Realizar una copia de seguridad de tus datos: resumen de métodos y soportes

Ya sean fotos, registros privados o documentos profesionales importantes: nuestra vida se desarrolla cada vez más en el ámbito digital, lo que hace que acumulemos cada vez más datos en ordenadores y otros medios, que debemos preservar. Por esto, realizar una copia de seguridad de tus datos debería ser un procedimiento rutinario para ti. Aquí te contamos las opciones disponibles, tanto en términos de métodos como de formatos de almacenamiento.

Antes de realizar la copia de seguridad de los datos, siempre debes preguntarte qué datos hay que copiar. Según el formato de almacenamiento, a veces realizar una copia de seguridad de tus datos puede costarte tiempo y dinero, además de quitarte un espacio de almacenamiento valioso. Por esto, no se recomienda hacer una copia de seguridad de los datos que puedas simplemente descargar (por ejemplo, software). En el caso de los documentos sueltos (fotos, correos electrónicos, contratos y otros documentos de texto, etc.), lo ideal es tener una sola versión (actual) y no mantener contenido similar o incluso duplicado bajo otro nombre, lo que resulta en varias copias.

A la hora de guardar los datos, la segunda decisión importante es saber si la copia de seguridad se debe realizar de forma manual o automática. Hacerlo manualmente solo compensa si quieres copiar documentos sueltos. Si deseas realizar las copias de seguridad de los datos automáticamente, puedes utilizar un software dedicado para configurar qué documentos y carpetas se copian, cuándo y con qué frecuencia, y dónde. Aquí se deben tener en cuenta las redundancias y las versiones: por ejemplo, puedes elegir que los datos de los que se haya realizado ya una copia de seguridad se guarden por separado, se reemplacen o se omitan.

En muchos casos, la configuración es tan intuitiva y está tan bien explicada que incluso los usuarios menos experimentados pueden realizar una copia de seguridad automática. En otros artículos, te contamos más sobre el respaldo y la recuperación de datos mediante tu sistema operativo. Aquí puedes saber más sobre cómo hacer copias de seguridad de datos con Windows 10 o la función de copia de seguridad en Mac.

Existen muchos formatos de almacenamiento posibles:

• Puedes configurar el almacenamiento en línea o en la nube de forma rápida y económica, incluso si no tienes conocimientos específicos del tema, y ampliarlo en todo momento.
• Existen otros tipos de almacenamiento externo, es decir, soportes como discos duros, almacenamiento en red o cintas magnéticas, que no dependen de Internet y tienen la ventaja de que los datos quedan bajo tu custodia en todo momento.

Los medios de almacenamiento óptico, como los CD, DVD, Blu-ray o BD-R HTL (High To Low), son comparativamente costosos, ofrecen menos espacio de almacenamiento y a menudo no son tan duraderos. Desde que, en el mundo del almacenamiento de datos, los terabytes se han vuelto asequibles, los medios de almacenamiento ópticos se utilizan cada vez menos.

Hoy en día, hacer una copia de seguridad de los datos en la nube es una solución rentable y cómoda. Una vez configurada, todos los documentos, fotos y otros archivos se almacenan directamente en un servidor. Tú eliges la frecuencia de la copia de seguridad y qué archivos incluir. Además, en general puedes incluir no solo tu ordenador, sino tabletas, smartphones y otros dispositivos digitales. Para registrarse, suele bastar con un correo electrónico.

Un tema importante del respaldo de datos en la nube es la protección de los datos: la copia de seguridad se guarda en los servidores de una empresa externa, que está a cargo de la seguridad de los datos. Te recomendamos elegir un proveedor con centros de datos en Alemania, ya que allí las normas de protección de datos son muy estrictas.

El formato de almacenamiento clásico para las copias de seguridad de datos son los discos duros externos. Disponibles en casi todos los tamaños y precios, normalmente basta con conectarlos al ordenador mediante un puerto USB. Dependiendo del volumen de datos, una simple memoria USB también sirve para el mismo propósito.

Al igual que los ordenadores y otros aparatos electrónicos, los discos duros externos tienen una vida útil limitada. Si utilizas constantemente el disco duro, puedes esperar una vida útil máxima de diez años. A la hora de hacer copias de seguridad de tus datos, esto quiere decir que debes hacer periódicamente nuevas copias de seguridad y cambiar de disco duro cada pocos años. Lo más recomendable es guardar el disco duro con la copia de seguridad y utilizarlo muy poco o no utilizarlo. Almacénalo en un lugar fresco y seco, y evita las vibraciones, los golpes y la influencia de los campos magnéticos. Guardado correctamente, un disco duro externo puede servir como copia de seguridad durante varias décadas.

