la preservación de los correos electrónicos?

El Código de Comercio equipara la validez del documento analógico y digital en el capítulo IV “De la correspondencia”, donde se obliga a los comerciantes a “conservar debidamente archivadas las cartas, telegramas y otros documentos”, así como copias de las que expidan, que podrán hacerse, como se explica en el art. 48, por cualquier medio (mecánico, fotográfico, electrónico) que permita su reproducción, consulta o compulsa. Los originales de estas cartas y estos mensajes de datos (correos electrónicos) que generen derechos y obligaciones deberán conservarse, como se recoge en el art. 49, durante un plazo mínimo de diez años. La forma de archivar estos correos ha de garantizar la integridad de la información contenida en ellos y ha de permitir la consulta posterior por los organismos pertinentes.

Más adelante, en el capítulo dedicado en exclusiva al correo electrónico (cap. I, título segundo, libro segundo), los empresarios encuentran especificaciones más precisas sobre las formas y requisitos a la que estarán sujetos los mensajes electrónicos y la firma electrónica, mecanismo garante de su validez. Según el Código Mercantil, un “mensaje de datos” consiste en cualquier información que se genera, envía, recibe y archiva por medios electrónicos u ópticos. Para garantizar la integridad y veracidad que exige la ley, se ha de acompañar de una firma electrónica certificada que identifique al firmante, que tiene los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa. De esta forma, el correo electrónico será válido como documento escrito cuando la ley lo exija para actos, convenios o contratos.

La contabilidad electrónica se introdujo en México en 2015 y desde entonces los contribuyentes están obligados a realizar sus trámites con el SAT por medios electrónicos. El Código Fiscal de la Federación (1981) recoge en el art. 18 la obligación de presentar la documentación y la autonomía del SAT a la hora de decidir qué se presenta por medios electrónicos y cómo. A través de esta normativa, el SAT se responsabiliza de crear la firma electrónica certificada para los contribuyentes.

Ninguna de las leyes mencionadas indica con exactitud la forma de organizar el archivo de correo electrónico en las empresas. La ley no especifica dónde se han de almacenar los correos electrónicos comerciales, si en el servidor propio de la empresa o en un medio de almacenamiento externo, siempre y cuando se garanticen las medidas exigidas (archivado íntegro, protegido frente a la posibilidad de ser manipulado, siempre accesible, capaz de ser inventariado y examinado).

Para evitar la revisión y modificación de los correos, se recomienda usar un sistema de cifrado de los datos, aunque con la garantía de que, en caso necesario, se puedan entregar descifrados a la instancia correspondiente.

Hoy se dispone de un gran número de programas para el archivo de emails, muchos de las cuales, gracias a un software de almacenamiento automático de correos electrónicos en la nube o en servidores físicos, suponen un ahorro considerable de tiempo.

Un error frecuente de muchas empresas, debido a la cantidad ingente de correos entrantes y salientes, consiste en archivar absolutamente todos los mensajes para, así, ahorrarse la selección, pero esta decisión puede estar infringiendo la normativa. Los correos personales de los empleados no se pueden conservar precisamente por este motivo, a no ser que el empleado haya declarado inequívocamente su consentimiento al respecto. En caso contrario, o si la empresa no está interesada en solicitar este permiso de sus empleados, existen dos opciones: prohibir por completo el uso del correo corporativo para motivos personales, la variante más segura para protegerse de las sanciones, o permitir a los empleados el uso de dispositivos móviles o programas de correo web.

En definitiva, es muy importante que las empresas dispongan de un mecanismo para conservar el correo electrónico según los lineamientos establecidos por la legislación que, en ocasiones, puede resultar confusa. Es por esto que este artículo no pretende sustituir a una asesoría con un profesional, sino ofrecer una panorámica general a partir de la cual consultar a una persona experta en la materia.

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