Archivo OST: los datos más importantes

Microsoft Outlook funciona como un asistente personal que organiza y sincroniza por ti varias cuentas de correo electrónico, datos del calendario privado y profesional, citas, tareas y contactos, y los reúne de forma organizada en una sola interfaz. En este proceso, Outlook puede almacenar tus archivos localmente en tu ordenador o simplemente almacenar copias del servidor de correo electrónico de forma temporal para que tengas acceso a tus correos electrónicos independientemente del dispositivo. Esta última opción se lleva a cabo con archivos OST. Te explicamos para qué sirven, cómo encontrarlos y en qué se diferencian de los archivos PST.

A la pregunta qué significa “OST” se suele contestar: un archivo de datos de Outlook offline. Estrictamente hablando, esto no es cierto, porque entonces tendría que llamarse “OOD”. La abreviatura “OST” significa “Outlook Storage Table File”. Sin embargo, el término “archivo de datos offline de Outlook” es más preciso en la práctica y, por tanto, se usa más.

El cliente de correo electrónico de Microsoft, Outlook, facilita el trabajo diario de muchos usuarios. Archiva y organiza los correos y los datos de calendarios, diarios y agendas y permite acceder a ellos en el ordenador incluso sin conexión a Internet. Otros aspectos prácticos del servicio de Outlook es la opción de recuperar correos incompletos o enviados por error, así como la posibilidad de restablecer correos de Outlook eliminados por error.

En las versiones más recientes de Microsoft Outlook, el almacenamiento de tus correos y datos tiene lugar como archivos OST. En este contexto, Outlook no descarga tu información del servidor de correo electrónico para almacenarla localmente en el dispositivo, sino que crea copias de datos locales en la memoria temporal. Los archivos originales siguen seguros y almacenados de forma centralizada en el servidor de correo.

Outlook utiliza archivos OST en las cuentas de Outlook 365, Exchange, IMAP y Outlook.com para permitir a los usuarios acceder y trabajar con los correos y su información incluso sin conexión a Internet. Mientras que los archivos PST descargados y almacenados localmente también pueden actualizarse de manera offline (por ejemplo, cuando mueves o eliminas mensajes), los cambios en un archivo OST solo se sincronizan con los datos del servidor cuando vuelves a conectarte a Internet con tu cuenta.

La gran ventaja de un archivo OST de Outlook es que se almacena de forma centralizada en el servidor de correo. Esto te permite acceder a tus cuentas independientemente de tu ubicación y dispositivo. Si tu ordenador sufre daños, solo se perderán los archivos OST almacenados de forma temporal; los datos guardados en el servidor de correo permanecerán intactos. Para recuperar los archivos OST perdidos, basta con reconfigurar la cuenta de Outlook y sincronizarla de nuevo con el dispositivo correspondiente.

Sin embargo, esto también significa que los archivos OST no pueden abrirse de forma independiente a la cuenta de Outlook. Los archivos OST “huérfanos” pertenecientes a cuentas eliminadas o vinculados a archivos de otro dispositivo deben convertirse y exportarse primero con una herramienta de recuperación antes de poder acceder a ellos.

El archivo de datos Outlook PST es la alternativa de almacenamiento a Outlook OST y la sigla “PST” significa “Personal Storage Table”. En este caso, Outlook descarga los datos del servidor de correo y los guarda localmente en el dispositivo en formato PST. Un archivo OST, en cambio, solo se almacena en la memoria temporal del ordenador como un archivo offline sincronizado, la versión “original” permanece en el servidor.

El uso de Microsoft OST y PST depende de la configuración de Outlook: las denominadas cuentas POP recuperan los correos y los datos del servidor a través del protocolo POP3 y los guardan en formato PST. Sin embargo, las versiones de Outlook anteriores a 2010 también guardaban los archivos PST de forma temporal.

Hay que tener en cuenta que los cambios que se hacen en los archivos PST locales son, en realidad, cambios en los archivos originales. Por lo tanto, una pérdida o eliminación de archivos PST supone la pérdida de los archivos originales y ya solo pueden recuperarse con herramientas de recuperación. En el caso de los archivos OST, los cambios que se hayan realizado offline se sincronizan con el original cuando se establezca nuevamente una conexión a Internet.

Pero incluso en el caso de Microsoft OST hay carpetas que solo se almacenan localmente en el dispositivo. Puedes reconocerlos por la nota “Solo en este ordenador”. Sin embargo, esto suele ocurrir solo con las cuentas de Outlook.com, Hotmail o IMAP en Outlook 2013 y 2016. En estos casos, eliminar los archivos también puede implicar la pérdida definitiva de los datos.

Una gran ventaja del PST: si te quedas sin espacio de almacenamiento en tu buzón, puedes desplazar los datos a tu dispositivo como archivo PST vinculado, archivar correos en Outlook y liberar, así, espacio de almacenamiento.

Puedes acceder a las carpetas con los archivos de datos de Outlook (PST y OST) de la siguiente manera:

Paso 1. Abre la pestaña “Archivo” en Outlook.

Paso 2. Haz clic en “Configuración de la cuenta” y vuelve a seleccionar “Configuración de la cuenta…”.

Paso 3. Selecciona una entrada en la pestaña “Archivos de datos” y haz clic en “Abrir ubicación de archivos...”.

También puedes acceder a los archivos OST en el directorio <unidad>:\Usuario\<nombre de usuario>\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Sin embargo, recuerda que solo puedes acceder a los archivos OST guardados y utilizarlos con una cuenta de Outlook activa y vinculada.