Contenido y estructura del plan de negocios

El plan de negocios es la base para construir con éxito una empresa. Se trata de un documento que sigue una estructura determinada y aborda temas concretos. ¿Cuál es el contenido de un plan de negocios y cuáles son sus componentes?

Quienes constituyen una empresa tienen una gran cantidad de cuestiones que resolver. Para poder hacer frente a todas estas tareas es absolutamente necesario elaborar un plan de negocios por escrito, pero ¿cuál es exactamente la función de un plan de negocios?

En la constitución de cualquier empresa, la fase inicial está marcada por una constante inquietud. Después de todo, los fundadores tienen que tomar una gran cantidad de decisiones y los cambios de última hora están a la orden del día. Al mismo tiempo, la dirección de la empresa tiene que ocuparse de gestionar recursos limitados y escasos. Un plan de negocios es la manera correcta de contrarrestar este ritmo frenético, proporcionando estructura y orden al día a día de los negocios. El plan de negocios determina la ruta que ha de seguirse, marcando, en definitiva, cuál será la dirección estratégica.

Además, el plan de negocios ayuda con la planificación del tiempo, lo que contribuye a mantener un orden y una estructura. Los fundadores pueden ver qué medidas deben tomarse en cada momento.

Uno de los puntos más importantes del plan de negocios es la definición de metas, determinante tanto desde un punto de vista de eficiencia económica como desde una perspectiva estratégica y organizativa. La dirección debe comprobar periódicamente si los resultados obtenidos se ajustan a los objetivos marcados. De esta forma podrá saberse qué medidas contribuyeron a alcanzar los objetivos y cuáles han sido las causas de los fallos.

El plan de negocios también juega un papel importante en la búsqueda de inversores potenciales. Para conseguir préstamos e inversiones es imprescindible contar con un plan de negocios detallado que, a través de diversas ideas y conceptos, motive a los patrocinadores a hacer la inversión.

Dada la versatilidad y la amplitud de un plan de negocios, el público objetivo puede variar mucho de uno a otro. Esta audiencia se puede encontrar tanto dentro de la empresa como fuera de ella. Los públicos objetivos más importantes de un plan de negocios son:

• Fundadores o dirección
• Ejecutivos y empleados
• Prestamistas, bancos
• Inversores, patrocinadores y accionistas
• Organismos o autoridades públicas

El contenido y la estructura de un plan de negocios son factores decisivos para garantizar el éxito. Las ideas y los conceptos que se presentan deben hacer referencia a cada una de las áreas clave de la empresa y ofrecer respuestas claras a las preguntas que pudieran plantearse. Debido al exhaustivo contenido de un plan de negocios, este debe dividirse en dos partes: una cualitativa y otra cuantitativa. Estas constituyen la base de la correcta estructura de un plan de negocios.

Esta sección contiene toda la información que no puede ser formulada en cifras concretas. Esto se aplica, por ejemplo, a cuestiones organizativas o a la orientación de las estrategias económicas. En la parte cualitativa del plan de negocios se tratarán en particular los siguientes puntos:

• Objetivo de la empresa: ¿cuál es el objetivo de la dirección y qué objetivos estratégicos hay que alcanzar en el camino?
• Dirección: ¿quién es el jefe de la empresa?, ¿qué cualificaciones y habilidades tienen los fundadores?, ¿la gerencia ya ha tenido experiencia con su propia empresa en el pasado?
• Forma jurídica: ¿cuál es la forma jurídica de la empresa?, ¿de dónde procede el capital social?
• Productos y servicios: ¿qué productos o servicios ofrece la empresa?, ¿qué son los proveedores del servicio universal?
• Público objetivo: ¿a quién quiere llegar la empresa con sus productos y servicios?
• Producción: ¿qué materiales y compras se requieren para fabricar un producto?
• Planificación de personal: ¿cuántos empleados deberían trabajar en la empresa?, ¿cuál es la distribución exacta entre los distintos departamentos?
• Marketing y publicidad: ¿qué medidas publicitarias deben utilizarse?, ¿cómo se pretende aumentar la popularidad de la empresa y construir una imagen positiva?
• Estructura: ¿cómo es la organización y la estructura de la empresa?

Después de que los fundadores hayan tratado en detalle y cuidadosamente los contenidos cualitativos del plan de negocios, la segunda parte hace referencia a los contenidos cuantitativos, que pueden registrarse en cifras concretas:

• Inversiones: ¿qué inversiones se requieren?, ¿cuándo deben realizarse las inversiones?, ¿cuáles son los gastos?, ¿cuándo se pagan los gastos?
• Gastos de constitución: ¿cuáles son los gastos de constitución oficial de la empresa (por ejemplo, honorarios de abogados)?
• Necesidad de capital: ¿cuánto capital tiene la empresa?, y ¿en qué áreas debe gastarse el dinero?
• Financiación: ¿de dónde procede el dinero para los gastos previstos?, y ¿qué costes adicionales pueden venir aparejados?
• Liquidez: ¿qué garantiza que la empresa puede pagar sus facturas en todo momento?, ¿cómo podrá mantenerse la liquidez a largo plazo?
• Facturación: ¿en qué momento y en qué cantidad se logran las ventas?, ¿cómo se incrementarán gradualmente los ingresos?
• Ganancias: ¿cuáles serán las ganancias?, ¿qué inversiones se deben hacer con los beneficios?
• Balance: ¿cómo influyen las diferentes cifras en el balance de la empresa?, ¿cuáles son los activos y pasivos?

El plan de negocios debe prepararse siempre siguiendo un hilo conductor, sus páginas tienen que estar numeradas y su estructura debe ser clara.

