Fatiga de Zoom: cómo evitar que las videoconferencias te agoten

Un gran número de personas en España desempeña su actividad laboral en oficinas. Este tipo de trabajo requiere el uso frecuente de herramientas de videoconferencia. Desde el comienzo de la pandemia del coronavirus SARS-CoV-2, el número de usuarios de estas herramientas ha aumentado considerablemente. Las reuniones virtuales han salvado a muchas empresas de grandes daños económicos, pero en ocasiones también pueden resultar estresantes para los trabajadores.

Te explicamos en qué consiste el nuevo fenómeno conocido como fatiga de Zoom, qué lo ocasiona y qué puedes hacer para evitarlo.

Cansarse por tener una reunión tras otra no es ninguna novedad. Con la pandemia y el cierre ordenado de centros de trabajo, muchos empleados pensaron que el número de reuniones se reduciría y que las pocas que habría en línea no causarían mucho estrés. Después de todo, estarían cómodamente sentados en su casa, se conectarían a la reunión con un par de clics y ni siquiera tendrían que ponerse los zapatos de la oficina. Sin embargo, el uso de las videoconferencias ha aumentado drásticamente y ha quedado claro que las videoconferencias también causan su propio tipo de estrés y son particularmente agotadoras.

El nuevo fenómeno ha empezado a conocerse popularmente como fatiga de Zoom.

Zoom es una de las herramientas para videoconferencias más extendidas y por ello dio su nombre al nuevo fenómeno. La fatiga de Zoom no se limita solo al cansancio causado por las llamadas de Zoom, sino que se utiliza de manera generalizada, porque cualquiera de las alternativas a Zoom que pueden utilizarse puede provocar los mismos síntomas.

Actualmente hay pocos estudios que proporcionen una visión completa que permita juzgar cómo el alto número de videoconferencias afecta a los empleados física y psicológicamente. Muchas consideraciones se basan en informes individuales o en el sentir general.

Un estudio de la Universidad de Ciencias Aplicadas de Ludwigshafen, en Alemania, está publicando los primeros resultados. El estudio investigó cómo de extendida está la fatiga de Zoom entre los alemanes que trabajan a distancia y el resultado fue que un 60 % de los encuestados admitió estar familiarizado con el fenómeno y un 15 % afirmó padecerlo permanentemente.

El estudio también proporciona información sobre los síntomas específicos de este fenómeno. Según estos datos, la fatiga de Zoom es más que un cansancio normal. Los participantes presentaron los siguientes síntomas:

• Dificultades de concentración
• Aumento de la impaciencia y la irritabilidad
• Dolor de cabeza y espalda
• Dolor en las extremidades y en el estómago (algo de esperar según los directores del estudio)

Como resultado del cansancio, la productividad durante el teletrabajo puede verse afectada y la calidad del trabajo y los resultados pueden empeorar.

La importancia del estudio de la Universidad de Ludwigshafen es aún mínima, ya que en él solo participaron 422 personas. Pero desde un punto de vista psicológico, es fácil demostrar que las videoconferencias también pueden representar un factor de estrés.

Las reuniones virtuales realizadas con un programa de videoconferencia son prácticas, pero, en comparación con las reuniones presenciales, los participantes han de enfrentarse a ciertos retos psicológicos. Hacerles frente supone un desafío para nuestro cerebro, nos hace consumir mucha energía y puede llevar a la ya comentada fatiga de Zoom.

Aunque la videoconferencia tiene la ventaja de permitirnos ver las expresiones y gestos de la otra persona, nuestro campo de visión sigue siendo limitado. Dependiendo del ángulo de la cámara, puede ser difícil leer la mirada de la otra persona. En reuniones con muchos participantes, es casi imposible percibir las reacciones de todos en la conversación, como podría hacerse en una sala de reuniones normal.

Ciertos factores como el lenguaje corporal, el contacto visual y la posición del orador en la habitación son señales no verbales que nos ayudan a interpretar la información. En las reuniones online, nuestro cerebro está constantemente ocupado compensando toda esta información faltante. Un estudio estadounidense ya comprobó en 2008 que este esfuerzo puede resultar agotador.

