Software SGA: gestión de stocks optimizada para eCommerce

Con el crecimiento y el aumento del éxito de tu negocio electrónico, también aumentarán las transacciones y el volumen de ventas. Si se cuenta con una amplia gama de productos y la salida de pedidos se gestiona manualmente, pronto el incremento de las ventas puede dar lugar al caos en el almacén, a “cuellos de botella” en el suministro y, en última instancia, al descontento de los clientes.

Antes de llegar a los peores escenarios, los sistemas de gestión de almacenes, interconectando la venta, la compra y el inventario e integrando estas áreas en el software de tienda online que se utilice, permiten introducir una cierta estructura en el flujo de la mercancía. Esto permite gestionar tu negocio en línea de forma centralizada y ampliar la distribución a plataformas como Amazon o eBay a través de las correspondientes interfaces.

El término sistema de gestión de almacenes, comúnmente acortado como SGA, procede del inglés “warehouse management system” (WMS) y denomina a un tipo de software para empresas que permite registrar y procesar todos los datos de almacén y de todos los procesos involucrados, como la compra y la venta o la entrada y salida de mercancías. Estos programas recogen y presentan los datos de todos los artículos en función del canal de distribución (comercio minorista, tienda electrónica, plataforma generalista online) de forma ordenada, con el propósito de mejorar el control del flujo de mercancías, acelerar los procesos de la empresa y contribuir a largo plazo a un aumento de las ventas.

Un sistema de gestión de almacenes, de stocks o de inventarios también asiste en otros aspectos de la gestión de empresas, como es la administración de personal y la planificación, simplificando o incluso automatizando ciertos procesos. Un buen software SGA también ofrece interfaces (API) a otras aplicaciones, como, por ejemplo, programas de contabilidad y de facturación, sistemas de caja o plataformas de venta online como eBay o Amazon.

Estas son algunas de las tareas con las que lidia un software de gestión de almacenes a diario:

• Estructuración de la compra: el control y el análisis de las compras constituyen elementos fundamentales de cualquier tienda electrónica. Los sistemas de gestión de almacenes ayudan, por ejemplo, a hacer pedidos ajustándose a la demanda sin perder de vista el presupuesto o se encargan de forma autónoma de administrar las ofertas.
   
• Estructuración de la venta: el software asume la gestión de tus datos personales, de los datos de los clientes y de todo tipo de información relevante para la venta. También asiste en la planificación y ejecución de acciones como, por ejemplo, la creación de un calendario de adviento con descuentos diarios.
   
• Entrada de mercancías: los sistemas de gestión de almacenes administran la entrada de los pedidos en almacén registrando la mercancía que entra y comprobando tanto su integridad como la factura.
   
• Salida de mercancías: cuando un cliente hace un pedido, el software lo tramita hasta el envío. La salida de mercancías también se controla, por ejemplo, con un escáner, para tener siempre el stock bajo control.
   
• Gestión de almacén: la mayoría de sistemas de gestión de inventario cuentan con funciones para etiquetar la mercancía y hacer inventario, lo que facilita estructurar el almacén. Muchos sistemas también ayudan a aprovechar mejor el espacio disponible en almacén.

Para automatizar estas áreas, los programas contienen diversos módulos especializados (p. ej., módulo de entrada de mercancías o de gestión de pedidos), que extraen los datos que necesitan de las bases de datos y de otros programas que se utilicen, como una aplicación de escaneo de códigos de barra en el almacén, la solución de tienda online o el software de punto de venta a través de la API correspondiente. Las interfaces utilizan un determinado formato de transmisión de datos, por ejemplo, XML o CSV, y controlan también la venta en plataformas externas.

En relación con los sistemas de gestión de mercancías, es frecuente toparse con los llamados sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP (enterprise resource planning). Los sistemas ERP también se ocupan de la planificación de recursos en la empresa, pero abarcan muchas más funciones que un sistema de gestión de almacenes: entre otras cosas, contienen módulos para la gestión de los recursos humanos, la gestión documental o la contabilidad de costes (controlling). Debido a que muchos sistemas ERP incluyen los módulos de gestión de almacenes más típicos, pueden usarse también en el comercio electrónico.

