Cómo utilizar Nextcloud Office

Nextcloud Office presenta un paquete ofimático online formidable, perfectamente alineado con las distintas necesidades de los usuarios que buscan soluciones integrales de software ofimático y de colaboración. Aquí te ofrecemos una introducción a las prestaciones y ventajas de Nextcloud Office.

## ¿Qué es Nextcloud Office?

El software de colaboración en la nube Nextcloud proporciona a empresas y particulares un autoalojamiento flexible y seguro, así como cloud computing, sin tener que recurrir a soluciones comerciales. Nextcloud proporciona altos estándares de protección de datos y una gama de diferentes Nextcloud Apps como Nextcloud Talk y el paquete ofimático online Nextcloud Office.

Nextcloud Office se desarrolló en colaboración con la empresa Collabora Productivity y se integró en Nextcloud. El objetivo: atender las demandas de un entorno de trabajo moderno y digitalizado. Prioriza potentes funciones online para editar, adjuntar y compartir documentos, para realizar hojas de cálculo y crear presentaciones. La perfecta integración dentro del ecosistema Nextcloud garantiza que este paquete Office sea compatible con todas las herramientas Nextcloud, los navegadores web más populares, una gran variedad de formatos de archivo y distintos editores. Nextcloud Office también forma parte de la plataforma de colaboración integrada Nextcloud Hub con todas las herramientas clave de Nextcloud, como Groupware, Files, Talk y Office.

¿Cuándo se utiliza Nextcloud Office?

Nextcloud Office está disponible gratuitamente con todas las funciones estándar importantes para uso particular. Para uso empresarial, Nextcloud ofrece una versión de pago, el Nextcloud Enterprise Plan, que proporciona un rendimiento más estable y ampliable de forma flexible. Nextcloud Office incluye funciones idénticas a las de las conocidas aplicaciones ofimáticas Microsoft 365 y Google Workspace o las correspondientes alternativas a Microsoft Office.

Sus funciones y utilidades más importantes son:

• Creación y edición de documentos en tiempo real (incluyendo videollamadas o chats).
• Funciones de comentario en los documentos
• Inserción de imágenes desde tu propio almacenamiento Nextcloud
• Compartir y colaborar en documentos a través del navegador o de aplicaciones móviles
• Edición de documentos con enlaces internos o incluso externos para personas sin Nextcloud (con restricción de acceso)
• Hojas de cálculo
• Creación y edición de presentaciones, dibujos y notas
• Seguimiento del historial de versiones y cambios
• Funciones de navegación para examinar documentos
• Integración con Microsoft Word

Visión general de los componentes de Nextcloud Office

Nextcloud Office está diseñado para gestionar la familia completa de tareas ofimáticas en entornos de trabajo digitales a través de la nube. La solución ofimática te permite crear, editar y compartir documentos con tu equipo, independientemente de su ubicación o dispositivo. Incluso puedes utilizar la edición de documentos en reuniones de equipo y sincronizar los cambios automáticamente. Los derechos de administrador te permiten limitar el número de personas con derechos de acceso.

A continuación, te detallamos todos los componentes de Nextcloud Office.

Nextcloud Write

Similar a Word en Microsoft 365, Nextcloud Write es el corazón de la suite Nextcloud Office. Aquí se pueden crear y editar documentos, así como compartirlos y guardarlos en colaboración con otros usuarios. La aplicación está diseñada para ser colaborativa y es compatible con Microsoft Word. El seguimiento del cursor en tiempo real te permite seguir los cambios realizados por tu equipo.

Nextcloud Spreadsheet

Nextcloud Spreadsheet puede considerarse como el equivalente del programa de hojas de cálculo Excel de Microsoft. Spreadsheet te proporciona un completo conjunto de funciones, fórmulas y herramientas para crear y colaborar en hojas de cálculo. Garantiza el máximo nivel de protección de datos: unos sólidos controles de acceso se encargan de que las hojas de cálculo que contienen datos empresariales sensibles solo sean editadas por personas y equipos autorizados. Se puede integrar con Microsoft Excel.

