Qué es Slack y para qué sirve

Una nueva herramienta centrada en la comunicación en la oficina parece estar preparándose para sustituir a Skype y a otros programas parecidos. Este ambicioso objetivo persigue Slack, un programa relativamente nuevo procedente de Silicon Valley y considerado por muchos usuarios como una herramienta verdaderamente polivalente en el marco de la comunicación interna de la empresa. Pero ¿está justificada tanta publicidad? No hay que olvidar que numerosas tendencias de California ganan popularidad vertiginosamente para acabar desinflándose igual de rápido. ¿Merece entonces la pena desterrar de nuestro sistema un programa tan conocido como Skype para unirnos a la moda de Slack? A menudo, muchos se refieren a Slack como el “email killer” (asesino de correos electrónicos), pues el programa tiene como objetivo reducir el número de emails de cada usuario, ya que cada vez más a menudo los mensajes de chat sustituyen a los más largos. Esto además ahorra trabajo, si tenemos en cuenta que de esta forma se deja de escribir el asunto en cada mensaje, por ejemplo. Aquí es donde Slack tiene intención de comenzar, pues pretende facilitar y hacer más eficiente el intercambio de información mediante la agrupación de todos los canales de comunicación internos de una empresa.

En primer lugar, hay que registrarse en la página web, tras lo que se procede a su instalación, donde los bots de Slack pueden resultar de gran ayuda. Como administrador de equipo tienes acceso a todos los ajustes disponibles. Una vez te hayas registrado, debes pedir a tus compañeros que se registren también utilizando el dominio de la empresa con el nombre real de cada uno a ser posible, para así poder ser reconocido por el resto de los miembros del equipo.

Como administrador debes ajustar a tu medida una serie de configuraciones importantes. La primera se centra en la restricción en la mensajería con el objetivo de regular las personas que pueden mandar mensajes @channel, ya que estos llegan a todos los miembros del canal en el que se comparta la notificación. De modo que si gestionas un canal mayor o público, puedes limitar este derecho al equipo de administradores para que en el chat solo se comparta información relevante.

Otra de las configuraciones importantes es la administración de canales y grupos privados, pues si, por ejemplo, no quieres que los usuarios de la herramienta puedan crear canales propios, tendrás que desactivar esa opción. Tan pronto como termines con la configuración, puedes añadir a los miembros del equipo de forma individual o con una invitación general a través de la página de administración del equipo que, tras ser recibida por los interesados, permite a estos entrar directamente en la red del equipo.

¿Cómo funciona Slack en el escritorio de un ordenador? Este programa se puede gestionar fácilmente desde el navegador, una opción especialmente atractiva para los indecisos, pues así tienen la oportunidad de primero probar esta herramienta sin que por ello haya que instalarla en toda la empresa. Si te decides por Slack, hay programas cliente para iOS, Windows y Android, pero su verdadero potencial como herramienta de comunicación se despliega realmente cuando se instala en el escritorio (Mac / Windows) o en el teléfono móvil (iOS / Android), pues permite recibir notificaciones de nuevos mensajes y conocer su estado sin necesidad de tener abierto el navegador.

La actitud positiva de los usuarios con respecto a Slack se debe sobre todo a que la sincronización del flujo de chats sobre el conjunto de terminales integrados funciona correctamente. Esta, sin duda, es una ventaja en relación con la cultura empresarial, pues los límites entre las notificaciones de la oficina y las privadas se desplazan. Los usuarios de Slack también suelen revisar sus chats al finalizar su jornada.

Slack ofrece dos tipos diferentes de bots, personalizados y de aplicaciones, cuyos usos persiguen objetivos distintos y permiten funcionalidades diferentes. Cada equipo puede configurar en los ajustes de equipo un bot propio para utilizarlo en el canal correspondiente, y es que los bots destinados a los diferentes canales de Slack pueden hacer casi todo para lo que se han programado. Pero ¿cómo hacer funcionar a Slack con los bots?

