Microsoft Office gratis: te presentamos todas las opciones

Al igual que otros programas, Word, Excel y PowerPoint suelen ser de pago. No obstante, dentro de Microsoft 365 hay algunas opciones para poder utilizar los servicios de Microsoft Office de manera gratuita. Te las presentamos.

¿Se puede utilizar Microsoft Office gratis?

Sí, Microsoft Office, hoy día conocido como Microsoft 365, se puede utilizar de manera gratuita. Lo único es que solo es posible en las versiones web restringidas de los servicios de Office Word, Excel y PowerPoint. Por otra parte, hay licencias gratuitas para organizaciones sin ánimo de lucro, profesores y estudiantes. Además, Microsoft ofrece un mes de prueba gratis para probar Microsoft 365.

Maneras de utilizar Microsoft 365 gratis

A continuación, te presentamos las distintas opciones que hay para utilizar Microsoft Office gratis, con sus correspondientes requisitos y restricciones.

Aplicación web

Microsoft 365 está disponible como aplicación web gratuita, antes conocida como “Office online”. Con una cuenta gratuita de Microsoft (con registro) puedes utilizar Word, Excel o PowerPoint desde las aplicaciones del navegador de manera gratuita.

Las aplicaciones web de Microsoft Office online tienen los siguientes requisitos y limitaciones:

• Necesitas una cuenta propia de Microsoft
• Los servicios web solo pueden utilizarse desde el navegador
• Las versiones online de Word, Excel y PowerPoint solo incluyen funciones limitadas
• Para poder usar esta opción necesitas acceso a Internet
• Los archivos (a excepción de las imágenes) no pueden almacenarse localmente, solo en la nube
• Las opciones de colaboración como modificar, editar y compartir documentos están sujetas a restricciones
• No es posible introducir texto a través de pantallas táctiles o lápices para tabletas

Accede a la versión web gratuita y limitada de Microsoft 365 desde la página de Microsoft Office Online.

Mes de prueba gratis

Si primero quieres probar qué tal es Microsoft 365, Microsoft te ofrece una versión de prueba gratuita que dura 30 días. El mes de prueba incluye las funciones premium, mejores funciones de seguridad y bastante más espacio de almacenamiento en la nube que los 5 GB que vienen con la cuenta de Microsoft. Para usar la versión de prueba gratuita necesitas tener una cuenta propia de Microsoft.

Más concretamente, estas son algunas de las ventajas que te ofrece el mes de prueba:

• Todas las aplicaciones importantes de Microsoft gratis en versión escritorio (incluye Word, Excel, Outlook, OneDrive, Defender, Clipchamp y OneNote)
• Disponible para entre una y seis personas por oferta
• Hasta cinco dispositivos por mes de prueba
• Para PC y Mac, así como iOS y Android
• Hasta 6 TB de almacenamiento en la nube con 1 TB por persona
• Si no se cancela el mes de prueba, una vez pasado, se pasa automáticamente a la suscripción de pago, que siempre puede cancelarse
• Versiones de prueba gratuitas para familias y para empresas

La oferta del mes de prueba gratuito de Microsoft 365 está disponible en la página oficial de Microsoft.

Microsoft Office 365 Education: para estudiantes y profesores

Bajo el nombre de Office 365 Education, Microsoft ha creado un paquete educativo de Microsoft 365 gratis que incluye las aplicaciones más nuevas de Microsoft y las funciones premium. Para poder recurrir a este paquete, deben darse estas condiciones:

• El paquete gratuito de Microsoft 365 es válido únicamente para entornos educativos formales, estudiantes y profesores, así como para pedagogos
• Para poder solicitar y registrarse en este paquete, es necesaria una dirección de correo válida en la institución educativa autorizada
• Se puede usar en hasta cinco PC y Mac y hasta cinco iPads o tabletas con Android o Windows

El paquete gratuito ofrece:

• Las versiones más nuevas de Office de Word, Excel, PowerPoint, Access y Publisher
• Una alternativa online de Office
• Herramientas educativas adicionales
• 1 TB de almacenamiento en la nube de OneDrive

El paquete gratuito está en la página oficial de Office 365 Education.

Microsoft 365 para ONG

Microsoft ofrece a las organizaciones benéficas y sin ánimo de lucro, así como a sus trabajadores, versiones completas de Microsoft 365 gratuitas, rebajadas o a cambio de un donativo. Las versiones gratuitas varían en función del tamaño de la organización:

• Para organizaciones pequeñas y medianas: la versión gratuita de Microsoft Business Basic para hasta 300 usuarios incluye 1 TB de almacenamiento en la nube de OneDrive, programas como Word, Excel, Teams, PowerPoint, Outlook y Exchange y una protección de datos fiable.
• Para organizaciones grandes: los planes de suscripción para empresas muy grandes están disponibles para ONG y sus empleados a un precio muy reducido (precio anual del plan E3: 8,80 euros al mes en vez de 22,60 euros, precio anual del plan E5: 21,50 euros al mes en vez de 37,40 euros).

La opción para organizaciones benéficas está disponible en la página de Microsoft. Si quieres más información sobre cómo apoya Microsoft a las organizaciones benéficas, consulta esta página.

¿Qué alternativas gratuitas hay a Microsoft 365?

¿No quieres comprar Microsoft 365 ni recurrir a sus opciones gratuitas? En ese caso, puedes decantarte por una de las alternativas a Microsoft Office potentes y gratuitas que existen, como LibreOffice o OpenOffice. Además, Google compite con Microsoft con una buena solución para las empresas: Google Workspace, una aplicación Office gratuita basada en la nube con herramientas colaborativas.

¿Para quiénes son adecuadas las variantes gratuitas de Office?

Las versiones en línea gratuitas de Word, Excel y PowerPoint, a pesar de contar con funciones limitadas, también son beneficiosas para otros usos, aparte del trabajo. Al fin y al cabo, los programas de Microsoft son el estándar en su campo.

Para empresas, en cambio, las versiones online no son una alternativa práctica. Muchos participantes echarían en falta funciones importantes de trabajo en equipo que sí suelen contener normalmente las suscripciones de pago como Teams, Exchange o Skype. Además, las aplicaciones web requieren acceso constante a Internet no disponen de mucho espacio en la nube de OneDrive y, a diferencia de las suscripciones para empresas, no tienen funciones de seguridad ampliadas ni la suficiente protección de datos RGDP.