Nextcloud Present

Nextcloud Present es tu programa de presentaciones, que ofrece una variante única de PowerPoint. Diseña diapositivas sencillas o elaboradas con el estilo y el diseño que prefieras, eligiendo entre prácticas plantillas o configuraciones personalizadas. Su interfaz intuitiva te garantiza que podrás seducir a cualquier audiencia con presentaciones ingeniosas y elegantes. Gracias a su compatibilidad con Microsoft PowerPoint y a su compatibilidad con los formatos de archivo más populares, Nextcloud Present satisface todas tus necesidades de un potente software de presentaciones.

Nextcloud Draw

Nextcloud Draw es una herramienta completa para tomar notas y dibujar que te permite elaborar gráficos, tablas, planos, bocetos y diagramas complejos, de forma muy parecida a Microsoft Visio. Utiliza las aplicaciones colaborativas para ilustrar y desarrollar ideas en colaboración o presentar planes a tu audiencia gráficamente o en forma de diagrama. Puedes integrarlo perfectamente en conferencias online y reuniones de equipo.

Nextcloud Text

Nextcloud Text es el editor de texto predeterminado de Nextcloud. Basado en markdown, ofrece una función de autotraducción y admite numerosos formatos de texto enriquecido, como encabezados, enlaces, tablas y texto en negrita o cursiva. Los diferentes colores para autores individuales mejoran la claridad en grandes proyectos con muchos participantes.

Ventajas de Nextcloud Office en el entorno Nextcloud

La versión Office de Nextcloud se integra perfectamente con el ecosistema escalable y versátil de aplicaciones de Nextcloud. En este sentido, Nextcloud es similar a las plataformas de colaboración de Google y Microsoft, que también ofrecen una integración perfecta de aplicaciones y servicios internos.

Gracias a su integración con otros sólidos módulos de Nextcloud, Nextcloud Office ofrece las siguientes ventajas:

• Trabajo colaborativo flexible mediante la integración de funciones de Office en aplicaciones Nextcloud como Talk, Calendar, Deck o Notes.
• Funciones de Office para la edición colaborativa de documentos, el trabajo en equipo en reuniones online y videoconferencias mediante pantalla compartida, comentarios, historial de versiones, seguimiento del cursor en tiempo real y menciones.
• Seguridad frente a accesos no autorizados con una gestión de acceso segura que incluye carpetas de grupo y derechos de acceso a archivos para grupos, individuos y archivos seleccionados.
• Los clientes móviles y de escritorio de Nextcloud pueden utilizarse en ordenadores de sobremesa y en cualquier número de dispositivos móviles
• Gestión, sincronización y seguimiento de los cambios en los documentos de forma sencilla, centralizada y multiaplicación

¿Qué formatos de archivo puede leer y editar Nextcloud Office?

El valor de una solución ofimática va más allá de su conjunto de herramientas de colaboración, comunicación y edición de documentos. No menos importante es su compatibilidad con todos los formatos de archivo habituales que intervienen cuando se utiliza una solución de productividad basada en la nube. Solo así se garantiza una colaboración flexible y compatible entre distintos sistemas y aplicaciones.

Nextcloud Office es rival de la competencia en cuanto a compatibilidad, ya que permite abrir, leer y guardar más de una docena de formatos de archivo. Entre ellos:

• Procesadores de texto: DOCX, DOC, RTF, ODT
• Hojas de cálculo: XLS, XLSX, ODS
• Presentaciones: ODP, PPT, PPTX
• Dibujos: ODG
• Otros formatos compatibles: Publisher, Import/View Visio

Ventajas de Nextcloud Office respecto a la competencia

Nextcloud se ha fijado un ambicioso objetivo: consolidarse como una formidable y, como mínimo, equiparable alternativa a Microsoft 365. Para ello, Nextcloud ofrece potentes funciones de autoalojamiento y computación en la nube con estándares de protección de datos que incluso superan a Microsoft. Muchas empresas prefieren Nextcloud a los servicios comerciales debido a su constante ampliación de funciones, la perfecta integración de los servicios Nextcloud, los planes flexibles para empresas y el completo paquete Nextcloud Hub.

