Google Sheets vs. Excel

Google Sheets vs. Microsoft Excel: son muchas las personas que usan a diario una de las dos hojas de cálculo líderes del mercado. Con estos programas se pueden presentar y gestionar datos en forma de tabla, ya se trate de cifras, de texto o de gráficos. Mediante fórmulas pueden crearse dependencias entre las celdas, de manera que los resultados se calculan automáticamente. El primer programa de hojas de cálculo salió a la luz ya en 1979: se llamaba VisiCalc y estaba pensado para el Apple 2. Luego llegó Microsoft Excel, que fue el líder indiscutible del mercado durante mucho tiempo, hasta que apareció la aplicación online Google Sheets, que se ha convertido en su digno rival en el sector de las hojas de cálculo.

Excel forma parte del paquete Office 365 de Microsoft y está disponible para Windows y macOS. El programa se instala en el ordenador, desde donde luego se puede abrir. Google Sheets, en cambio, es una aplicación de hojas de cálculo incluida en el paquete ofimático online gratuito que ofrece Google Drive y se utiliza en línea, sin necesidad de realizar ninguna instalación.

En primer lugar, queremos presentarte ambos programas desde distintos puntos de vista, para que te hagas una mejor idea de ellos.

La principal diferencia entre Google Sheets y Excel es la base de su funcionamiento. Excel se ejecuta de manera local, la forma más habitual hasta no hace mucho. En otras palabras, los archivos se editan y guardan de forma local en el ordenador, sin necesidad de conexión a Internet. Google Sheets, en cambio, funciona íntegramente online. ¿Qué supone esta diferencia? En Excel, la única manera de compartir con otros usuarios los cambios realizados en un documento es enviárselos por correo electrónico o mediante algún otro soporte de datos, mientras que en Google Sheets puede haber varios usuarios trabajando a la vez en un mismo documento, siempre que tengan permiso de acceso: todos los cambios se muestran en tiempo real y se puede incluso abrir una ventana de chat junto al documento para comunicarse con los demás. Excel, sin embargo, también ha sacado ya su propia alternativa en la nube, que permite que los usuarios de OneDrive también puedan trabajar con Excel online.

Para muchas empresas, lo importante a la hora de decidirse entre Google Sheets o Excel es el procesamiento de datos. Las compañías de logística, por ejemplo, tienen que gestionar cantidades enormes de datos. Mientras que Google Sheets permite llenar y editar unos 5 000 000 de celdas, en Excel el número llega a las 17 179 869 184 celdas. El programa de Microsoft tiene, por lo tanto, una capacidad de almacenamiento mucho mayor que le permite gestionar tablas extensas y fórmulas complejas con más facilidad.

Google Sheets y Excel apenas se diferencian en sus funciones estándares. Los usuarios que cambian del uno al otro no suelen echar de menos las funciones que solían usar. Desde la inserción de diagramas hasta el uso de fórmulas, ambos programas ofrecen una amplia gama de posibilidades. Lo único que sí cambia es la distinta disposición y presentación de las opciones de edición en la interfaz de usuario, lo cual suele conllevar cierto periodo de adaptación. Las tablas dinámicas o tablas pivote, por ejemplo, en Excel se encuentran en el menú Insertar, mientras que en Google Sheets la función correspondiente está en el menú Datos.

Por otro lado, si quieres usar funciones especiales, como pueden ser los análisis estadísticos, la creación de macros o los modelos de datos, decántate por Excel. Si bien Google Sheets cada vez integra más funciones nuevas, estas funciones especiales siguen siendo exclusivas de Excel.

Resulta muy útil presentar datos y cifras en forma de diagramas para facilitar la comprensión de las complejas relaciones entre los valores y para identificar tendencias más fácilmente. En lo que a la visualización de datos se refiere, Excel es un candidato fiel que cuenta con años de experiencia como pionero en este ámbito y cuya representación gráfica aventaja por su calidad a Google Sheets. De igual manera, Excel ofrece posibilidades muy variadas para rediseñar los diagramas ya creados.

