Los beneficios de una oficina sin papeles

Un lugar de trabajo organizado se caracteriza por un archivo ordenado donde encontrar fácilmente todo tipo de documentos, desde contratos a facturas, pasando por encargos y presupuestos. Sin embargo, no es este el estado natural de una oficina. Lo más normal es que la montaña de papeles en el archivo crezca sin parar, sin importar cuántas horas se dediquen a la organización y clasificación de los diferentes documentos. Así, la búsqueda de un documento necesario se puede demorar horas. La denominada oficina sin papel puede ser una solución a la acumulación de documentos en el escritorio, de forma que se mejoren los procesos de trabajo y se ahorre espacio y tiempo.

A la hora de estudiar si la digitalización documental es conveniente, cabe hacerse una serie de preguntas: ¿cuánto tiempo se pierde regularmente al buscar un determinado documento?, ¿cómo desconcentra esta actividad al trabajador de la tarea principal? En especial en el caso de grandes archivos, esta tarea puede ocupar, cada semana, desde algunos minutos hasta varias horas, un tiempo que se puede dedicar a otra tarea más productiva mediante la digitalización de dichos documentos.

Sin embargo, no conviene tomarse a la ligera este importante tránsito hacia la oficina informatizada, ya que los pasos mencionados no se pueden desarrollar de un día para otro. Naturalmente, también juegan un papel importante ciertos gastos implicados en la compra del software y del hardware necesarios que no se deben subestimar y que varían dependiendo de los recursos disponibles.

Si se planifica un cambio a la oficina sin papeles, se deberían evaluar especialmente estos ámbitos:

• Capacidad de almacenamiento y del servidor: el almacenamiento de los documentos ya existentes y de todos los que se van a generar en el futuro requiere del espacio necesario en el dispositivo. Si estos documentos se van a guardar junto a la base de datos en un servidor local, hay que asegurarse de que este cuenta con la capacidad suficiente. Asimismo, es necesario implementar una estrategia adecuada para la creación y gestión de copias de seguridad. Una alternativa de almacenamiento externo la constituyen las soluciones en la nube como Dropbox o Evernote, manos ajenas en las cuales no solo se deja la responsabilidad para el alojamiento, sino también la seguridad misma de los documentos.
• Escáner: la digitalización de documentos es la base de la oficina sin papeles y por eso es tan decisivo contar con el espectro necesario de funciones. A la hora de escoger el escáner más adecuado, es recomendable valorar la conveniencia de un escaneado de alta velocidad, así como de una alta definición y habría que comprobar que puede trabajar con diversos formatos y distintos tipos de grosor de papel.
• Sistema de gestión documental (DMS o Document Management System): para administrar fácilmente los documentos escaneados es recomendable recurrir a algún software de gestión de contenidos empresariales (Enterprise Content Management o ECM). Entre ellos, se dispone de soluciones de código abierto como Athento, Nuxeo o Alfresco. Si se prefiere, también se puede recurrir a programas como ELO Digital Office o iDocument para trabajar con Mac.
• Firma electrónica con validez jurídica: al escanear un documento firmado a mano (contratos, etc.) se pierde la validez de la firma, así que será necesaria una firma electrónica a la hora de presentar un documento escaneado oficialmente. Para generar o validar una firma o un certificado digital, la Dirección General de Organización Administrativa y Procedimientos del Gobierno de España pone VALIDe a disposición del ciudadano que lo requiera. Aquí encuentras respuesta a las preguntas más comunes al respecto.

La oficina sin papeles acelera claramente los procesos de trabajo, ya que todos los documentos relevantes están disponibles digitalmente siempre y desde cualquier lugar. No implica la necesidad de un gran espacio físico para el almacenamiento de documentos, ni genera costes por envío. Además de suponer una inversión en medio ambiente, la digitalización en la oficina también supone un beneficio en el día a día laboral.

Con todo y con eso, no hay que perder de vista algunas dificultades relacionadas con la oficina sin papel, y es que todos los documentos se almacenan de forma central y, cada vez con más frecuencia, en la nube, de fácil acceso para los trabajadores, pero también vulnerable a accesos no autorizados (hackers y Cía.). Para proteger los datos privados contenidos en esta documentación, es conveniente tomar las medidas de seguridad pertinentes, bien por parte de la empresa o por parte del proveedor de alojamiento. Asimismo, el sistema de gestión documental que utilice la empresa ha de abarcar distintos tipos de permisos para gestionar el acceso de los trabajadores a los distintos tipos de documentos. Se ha de procurar, además, que todos los documentos con relevancia jurídica estén disponibles sin variar su forma según los plazos de mantenimiento vigentes.

Considerando los aspectos mencionados y no temiendo a una cierta dedicación inicial, podrás beneficiarte de las ventajas de la oficina sin papeles antes de lo que crees, y verás aparecer espacio libre donde antes solo había pasillos y carpetas.