Una vez has definido qué es lo que debe hacer tu bot personalizado, puedes preparar tu canal. En primer lugar, es necesario crear una interfaz de usuario, tras lo cual eliges el nombre del bot. Este no debe ni coincidir con la denominación de ninguno de los canales del equipo, ni ser tan simple como botslack. Dispones de hasta 21 caracteres para su creación.

Por otro lado, el bot To-do o de listas de tareas pertenece a los bots de aplicaciones que se pueden usar tan pronto como se inserten en el canal seleccionado. En el momento en el que se active el bot To-Do, todos los miembros de un canal tienen acceso a sus funciones. Si un miembro del canal inserta el comando “/todo list” aparecen todas las tareas insertadas en la lista, y a través de este bot se pueden mandar tareas y recordatorios a todos los miembros de un equipo. Tan pronto como uno de los miembros haya terminado una tarea, indícalo con una marca de verificación verde en los mensajes del bot.

El creador de la empresa, Steward Butterfield, resalta las ventajas de esta herramienta frente a las de un correo electrónico convencional, ya que la calidad en el intercambio de información entre personas a través del email se ha reducido notablemente en los últimos diez años. Hace una década, entre el 50 % y el 60 % de los emails iban dirigidos de una persona a otra, mientras en la actualidad esto ocurre únicamente entre el 8 % y el 10 % de los casos. El 90 % restante se corresponde con mensajes generados automáticamente como pueden ser emails publicitarios, facturas, información sobre nuevos seguidores en Twitter, comentarios de Facebook, check in, etc.

Por tanto ¿qué aporta la herramienta Slack en la mejora de la comunicación interna? Slack pretende que las conversaciones digitales tengan un componente más personal y social. Al contrario que al leer un correo impersonal de grupo, en los canales de Slack se crea rápidamente un buen ambiente de comunicación, pues las conversaciones se efectúan de forma más directa, permitiendo a los usuarios participar en tiempo real. La combinación de chats y entretenimiento a través de la integración de archivos y GIFS se constituye como un ejemplo típico del modelo americano, aunque la incorporación de medios y otros formatos de archivo también se pueden limitar en un canal cuando no son necesarios.

Para respetar el equilibrio entre la actividad laboral y la vida privada de los participantes, Slack ofrece la posibilidad de activar el modo “Do not disturb” (no molestar). También permite cambiar los intervalos en los que un participante pueda recibir notificaciones de nuevos mensajes dentro de un canal, siendo posible limitar el envío de notificaciones push al periodo que comprende entre las 8 y las 19 h. Todos los mensajes enviados fuera de este periodo se recopilan y no se mandan al miembro del canal correspondiente hasta la mañana siguiente.

Sin duda alguna, una de las mayores ventajas del programa es la función de búsqueda capaz de analizar cualquier elemento enviado, pues no solo encuentra rápidamente los mensajes o archivos mandados, sino también determinados fragmentos de documentos emitidos en el canal. Es decir, todo elemento enviado a través de Slack es susceptible de volverse a encontrar.

No obstante, este programa también presenta alguna desventaja. Una de ellas tiene relación con la protección de datos, ya que todo el flujo de mensajes de los chat de Slack se almacena en servidores estadounidenses. Muchos usuarios encuentran en este hecho un motivo suficiente para no usar la herramienta, pues las directrices generales de protección de datos estadounidenses no son tan estrictas como las europeas.

¿Quieres añadir una tarea a tu lista de tareas pendientes (to-do) personal sin compartirla con el resto del equipo? Introduce la tarea en el canal deseado como mensaje, pulsa la tecla Enter y a continuación marca el mensaje con una estrella. Todos los elementos marcados aparecen en una lista separada en "http://your-team-url.slack.com/stars". El apartado “starred items” (elementos señalados con una estrella) se puede usar como lista de tareas pendientes. Tan pronto como hayas acabado con una tarea determinada, quita la estrella de esta y se eliminará directamente de la lista.  

Los emojis creados por cada usuario son una de las prestaciones de Slack más famosas, ya que la herramienta permite la creación de smileys personalizados a partir de imágenes que más tarde se pueden incluir en el chat. Si es necesario, el administrador también puede limitar el uso de smileys para que no se difumine el objetivo por el que se establece el canal.