El principal factor para medir la utilidad de los programas de hojas de cálculo son las funciones de fórmulas que ofrece, que son capaces de ahorrar mucho trabajo en muchos ámbitos. Tanto Google Sheets como Microsoft Excel disponen de todas las funciones básicas, como SUMA, PROMEDIO, MIN o MAX. Los usuarios que quieran realizar sumas o saber un valor máximo, por ejemplo, quedarán satisfechos con ambos.

Excel ofrece, además, muchas otras funciones más avanzadas, pensadas para tareas especializadas. Google Sheets, por su parte, destaca por fórmulas especiales como GOOGLEFINANCE, que permite integrar cotizaciones bursátiles. Sin embargo, en lo que a fórmulas realmente complejas se refiere, Excel sigue superando a Google Sheets.

Mientras que Excel presenta un gran menú con muchas funciones, Google Sheets tiene un aspecto más minimalista, lo que hace que muchos usuarios lo perciban como más intuitivo. Frente a Excel, que abruma a muchos con tantas opciones, en Google Sheets es más fácil hacerse una idea del conjunto. No obstante, con la tabla de símbolos, Excel gana puntos en este sentido. Esta tabla permite modificar y editar valores con tan solo un clic en el símbolo correspondiente. Google Sheets, en cambio, solo permite hacerlo a través del menú, haciendo clic en las diferentes opciones hasta llegar a la función deseada.

Eso sí, con Google Sheets puedes olvidarte de tener que guardar los cambios, ya que se van guardando regularmente de forma automática. En Excel, esta posibilidad depende de la versión en cuestión. Si encuentras el símbolo de Autoguardado y lo activas, tu hoja de cálculo se guardará automáticamente y, si estás conectado a OneDrive, los datos se guardarán automáticamente en la nube. De lo contrario, deberás asegurarte de que se guarden los cambios haciendo clic regularmente en el símbolo del disquete.

En los últimos años, Excel ha avanzado mucho en materia de seguridad, ya que los archivos protegidos con contraseña solían ser fáciles de hackear. Actualmente, las medidas de seguridad en la nube de OneDrive son mucho mejores. Si guardas tus archivos localmente, en principio no corren ningún peligro, siempre que tengas un buen antivirus instalado. Google Sheets funciona exclusivamente en la nube, es decir, guarda los datos de forma digital en la red. Podría parecer que este sistema deja la puerta abierta a los hackers, pero con una conexión de HTTPS y una autentificación en dos pasos, Google Sheets es muy seguro.

En relación con los costes para el usuario, Google Sheets es el absoluto ganador de la comparación con Microsoft Excel, ya que puede usarse de forma gratuita. Microsoft Excel, en cambio, es parte del paquete de Office, que se vende mediante suscripciones anuales. Otra opción para conseguir Excel como programa separado es pagar por él una sola vez.

Las funciones estándares ya están disponibles tanto en uno como en otro. En los últimos años, Google Sheets ha mejorado mucho en diversos ámbitos, pero sigue habiendo algunos temas en los que Excel aún es inmejorable: el procesamiento según el tamaño de los datos, la representación gráfica de diagramas y la variedad y complejidad de las fórmulas, por ejemplo. Los usuarios se benefician mucho de la competencia entre ambos programas, que lleva a Hojas de Google a adoptar cada vez más funciones típicas de Excel, y a Excel, a acercarse cada vez más a la nube.

Si tus prioridades son la funcionalidad, la representación gráfica y la amplia oferta de fórmulas, Excel es el programa de hojas de cálculo ideal para ti. Con él podrás operar con conjuntos de datos complejos, crear tablas extensas con numerosas pestañas y olvidarte de los posibles problemas de seguridad de la nube.

Si, en cambio, prefieres una versión más sencilla e intuitiva de las hojas de cálculo y, además, quieres poder trabajar en equipo con otras personas sin complicaciones, decídete por Google Sheets.