Las ventajas de un software de gestión de almacenes quedan patentes si se observa cómo funciona una empresa que no lo utiliza. En este caso, todos los procesos operativos, se trate de la adquisición de mercancías, de la expedición de facturas o del cálculo del volumen de negocio, se han de llevar a cabo a mano. La compra, la venta, la reposición de existencias y el cambio del lugar del almacenamiento se han de registrar en tablas o directorios y, si en el almacén se acumulan más de cien artículos, es muy difícil mantener la perspectiva. Para conocer el total de mercancías de que dispones en tu almacén, tendrías que hacer inventario y, aun así, no tendrías garantías. Además, podrías correr el riesgo de que ciertos productos se acabaran a raíz de una elevada demanda y esto ocasionaria la insatisfacción de tus clientes. En definitiva, sin la asistencia de un software SGA, la gestión de tu stock, especialmente en el eCommerce, deriva en un gasto extremo de tiempo y dinero ligado a una gran demanda de personal, pero también a una cierta propensión a errores.

Un sistema de gestión de inventarios que funcione correctamente te lleva de la mano en todas estas tareas, ahorrándote así trabajo, tiempo y dinero. Al mismo tiempo, reduce la tasa de errores y puede contribuir con sus numerosas funciones y servicios a mejorar el rendimiento económico de la empresa.

Con un software SGA pueden registrarse centenares o miles de artículos en una única base de datos mucho más rápido y desde aquí estar disponibles para cualquier trabajador en cualquier departamento de la empresa. Las estadísticas y los análisis en tiempo real arrojan transparencia y permiten tener siempre bajo control el estado de las existencias, incluso cuando se gestionan varios almacenes en diferentes sedes geográficas. Estos programas permiten obtener de forma inmediata los detalles sobre los artículos, de modo que es muy fácil averiguar dónde se encuentra un producto, cuántos ejemplares quedan en almacén y cuánta demanda tienen, así como cuáles se acabaron y se han de reponer. Y dependiendo de la amplitud de su gama de funciones, estos programas pueden encargarse de solicitar la reposición de los productos de forma automática.

Elegir el software de gestión de mercancías que más le conviene a tu negocio dependerá de varios criterios: por un lado, el sector de actividad del negocio desempeña un papel importante y, por el otro, se debe tener en cuenta el número de usuarios que lo utilizará y su compatibilidad con el software para la tienda online, el cual, generalmente, se implementa antes.

Otro factor a tener en cuenta guarda relación con la cantidad de funciones que ha de incluir, puesto que varían mucho en función del fabricante y debería ajustarse lo máximo posible a las necesidades de la empresa. Las empresas centradas en la producción deberían contar con una interfaz para integrar una tabla de planificación gráfica, y los comerciales, por su parte, necesitan soluciones móviles que les permitan acceder al inventario en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Los módulos más importantes que no deberían faltar en tu software de gestión de almacenes son estos:

• Gestión de datos maestros: el “corazón” de cualquier sistema de gestión de almacenes contiene los datos de todos los proveedores, artículos, almacenes y empleados. Una vez se han incorporado a mano, por escáner o desde un archivo CSV, los datos están disponibles para todos los procesos operativos (compras, devoluciones a proveedores, pedidos a otro almacén, ventas, devoluciones de clientes, etc.) con independencia geográfica y temporal.
   
• Almacenaje: este módulo sirve a la gestión de varios almacenes (por ejemplo, en otras filiales), así como a la transferencia de mercancías a diferentes almacenes.
   
• Ventas: contiene una interfaz al sistema de punto de venta y, en eCommerce, al sistema de tienda, así como a las plataformas online, con las cuales se intercambian datos en vivo.
   
• Devoluciones: administra la organización de las devoluciones.
   
• Inventario: este módulo se encarga de recoger el stock actual al final de un ejercicio y compararlo con el calculado.
   
• Controlling: arroja detalles relevantes para las decisiones de negocio como, por ejemplo, cuáles son los productos mejor y peor vendidos y estadísticas de ventas por artículo, grupo de productos, sección, filial y empleado.
   
• Interfaces a contabilidad y CRM: permiten la conexión a programas externos que automatizan la contabilidad mensual o gestionan las relaciones con los clientes.

Asimismo, la decisión de un tipo de software u otro vendrá determinada también por el presupuesto. La adquisición de una potente solución integral a menudo no es una opción, en especial para tiendas muy jóvenes y pymes. Esto se debe a que por un precio muy elevado obtienen una herramienta con muchas funciones, que en su mayoría, sin embargo, no necesitan. A los gestores de una tienda pequeña a menudo les basta un software más económico con menos funciones pero que, en cualquier caso, supera al trabajo manual.

