Scrum master: mediador para equipos ágiles

Scrum es un modelo de gestión ágil de proyectos que cuenta con tres roles: además del equipo de desarrollo propiamente dicho y el product owner, responsable de la calidad y funcionalidad del producto, el modelo conoce el Scrum master, también denominado facilitador de proyectos. A pesar de no intervenir directamente en el desarrollo de un producto, ocupa una función importante en el sistema Scrum, dado que es instructor, mediador, moderador y asistente por igual.

El modelo Scrum surgió inicialmente solo para el ámbito del desarrollo de software. Este método ágil se desarrolló para organizar los equipos de desarrolladores de manera más dinámica y eficaz, estableciendo reglas concretas (el marco o framework). Sin embargo, el proceso puede aplicarse con el mismo éxito a otro tipo de equipos y productos. No importa si el desarrollo es de software, hardware o servicios: el Scrum master siempre puede formar parte del proceso.

Las funciones de un Scrum master son variadas. Mientras que algunas de ellas se encuentran dentro del marco y pueden utilizarse en multitud de ocasiones, existen otras que solamente se utilizan en situaciones concretas. La tarea principal del Scrum master consiste en facilitar al equipo un trabajo más eficaz mediante Scrum. En este contexto, a menudo aparece también el término “servant leadership” (liderazgo al servicio). Esto significa que el Scrum master es una figura líder que entiende el liderazgo como un servicio, de modo que el master no solo establece reglas, sino que también facilita el trabajo del equipo:

Cuando la empresa o el equipo trabaja con Scrum por primera vez, es tarea del Scrum master poner en marcha este método ágil. Para ello podría ser necesario una campaña de convicción en todos los niveles, además de una extensa formación para todos los implicados y una restructuración de la organización. Y esto en ningún caso debe suceder de manera precipitada. Solo cuando todos conozcan sus funciones, deberes y derechos, y entiendan las ventajas y desventajas de Scrum, podrá asegurarse una colaboración productiva.

Incluso cuando la formación inicial ha concluido y se inicia el uso de Scrum, el master seguirá disponible como tutor o coach, la persona a la que acudir cuando surjan dudas acerca del proceso Scrum. Esto incumbe tanto al product owner, cuando este necesite ayuda para la correcta creación de backlogs, como al equipo de desarrolladores, si tienen preguntas sobre el transcurso de los ciclos (“sprint” en la nomenclatura Scrum).

Scrum solo puede funcionar con eficacia si todos los miembros del equipo cumplen las reglas. Por esta razón, una de las funciones del Scrum master es la de supervisar el proceso como experto en el método. Los Scrum masters intervienen cuando los equipos infringen las normas del marco recordando las reglas, como, por ejemplo, los Scrums diarios o el cumplimiento de la duración del ciclo. Con todo, no es su misión actuar como vigilantes ni intimidar con sanciones (que no dependen de ellos), sino que deben adoptar una postura mucho más didáctica. A menudo, los errores en el proceso son involuntarios y se deben más bien a malentendidos u otros problemas. Es entonces cuando el master interviene como apoyo.

Aunque los artefactos Scrum “product backlog” y “sprint backlog” son responsabilidad del product owner o del equipo de desarrolladores, el Scrum master les presta su apoyo, supervisión y ayuda. De esta manera, el Scrum master puede, por ejemplo, desarrollar en una primera fase el product backlog junto con el product owner. También ofrece su disponibilidad como experto en caso de dudas durante fases más tardías del desarrollo del proceso.

El proceso circular de Scrum incluye reuniones regulares sobre los eventos obligatorios de Scrum que organiza el Scrum master: planificación de los ciclos (sprint planning), Scrum diario (daily Scrum), revisión del sprint (sprint review) y, por último, una retrospectiva. El master se ocupa tanto de la planificación del tiempo como del espacio en el que tienen lugar y durante las reuniones suele adoptar las funciones de moderador. Sin embargo, esto depende del tipo de reunión: mientras que en el Scrum diario solo debe hablar el equipo de desarrolladores, la influencia del Scrum master es mucho más alta en la retrospectiva.

Para que un equipo Scrum funcione bien, es decisiva la comunicación entre los miembros. También aquí interviene el Scrum master. Se trata de la persona de contacto para todos los miembros del equipo y contribuye a que todos los participantes se encuentren siempre al mismo nivel informativo, dado que la falta de comunicación o una comunicación poco efectiva suele desembocar en problemas en el equipo. Es por eso que el Scrum master se convierte en mediador e intenta solucionar los problemas junto con los miembros del equipo.

Para evitar conflictos, un Scrum master también puede incorporar medidas para fomentar el espíritu de equipo. Dichas medidas no son parte del marco de Scrum propiamente dicho, pero pueden ayudar a que el equipo trabaje de manera más eficiente. Sea como fuere, las tareas para fortalecer los lazos en el equipo pueden formar parte del ámbito de funciones del Scrum master, si bien no se encuentra entre sus competencias organizar eventos para el equipo, sino más bien impulsarlo a hacer este tipo de actividades de manera independiente.

