Cómo importar PST en Outlook paso a paso

Se puede importar un archivo PST a Outlook de dos formas. La primera posibilidad es a través del menú de la aplicación: ve a “Archivo”, abre “Abrir y exportar” y selecciona la opción “Abrir archivo de datos de Outlook” o “Importar o exportar”. De esta manera, importas el archivo PST completo a Outlook y este se muestra en la barra de carpetas como “Archivo de Outlook”. La segunda posibilidad es mediante el asistente de importación/exportación de Outlook, que te ofrece otras opciones de importación, como seleccionar una carpeta concreta en la bandeja de entrada.

Importar PST directamente:

1. En “Archivo”, en el menú de Outlook, selecciona la opción “Abrir archivo de datos de Outlook”.
2. Selecciona la carpeta en la que está guardado el archivo PST.
3. Selecciona el archivo PST y haz clic en “Abrir”.
4. Los contenidos del archivo PST se muestran en la barra en la parte izquierda de Outlook, debajo de “Archivo de datos de Outlook”. Haciendo clic con el botón derecho en la carpeta, se muestran diferentes opciones para la carpeta, como “Mover” y “Copiar”.

Importar PST con el asistente de importación/exportación:

1. En “Archivo”, en el menú de Outlook, selecciona la opción “Importar o exportar”.
2. En la ventana de diálogo, selecciona la opción “Importar de otro programa o archivo” y confirma pulsando “Siguiente”.
3. Selecciona el tipo de archivo a importar, es decir, “Archivo de datos de Outlook (.pst)”, y “Siguiente”.
4. Selecciona la carpeta en la que se encuentra el archivo PST guardado y, si es necesario, confirma otras opciones como “Reemplazar duplicados…”. Haz clic en “Siguiente”.
5. Dado el caso, selecciona la carpeta y subcarpeta a importar y haz clic en “Finalizar”.

Por lo general, Outlook crea automáticamente el llamado archivo PST (del inglés personal storage table) con todos los correos electrónicos, notas, tareas y entradas de calendario. Puedes importar este archivo de almacenamiento personal como archivo de Outlook para, por ejemplo, acceder a todos los datos guardados en otro ordenador. El archivo PST se deposita en tu ordenador mediante la opción de “Guardar” o se almacena en una bandeja de entrada que se encuentra en el servidor. La gran ventaja de este método es que, haciendo una copia de seguridad de los datos en un archivo PST, se depositan todos los datos de Outlook en un lugar físico, de forma que, si los necesitas, puedes acceder a ellos en cualquier momento.

La opción de importar un archivo PST a Outlook tiene sentido si, por ejemplo, un usuario cambia de ordenador y no ha realizado previamente una sincronización en la nube, lo que puede ser intencionado por cuestiones de protección de datos en su empresa. En tal caso, la solución más sencilla y rápida es exportar todos los datos de Outlook, transferirlos a un medio de almacenamiento e importarlos directamente al nuevo sistema. De esta forma, los usuarios se aseguran de que no solo un tipo concreto de datos se recupere en el nuevo ordenador.

Una vez que has integrado el archivo PST, además de los correos, también se incorporan directamente las entradas de calendario y las tareas antiguas y actuales. También puedes importar todos los contactos de Outlook existentes.

Algunos usuarios acceden a varias cuentas paralelamente. En tales casos, tiene sentido reunir las cuentas en un solo cliente para facilitar una mejor organización. Para ello, Outlook permite una estructura de carpetas con la que se muestran varias cuentas de un vistazo. Solo tienes que exportar una cuenta como archivo y luego combinarlo con una cuenta ya existente en el ordenador. De esta forma, únicamente tendrás que importar el archivo PST una sola vez.

Esto es importante si, por ejemplo, alguien deja la empresa y un nuevo empleado necesita obtener los datos ya existentes. Un ejemplo sería crear una lista de distribución de Outlook extensa.

El almacenamiento de todos los datos en un directorio PST sirve para guardar como archivo toda la información de Outlook que no se está utilizando. No obstante, si se trata solamente del almacenamiento de correos electrónicos, también puedes archivar los correos de Outlook.

Para aquellos usuarios que también quieren tener todas las citas a la vista en otro ordenador, puede ser más que suficiente con dar permiso de acceso al calendario de Outlook. De esta forma, si estás fuera de la oficina, puedes cambiar o planear reuniones fácilmente desde el teléfono móvil.