Hace unos años, el software SGA solo se utilizaba en grandes cadenas minoristas, pero poco a poco se va introduciendo en la empresa pequeña y mediana (pyme). Esto ha generado una mayor diversificación en la oferta de proveedores y soluciones de software, que hoy testifica una amplitud considerable que abarca desde el sistema ERP para los grandes bolsillos hasta el programa open source gratuito. A continuación, presentamos seis propuestas interesantes para diferentes presupuestos y necesidades.

Los programas de facturación y contabilidad de sevDesk cuentan ya, según el fabricante, con 65 000 clientes satisfechos. El pleno potencial del software, no obstante, solo se despliega con el paquete “Gestión de mercancías”, con el que vienen a sumarse a los dos mencionados todas las funciones imprescindibles para una gestión efectiva de los stocks. Estas, a su vez, se completan con una gran selección de interfaces a, por ejemplo, banca online o aplicaciones de fiscalidad o CRM.

Mención especial merece el esfuerzo de la compañía en facilitar a los nuevos clientes la introducción al programa: tras un breve registro, un exhaustivo tutorial explica, con instrucciones interactivas paso a paso, cómo funciona el programa. Algunas funciones especiales se encuentran algo escondidas en los menús secundarios, pero con la barra de búsqueda en el borde superior es fácil encontrarlas. Los artículos, los clientes y los proveedores también pueden buscarse del mismo modo y, como en cualquier software SGA, pueden filtrarse, analizarse y editarse. Por último, además de la versión para el navegador del programa, también hay una aplicación para iOS y Android que te permitirá gestionar tu inventario a distancia.

Openbravo es una solución ERP de código abierto en la nube que se compone de diversos módulos de software que permiten la gestión omnicanal, entre los que se encuentran, por ejemplo, la gestión de mercancías y de almacenes, la gestión de la cadena de suministro o el punto de venta (POS) web y móvil. Esta poderosa Suite de Comercio se instala en combinación con Openbravo Cloud, una solución PaaS de servidor dedicado con la que el software se despliega en los servidores de Amazon (AWS) y permite prescindir de un servidor propio en un centro de datos. Solo es posible suscribirse a esta opción de alojamiento junto con una versión de la Suite de Comercio y está disponible en 6 variantes que se diferencian en el número de unidades de procesamiento, el espacio de memoria, el espacio de almacenamiento en disco y la velocidad de la transferencia de datos. Los precios se han de consultar a la compañía.

El software está disponible en dos versiones, Enterprise y Professional, que se diferencian en el número de usuarios y terminales, el nivel de soporte o el mantenimiento. El módulo de Gestión de mercancías aplica algoritmos que permiten planificar mejor el suministro al automatizar pedidos a proveedores y realizar pronósticos de demanda. En el módulo de Gestión de Almacenes e Inventarios se incluyen funciones para optimizar la organización de la llegada de mercancías mediante la programación de algoritmos, gestionar tareas con dispositivos móviles tolerantes a la desconexión, obtener información del estado del inventario en tiempo real o crear kits ocasionales (cestas de navidad, etc.) con descuento automático del inventario.

Openbravo es una empresa española que hoy ofrece su Suite omnicanal en todo el mundo, con oficinas que se extienden de Barcelona a Dubai, pasando por México o India.

Odoo es, al igual que el recurso anterior, un sistema ERP de código abierto que se ofrece como un lote de aplicaciones dirigido a empresas grandes y pequeñas y que cubre todas las áreas de negocio (CRM, contabilidad, inventario, punto de venta, etc.). Con más de tres millones de usuarios a día de hoy, el software se beneficia de una activa y respetable comunidad de desarrolladores y puede integrarse en dos ediciones, Community (gratuita) y Enterprise (su precio depende del número de usuarios y de las aplicaciones que se contraten). La versión Community carece de una versión móvil del software, de previsiones y de la integración en gestión de inventarios de servicios de mensajería como DHL, FedEx o UPS o de código de barras, por lo que se presenta como la ocasión ideal de probar la interfaz de usuario y la adecuación de las aplicaciones al negocio.

Odoo puede implementarse tanto on premises como en la nube de Odoo sin costes; el uso de un alojamiento dedicado en Odoo Cloud Platform acarrea costes, que se han de consultar.

Para la implementación del software en la empresa, Odoo provee un servicio de asesor exclusivo en cuatro variantes que se diferencian en función de distintos factores, que son los que determinan el precio final: este oscila entre los 2170 euros para la implementación más sencilla y los 13 860 para una asesoría profesional a gran escala con 200 horas de dedicación exclusiva a la empresa.