Bajo ciertas circunstancias, un Scrum master también puede actuar como asistente del equipo. Es cierto que su función es liderar, pero también puede ofrecer ayuda práctica si el equipo se encuentra con obstáculos. Y puesto que su función fundamental es facilitar que el equipo consiga trabajar de forma más productiva, las funciones del Scrum master también comprenden la documentación de problemas y su solución. En parte, dichos problemas (en términos de Scrum, impedimentos) son banales: si, por ejemplo, el espacio laboral sufre de falta de espacio o altas temperaturas que supongan un obstáculo para la eficacia laboral, es deber del master encontrar una solución.

No obstante, también es el Scrum master el que se encarga de buscar una solución cuando el software se queda obsoleto o es insuficiente, o cuando el equipo necesita recursos externos. Estos problemas deben documentarse en el “impediment backlog”, que es una lista pública en la que se anota qué obstáculo entorpece el logro del objetivo.

Para que el equipo rinda al máximo hay que evitar molestarlo con frecuencia. También la protección de la influencia externa es función de un Scrum master. Los gerentes o trabajadores con puestos altos en la jerarquía laboral no suelen estar demasiado integrados en el proceso Scrum del equipo y por ello no reconocen la importancia del enfoque de una tarea. De ahí que estas personas hagan consultas adicionales al equipo, las cuales reducen o, en el peor de los casos, impiden el éxito del ciclo. En dichas situaciones es deber del Scrum master intervenir. En general, puede ejercer de portavoz entre el equipo y el resto de la empresa.

Aunque se hayan definido las funciones del Scrum master, conviene también saber cuáles no lo son.

• No es un desarrollador: el método Scrum solamente resulta práctico si los roles no están duplicados. El master no debería colaborar en el desarrollo —por así decirlo, a tiempo parcial, porque esto llevaría inevitablemente a que uno o los dos roles no se llevara a cabo de la mejor manera.
• No es un product owner: lo mismo se aplica a la combinación de tareas del Scrum master y el product owner. Puesto que ambos apoyan prácticamente al equipo de desarrolladores sin ser parte de él, la tentación de emplear solo a una persona es grande. Sin embargo, esto causaría tanto un conflicto de intereses como un problema de competencia, ya que la supervisión del trabajo del product owner forma también parte del conjunto de funciones del Scrum master. Por otra parte, ambos roles deben cumplir requisitos totalmente distintos.
• No es un jefe: el master es parte del equipo Scrum y por tanto no un superior del resto de compañeros. Es cierto que una de las funciones del Scrum master es adoptar una posición de moderador, pero esto no significa que se equipare con la figura de jefe de equipo. En el equipo solo existe una jerarquía en ciertos ámbitos (por ejemplo, quién puede editar un backlog). Por lo demás, todos los roles actúan al mismo nivel.
• No trabaja al servicio del equipo: aunque es cierto que un Scrum master actúa en ciertas situaciones como asistente del equipo, esto no significa que tenga que ocuparse de todo. A menudo es más sensato, por ejemplo, explicar al equipo una tarea para que puedan llevarla a cabo ellos mismos.

Antes de explicar cómo convertirse en Scrum master conviene aclarar qué tipo de persona es idónea para el puesto. Algunos rasgos de carácter son más adecuados que otros para desempeñar el rol de master. Por ejemplo, es necesario contar con un alto sentido de la responsabilidad, puesto que un Scrum master debe dar siempre la cara. Esto significa también que no pueden ser personas conflictivas ni poco sociables. Al fin y al cabo, deben interactuar con gente permanentemente y esta interacción puede desembocar en conflictos que han de resolver.

Además de estas habilidades sociales, se pueden obtener certificados: mediante una formación de Scrum master, que suele durar dos días, se pueden aprender las bases y las técnicas para trabajar con éxito como master en un equipo. Asimismo, dos certificaciones oficiales compiten entre sí. Los interesados en la formación como Scrum master pueden, según las especificaciones, obtener el título a través de Scrum.org o la Scrum Alliance. Una vez finalizado el curso, uno se convierte en Scrum master profesional o Scrum master cualificado.

Existe un desacuerdo respecto a la importancia de los conocimientos técnicos en el área de trabajo del equipo. En los inicios del método Scrum, esta pregunta no se planteaba: los primeros masters eran probablemente desarrolladores de software que habían perfeccionado sus conocimientos. Por tanto, los conocimientos técnicos existen desde el inicio. Pero entretanto se ha pasado a utilizar Scrum en tantos ámbitos que muchas personas acceden a este rol de forma no convencional: la profesión se asimila más bien a la carrera profesional de un coach que facilita el trabajo a un equipo. Mientras muchos mantienen la opinión de que un Scrum master debe aportar experiencia laboral de su especialidad, otros opinan que es mucho más importante que sea un experto absoluto en cuanto al método Scrum.