La alternativa a los discos duros externos, más cara pero segura, es usar un sistema de almacenamiento conectado en red (NAS): un tipo de miniordenador que tiene al menos un disco duro, aunque a menudo son dos o más. Si integras el NAS en tu red doméstica o de oficina, este crea regularmente una copia de seguridad de datos idéntica en varios discos duros: si un disco duro falla, sigue habiendo al menos otra copia de seguridad disponible. La mayor ventaja de utilizar un dispositivo de almacenamiento en red para el respaldo y la recuperación de los datos en comparación con un disco duro no es solo la mayor fiabilidad (ya que realiza múltiples copias), sino también su mayor velocidad de escritura y su mayor capacidad. Además, muchos dispositivos de almacenamiento en red ofrecen funciones adicionales, como el streaming de música y vídeo o el envío de correos electrónicos a través de un servidor web.

Aunque suene anticuado, las cintas magnéticas siguen siendo un medio de almacenamiento interesante para las empresas. Las cintas magnéticas, que suelen venir en formato casete, tienen una capacidad de almacenamiento casi inigualable y se consideran extremadamente duraderas, por lo que son una opción muy útil para grandes cantidades de datos y para archivar a largo plazo. Sin embargo, para conservar la copia de seguridad de los datos en este formato, los casetes se deben almacenar lejos de los campos magnéticos, en un lugar seco y sin polvo.

Como copiar los datos con este medio lleva un tiempo relativamente largo (velocidad de escritura lenta) y se necesita un dispositivo de grabación especial (pletina de casete), las cintas magnéticas normalmente solo son una opción apropiada para las empresas que ya disponen de estos dispositivos y de las cintas correspondientes. Comprarlas es una decisión que se debe sopesar bien, ya que el mercado es relativamente pequeño y los costes son altos.

Existen diversas opciones para realizar copias de seguridad de los datos, que difieren sobre todo en la velocidad de la copia de seguridad, los costes y las capacidades. Para uso privado, la nube, los discos duros externos y las memorias USB son los medios más utilizados. Las pequeñas y medianas empresas pueden considerar (adicionalmente) el almacenamiento en red, así como las cintas magnéticas.

Para hacer la elección correcta, hazte las siguientes preguntas:

• ¿Qué infraestructura tenemos ya? Si ya tienes un disco duro externo o tu empresa aún tiene cintas magnéticas, no hay motivos para no utilizar este formato (adicionalmente a otro).
• ¿Cuál es la cantidad de datos de la que hay que hacer una copia de seguridad? Dependiendo de tus necesidades de almacenamiento, debes elegir el tamaño correspondiente. Una solución escalable en la nube es especialmente adecuada para grandes cantidades de datos.
• ¿Para cuántos dispositivos/usuarios deben realizarse copias de seguridad de los datos? Sobre todo entre los usuarios privados, la cantidad de dispositivos es un factor importante. Las soluciones en la nube de precio más bajo suelen tener un límite de dispositivos finales conectados.
• ¿Qué nivel de seguridad debe tener? Los datos corporativos, en particular, deben estar siempre cifrados y protegidos de acuerdo con la normativa de protección de datos. La georredundancia (es decir, la duplicación en el almacenamiento en diferentes ubicaciones) se debe tener en cuenta a la hora de elegir una solución.
• ¿Cuál es el presupuesto? Cada solución tiene precios diferentes. En el caso de soluciones de hardware internas, normalmente hay que contar con mayores costes de adquisición, mientras que las ofertas en la nube implican desembolsos periódicos.

Esto nos lleva directamente al último y muy importante tema de cómo realizar una copia de seguridad de los datos de forma correcta y segura. Recuerda los siguientes consejos a la hora de hacer una copia de seguridad de los datos:

1. Sigue la regla del 3-2-1 para las copias de seguridad: haz tres copias, en dos lugares distintos, uno de ellos fuera de tus instalaciones.
2. Guarda solo tus datos más esenciales: elimina las versiones y los registros de datos duplicados antes de realizar la copia de seguridad, así como los programas y documentos que puedas volver a descargar de otra parte en cualquier momento.
3. Utiliza solo soportes de una sola escritura o almacena copias protegidas contra escritura de documentos para no sobrescribir el contenido accidentalmente cuando se vuelvan a hacer copias de seguridad de los datos.
4. No almacenes los datos en formatos “exóticos”. Como los formatos cambian con el tiempo, y también porque a veces los programas dejan de ser compatibles con ciertos tipos de archivo, guarda siempre los datos en formatos estándar. Entre ellos se incluyen, por ejemplo, PDF, JPG, MPEG, UDF, etc.
5. Si almacenas datos cifrados, recuerda guardar las contraseñas en un formato duradero y seguro.
6. Establece un nombre único (incluyendo la fecha) para las copias de seguridad, de modo que puedas encontrarlas rápidamente en cualquier momento.
7. Después de realizar una copia de seguridad de tus datos, comprueba que todos los archivos se hayan copiado correcta y completamente.
8. En caso necesario, revisa regularmente el funcionamiento de los soportes de almacenamiento y sustitúyelos si es necesario.