El módulo de inventarios de Odoo presenta la ventaja de integrarse completamente con otras aplicaciones como son Ventas, Compras y Contabilidad, de forma que los datos se actualizan de forma autónoma a partir de los movimientos de mercancías. La aplicación de inventarios permite gestionar varios almacenes, automatizar los aprovisionamientos y trazar el itinerario de los bienes de forma completa desde la compra hasta la orden de venta. Para mantenerse al día, la herramienta elabora informes a tiempo real que pueden compartirse con otros responsables.

Dolibarr es un software de ERP y CRM modular de código abierto para pymes, profesionales autónomos y asociaciones, que se caracteriza especialmente por poner el foco en la simplicidad. El software (completamente gratuito) se ejecuta en servidores web WAMP, MAMP o LAMP y cuenta también con instaladores que automatizan la instalación del software con todos sus requisitos de sistema (Apache, Mysql, PHP) en sistemas Windows, mac OSX, Ubuntu y Redhat. Entre sus módulos, el software SGA ofrece gestión financiera, comercial o documental y también de almacenes e inventarios en el módulo Gestión de productos. Para completar la oferta, Dolibarr ha colaborado con otras empresas para desarrollar módulos externos que integran funciones como, por ejemplo, el pago con PayPal, la integración con Prestashop (Dolipresta), el cliente de correo 2Webmail o el POS de Dolibar DoliPOS.

En el Área Productos se cuenta con las opciones habituales de gestión de stocks como son la clasificación de productos y servicios, la administración de transferencias, el aprovisionamiento de productos y la obtención de estadísticas en una interfaz básica pero clara. La nueva versión 9 ya está disponible para su descarga en su página web oficial con algunas novedades, como la sustitución del módulo “Skype” por el de “Social Networks” para ofrecer un servicio social más amplio o la opción “Simplify interface for blind persons”. La compañía española con distribución internacional ofrece un soporte en su página web que incluye servicios de formación y una amplia documentación de instalación y configuración, así como packs de asistencia.

SQL Pyme es un software SGA con funciones de ERP para satisfacer las necesidades variables de las empresas. Avalado por sus más de 3000 instalaciones en todo el territorio español, el programa es fruto de la empresa Distrito K de La Coruña, que lleva más de dos décadas desarrollando software de gestión para empresas. SQL Pyme es una de las cuatro ramas de productos que desarrolla la compañía, que incluyen SQL Conta para la contabildiad, SQL Obras para la gestión de proyectos y SQL TPV para la gestión del punto de venta.

SQL Pyme es un software modular y personalizable que se adapta a cualquier sector industrial y permite incorporar nuevas funciones a medida que son menester, cubriendo desde la producción a la compra y la venta pasando por la gestión de stocks, las reparaciones y la atención al cliente. En la gestión de inventarios es posible configurar parámetros para los productos de forma ilimitada, como talla, caducidad, lote, etc., que permiten controlar y trazar los movimientos de los productos de una forma más ágil. Puede definirse un código de barras para cada combinación de posibilidades de una característica, lo que simplifica los procesos en almacén. El programa también permite incluir fotografías de los productos para facilitar su reconocimiento. Asimismo, es posible planificar las necesidades de aprovisionamiento de materias primas y los pedidos a proveedores pueden gestionarse de forma manual o automática. En la página web de Distrito K puede descargarse la versión de prueba. El precio comercial por el uso del software depende de los módulos que se contraten y de las necesidades de la empresa.

No existe el sistema perfecto, porque cada empresa tiene unas necesidades únicas y el software se ha de ajustar a ellas. La siguiente tabla te permite estimar grosso modo qué software de gestión de almacenes podría ser el indicado para tu empresa.

Un sistema de gestión de almacenes que abarque un abanico muy amplio de funciones presupone disponer de un stock amplio y resulta, por su elevado coste, menos indicado para los comienzos de una tienda online. Sin embargo, representan el principio que sustenta a estos sistemas, esto es, que una tienda online en desarrollo solo puede resultar rentable a largo plazo si se establecen estructuras optimizadas y se automatizan procesos operativos. Por ello, conviene librarse pronto de la tramitación manual de los pedidos y de la gestión de almacén no automatizada y hacer uso de las posibilidades que ofrece el software de SGA. Si se utiliza el programa adecuado, se pueden ahorrar costes innecesarios y ganar tiempo para invertirlo en otros sectores, como, por ejemplo, la promoción de la tienda.