Como muchos otros documentos, un plan de negocios comienza con una portada. En ella debe indicarse el título del plan de negocios, la fecha, el nombre y el sector de la empresa. Además, debe crearse un índice de contenidos que ofrezca al lector orientación y acceso directo al capítulo deseado.

El índice de contenidos va seguido de un resumen en el que se incluirán los puntos más importantes del plan de negocios, proporcionando al hipotético inversor una buena visión general del plan, sin profundizar en otro tipo de detalles. El resumen debe incluir información sobre el fundador de la empresa, los productos y servicios, la forma jurídica, el mercado y la distribución, así como sobre los requisitos financieros y el plan de financiación –de vital importancia para los inversores– al igual que el momento de la constitución.

A continuación se incluirá un curriculum vitae tabular que incluirá las cualificaciones, las competencias y el pasado profesional de los fundadores. En aquellos casos en los que sean varias las personas que inician el negocio, se necesitarán varios currículums.

Cada empresa tiene una forma jurídica específica. En general, se pueden distinguir cuatro formas jurídicas diferentes: empresa unipersonal, sociedad limitada, sociedad anónima y sociedad colectiva.

Probablemente la forma jurídica más simple y que requiere menos esfuerzo en términos organizativos es la empresa unipersonal. En este caso, el fundador asume la responsabilidad total y exclusiva. Por un lado, esto presenta la desventaja de que el fundador tiene que responder ante las posibles pérdidas con todos sus activos privados. Por otro lado, puede quedarse con los beneficios para sí mismo.

Aquí los fundadores indican el lugar donde fundaron su empresa. También deberá incluirse más información relativa a la ubicación, tal como el número de clientes y competidores que existen en el área de ventas. Al fundar una empresa, lo ideal sería conseguir una ubicación que estuviera, a ser posible, en el centro del área objetivo. Esto evitaría a los potenciales clientes largos viajes y permitiría a la empresa crecer más rápido, al servir a más clientes en menos tiempo.

En esta sección se incluyen todos los productos y servicios que la empresa ofrecerá, siendo de vital importancia hacer énfasis en la característica diferenciadora de nuestro producto o servicio. También debería responderse, por ejemplo, a la cuestión de por qué los clientes deberían comprar en esta empresa y no en otra.

Solo si el público objetivo es conocido, la empresa puede aumentar su nivel de popularidad y vender con éxito productos y servicios. Los emprendedores deben abordar los siguientes puntos para definir cuál es su público objetivo:

¿Los compradores de los productos son clientes industriales y comerciales o particulares? ¿Se venden los productos directamente o se prestan servicios al sector público?

¿En qué extensión geográfica debe operar la empresa? ¿Se centrará en el mercado regional con posibles productos regionales o abarcará todo el mercado nacional? ¿Vende la empresa bienes y servicios en toda Europa o en todo el mundo?

¿Las agencias o distribuidores mixtos comercian con productos similares? ¿Hay un contacto directo entre el distribuidor y el cliente?

¿Quién decide en el público objetivo, si los productos de la empresa se comprarán? La decisión puede ser de los directivos de otra empresa, de la dirección comercial o de un consumidor individual.

¿Hay fluctuaciones estacionales o influencias periódicas? ¿Existen ciertas barreras de entrada en el mercado que dificulten llegar al grupo objetivo desde el principio?

Para un plan de negocios, los fundadores de una empresa necesitan tiempo y paciencia. Deben también ceñirse al cumplimiento de ciertos requisitos porque, de lo contrario, habrá errores en el plan que, inevitablemente, disuadirán a los inversores.

Básicamente, es crucial para el éxito a largo plazo de la empresa que el fundador se esfuerce por su idea y que la respalde al cien por cien. Esta convicción tendrá, sin duda, un efecto positivo en las negociaciones con inversores y patrocinadores. Si no presentas bien tu plan de negocios, será difícil que tu idea sea aceptada. Otros errores que dificultan el éxito del plan de negocios son:

• No tener un concepto: si el concepto no se desarrolla en base a una estructura y organización claras, será difícil para cualquier emprendedor convencer a los posibles inversores acerca de su idea de negocio, por muy buena que esta sea.
• Falta de conocimiento sobre la industria: solo aquellos que conocen el mercado en el que operan con su empresa pueden desarrollar su negocio con éxito y adaptarse rápidamente a los cambios. Por consiguiente, el plan de negocios también debe centrarse en cuál será la competencia.
• Ingenuidad: mucha gente se toma demasiado a la ligera la creación de una empresa. Cualquier persona que elabore un plan de negocios debe considerar cuidadosamente qué capítulos del plan de negocios son de especial interés para los inversores. Creer que después de la dificultad de constituir un negocio, todo funcionará por sí solo, conduce tarde o temprano a la desilusión.
• Errores ortográficos y gramaticales: si el plan de negocios contiene diversos errores gramaticales y ortográficos, se dará una impresión tremendamente negativa a los inversores. Aquellos que redacten un plan de negocios deberán repasarlo varias veces y dejarlo en manos de otros para que lo revisen.
• Gestión de tiempo incorrecta o deficiente: un plan de negocios debe ser preciso en cada detalle, lo que hace que la gestión adecuada del tiempo sea aún más importante. Siempre debe haber tiempo suficiente para investigar, escribir y corregir. En última instancia, las secciones individuales requieren más tiempo del que se pensaba inicialmente. Por lo tanto, es aconsejable disponer de un gran margen.
• Lejos de la realidad: además de los aspectos positivos e ideas que conlleva la constitución de una empresa, siempre se deben tener en cuenta las debilidades y dificultades del plan. Solo aquellos que son realistas y que trabajan con sensatez en su objetivo pueden ir eliminando posibles errores comunes que son perfectamente normales y obtener resultados positivos de ellos.

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