El paquete Office forma un pilar central en Nextcloud para un entorno de trabajo independiente basado en la nube. Las ventajas que te ofrece el paquete Office frente a alternativas a Nextcloud como Google Workspace y Microsoft 365 incluyen:

Otra ventaja: gracias a la presentación según el principio WYSIWYG, los documentos se pueden visualizar en la vista previa de impresión. Cuando se utilizan diferentes aplicaciones ofimáticas, pueden surgir problemas inesperados en función del navegador que se utilice y de la configuración específica establecida.

¿Cómo instalar Nextcloud Office?

Puedes conseguir Nextcloud Office en la página web de Nextcloud Office. Elige entre una versión de prueba gratuita durante 60 minutos, una versión gratuita para uso privado y versiones de pago como parte de Nextcloud Enterprise.

Las opciones de instalación son:

Opción 1: servidor Collabora Online

Dado que Nextcloud Office se ha creado sobre Collabora Online, se necesita un servidor dedicado de Collabora Online. Configurar el servidor y vincularlo a la aplicación Office requiere algunos conocimientos de instalación de paquetes en Linux y Ubuntu o Docker. Para equipos pequeños o uso personal, otra opción es el Servidor CODE integrado. Este servidor se puede instalar fácilmente desde la aplicación Nextcloud y luego elegirlo como backend dentro del programa Office.

Una vez que hayas configurado el servidor Collabora Online, tienes que activar la aplicación Nextcloud Office en App Management y conectarte al servidor Collabora Online a través de la configuración.

Opción 2: Nextcloud Administrado

Nextcloud Administrado ofrece la experiencia Nextcloud completa, incluyendo Nextcloud Office. Puedes delegar la configuración, el mantenimiento y las actualizaciones en el proveedor que elijas, mientras disfrutas de asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana. Esto te permite ampliar fácilmente tu almacenamiento online y tu plan de suscripción a medida que crecen tus necesidades. Aprovechando las aplicaciones Nextcloud, como Groupware, Talk u Office, obtienes acceso a funciones esenciales de colaboración. Entre ellas, compartir y editar documentos, realizar conferencias online y programar proyectos, grupos y reuniones, incluyendo permisos de acceso individuales.

Ventajas de Nextcloud Office con Nextcloud Administrado

Nextcloud Administrado con Nextcloud Office es la solución ideal para las empresas que buscan protección de datos corporativos conforme al RGPD combinada con la plena funcionalidad de Office. Tus datos se almacenan en servidores seguros que cumplen todos los requisitos del RGPD e impiden el acceso no autorizado de terceros. El proveedor se encarga de la administración, mantenimiento y actualización de los sistemas, lo que te ahorra tiempo y dinero. Además, tú eliges quién tiene acceso a los archivos mediante derechos administrativos. Así se garantiza la soberanía de los datos.

Otra ventaja significativa es que puedes confiar no solo en el mantenimiento del sistema del servidor, sino también adaptar tu plan Nextcloud a tus necesidades específicas, ajustando tanto el almacenamiento en la nube como el número de usuarios. Esto garantiza no solo una mayor productividad gracias a la gestión optimizada de archivos dentro de tu Nextcloud administrado, sino también la capacidad de ajustar su rendimiento para alinearlo con tus objetivos empresariales actuales.

Breve explicación sobre la creación de Nextcloud Office

En 2018, Nextcloud dio su primer paso para ofrecer funciones ofimáticas estándar integrando OnlyOffice, una solución ofimática de código abierto de Ascensio System SIA. Después, en enero de 2020, con el lanzamiento de la plataforma de colaboración Nextcloud Hub, Nextcloud introdujo un paquete integrado de OnlyOffice como parte de su propia y sólida solución ofimática. Posteriormente, ese mismo año, Nextcloud dio un paso más y lanzó Nextcloud Office, una alternativa aún más potente a OnlyOffice, desarrollada junto con Collabora Online.

La ventaja: a diferencia de OnlyOffice, el paquete ofimático se ejecuta principalmente en servidores Nextcloud, lo que garantiza una mayor protección de los datos y un mayor control sobre los datos privados y empresariales.

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