Crea formularios PDF rellenables con Acrobat y Freeware

La respuesta es simple: no. Con MS Word no se puede crear un PDF rellenable, al menos no es el programa indicado para hacerlo.

Aunque algunas fuentes en Internet afirman lo contrario, con la conocida aplicación Office de Microsoft es posible crear tanto formularios estáticos para imprimir como formularios interactivos para rellenar directamente en el ordenador (por cierto, esto también es posible con otras aplicaciones de Office como Excel). Al activar las herramientas para desarrolladores ocultas en las opciones, puedes acceder a una amplia gama de funciones y opciones de diseño. Con estas puedes añadir fácilmente campos de entrada de texto, ventanas emergentes de calendario y listas desplegables a su documento, protegerlo contra la edición por parte de terceros, compartirlo con las personas relevantes y evaluar estadísticamente tu formulario (suponiendo que tengas los conocimientos necesarios). Word también te ofrece varias plantillas para descargar. Por ejemplo, formularios para feedbacks o calendarios que se pueden utilizar para organizar la distribución semanal de tareas dentro de tu empresa.

Sin embargo, el resultado es siempre un archivo .doc que se puede utilizar para muchas tareas, pero que no ofrece las ventajas de un PDF (por ejemplo, la reproducción fiel y sin modificaciones en otros dispositivos).

Ahora también es posible en Word guardar documentos directamente como archivos PDF. El único problema es que, durante el proceso de guardado, se pierden todos los elementos interactivos de tu formulario, de modo que ya no se puede rellenar. Lo mismo sucede si utilizas un creador de PDF como PDF24 como controlador para una impresora virtual.

Una posible solución son los paquetes de aplicaciones gratuitas OpenOffice y LibreOffice. Los formularios creados con estos programas conservan sus elementos interactivos incluso después de haber sido guardados en formato PDF. Cualquiera que ya haya trabajado con MS Office se enfrentará rápidamente a los productos de la competencia: la creación de formularios funciona casi de la misma manera en los distintos programas.

Te explicaremos exactamente lo que necesitas hacer para crear un formulario PDF con OpenOffice Writer, el equivalente gratuito a MS Word, como ejemplo (en principio, estos formularios también se pueden crear en todas las demás aplicaciones de OpenOffice, incluyendo Calc):

1. Abre OpenOffice.
2. Haz clic en “Archivo” > “Nuevo” > “Documento de formulario XML”.
3. Ahora haz clic en “Barra de herramientas” > “Controles de formulario” en el punto de menú “Ver” para visualizar la barra de herramientas de los formularios. Aparece como una ventana separada, pero también se puede adjuntar a la barra de menús en la parte superior de la ventana.
4. Para empezar a diseñar tu formulario, todo lo que tienes que hacer ahora es activar el “Modo Borrador” en la barra de herramientas.

A partir de ahora, tienes libertad para diseñar tu formulario con todos los medios y herramientas que OpenOffice pone a tu disposición – texto, imágenes, objetos, formularios, tablas, etc. – y podrás utilizarlos libremente. Puedes insertar los elementos interactivos de tu formulario en cualquier lugar del documento con el ratón.

Los siguientes elementos están disponibles en la barra de herramientas:

• Casilla de verificación: una casilla vacía, que el usuario del formulario terminado puede marcar con un clic del ratón (u otro símbolo) o dejar vacía. Esto se puede utilizar, por ejemplo, para comprobar el sexo correcto en un formulario de solicitud.
• Campo de texto: un espacio libre en el que el usuario puede escribir una cierta cantidad de texto, por ejemplo, para comentarios adicionales o como retroalimentación en el formulario.
• Campo formateado: aquí el usuario puede introducir un valor numérico, que está sujeto a reglas predefinidas por el creador. Por ejemplo, la selección de posibles números puede limitarse a los dígitos del 1 al 10.
• Botón: esta función crea un botón que se puede enlazar con una macro. Las macros son secuencias de comandos más o menos complejas, que se pueden llamar con un botón de este tipo, sin que el usuario tenga que volver a realizar todas las entradas. Por ejemplo, puedes hacer que tu dirección se introduzca automáticamente en un formulario con solo pulsar un botón. Las macros se utilizan principalmente en Open Office Calc y funcionan de forma similar en Microsoft Excel.
• Campo de opciones: una forma especial del campo de marcado que es particularmente útil para cuestionarios de opción múltiple. Si se agrupan varios campos de este tipo, solo se puede seleccionar uno a la vez.
• Campo de listas: esta función crea un menú desplegable con una selección de opciones previamente establecidas por el creador del formulario. El list box también puede conectarse a una fuente de datos existente.
• Cuadro combinado: funciona como un list box, pero permite al usuario del formulario introducir información adicional si no desea seleccionar ninguna de las opciones preestablecidas.
• Campo de etiquetado: se utiliza para añadir un texto de descripción (etiqueta) a todos los elementos interactivos. De este modo, puedes, por ejemplo, etiquetar casillas de selección y disponerlas con el texto correspondiente en el documento.
• Controles adicionales: dependiendo de la versión de OpenOffice, se ofrecen otras funciones prácticas. Esto incluye, por ejemplo, un control deslizante con el que el usuario del formulario puede desplazarse por una lista fija de números (por ejemplo, años de nacimiento). El campo de fecha añade un campo de entrada de fecha formateado previamente a tu formulario.

Haciendo doble clic en cualquier elemento interactivo, puedes ajustar las propiedades hasta el último detalle. Esto incluye la altura y el ancho de un campo de entrada, así como su marco, título y estilo de visualización (plano o con “efecto 3D”). Para simplificar el trabajo en su formulario, también puedes copiar elementos y todas sus configuraciones y pegarlas en otro lugar. Desactiva el modo de diseño de vez en cuando para probar sus elementos interactivos.

Una vez que hayas terminado, haz clic en “Archivo” y “Exportar como PDF” para convertir tu documento de OpenOffice en un PDF rellenable. Los usuarios pueden abrir, rellenar e imprimir o guardar los documentos con casi cualquier lector de PDF y enviártelos directamente a ti.