En las salas de reuniones raramente hay espejos y es por una buena razón: muchas personas no se llevan bien con su propia imagen. En las reuniones online, al contrario, la imagen propia siempre está presente en la pantalla. Esto hace que estemos muy pendientes de nuestro aspecto, volviéndonos a menudo muy críticos, de modo que algunos usuarios podrían sentirse incómodos e inseguros. Querrán comprobar, por ejemplo, si su ropa les queda bien o si parecen lo suficientemente profesionales. Estos pensamientos no solo aumentan la fatiga de Zoom, sino que también distraen a los participantes, que deberían atender al contenido de la conferencia.

A pesar de la expansión del Internet de alta velocidad y de la red de fibra óptica, todavía existen los problemas de velocidad en las videoconferencias. Un estudio demostró que incluso un segundo de retraso en la retransmisión puede significar un gran esfuerzo para el cerebro humano. Y no solo eso: cuando esto sucede, tendemos a percibir a nuestro interlocutor como menos atento, lo cual puede influir en el transcurso de la conferencia.

Al margen de los problemas técnicos, la comunicación a través de este tipo de herramientas hace que las personas confíen menos en los demás y que el entendimiento sea más difícil, tal y como demostró un estudio sobre los efectos de las videoconferencias en las solicitudes de asilo al departamento de inmigración y refugiados de Canadá.

Otra desventaja es que no se puede tener contacto visual directo con la persona con la que se está hablando, ya que para ello hay que mirar a la cámara, lo cual significa no poder ver al interlocutor. El contacto visual es importante para conseguir atención y generar confianza.

Los participantes de las reuniones suelen intentar, de forma consciente o inconsciente, compensar esta falta de comunicación no verbal y aun así crear relaciones interpersonales. Este trabajo mental agota y provoca la fatiga de Zoom.

En una reunión en persona, es bastante difícil revisar correos, citas o enviar mensajes mientras un colega hace una presentación. Cuando se está solo ante el ordenador, no se percibe si la mirada se desvía y se dirige a otros programas o páginas. Especialmente en reuniones largas, los participantes tienden a trabajar en otras tareas. Tratan de aumentar la productividad, a pesar de que el multitasking puede cansar y afectar a la calidad del trabajo.

Pese a todos estos inconvenientes derivados de las reuniones virtuales, puedes adoptar ciertas medidas de prevención.

Para evitar la fatiga de Zoom, puede ser de ayuda verificar cuántas videoconferencias son realmente necesarias. ¿Tienen que participar todos los miembros del equipo en todas las reuniones? ¿Bastaría con una llamada semanal en la que se discutan todos los temas?

Si no se puede reducir el número de reuniones, se debe al menos tratar de limitar la duración de cada una. Los expertos aconsejan no tener reuniones de más de 45 minutos y organizarlas de manera que los participantes puedan hacer una pausa de al menos 15 minutos entre reunión y reunión. De esta manera, el cerebro puede recuperarse de este esfuerzo digital.

En general, se ha abusado de la videoconferencia para sustituir las reuniones en persona. En muchos casos, no son la mejor opción.

Si se trata de una mera transferencia de información y los interlocutores se conocen bien, una llamada telefónica puede dar mejores resultados. Los participantes pueden concentrarse en la información, se pierden menos en la autocrítica y su cerebro estará menos ocupado analizando a los demás participantes.

Una videoconferencia es más adecuada para conocer a alguien o cuando el nivel personal juega un papel importante. A pesar de sus desventajas, el encuentro por vídeo es el mejor formato para un encuentro personal. Con algunos consejos, podrás llevar a cabo reuniones de trabajo eficientes.

El teletrabajo no volverá a ser como antes tras la pandemia, por lo que la fatiga de Zoom seguirá siendo un reto que las empresas deberán afrontar si quieren que sus equipos trabajen juntos de forma eficaz.

Las empresas no deberían considerar el buen uso de las videoconferencias como una responsabilidad exclusiva del empleado, sino que deberían introducir normas para establecer un marco claro de organización en el equipo. De esta manera, se generará seguridad, se reforzará la productividad y se protegerá la salud de los empleados, de manera que todos saldrán ganando.