Escribir un albarán: por qué y cómo hacerlo

Cuando se entregan mercancías a los clientes es recomendable emitir el albarán de entrega correspondiente y adjuntarlo al envío. El uso de la nota de entrega no es obligatorio, pero es un servicio muy apreciado por parte de los clientes. Gracias a él, el destinatario puede conocer qué artículos forman parte del envío, si el pedido se entrega de forma íntegra o si ha habido algún tipo de irregularidad entre el volumen de entrega y el albarán.

Un albarán o nota de entrega (también llamado carta de porte u hoja de ruta) es un documento en el que se especifica la mercancía o los productos que se envían. Este albarán de entrega se adjunta en los envíos y, desde un punto de vista jurídico, adquiere la condición de carta comercial.

En cuanto a su funcionalidad, por un lado ofrece a los clientes una visión general sobre los productos entregados, facilitando cotejar los artículos que se entregaron y los que se pidieron. Por el otro, con el albarán los proveedores pueden confirmar que la entrega se ha llevado a cabo con éxito y pueden utilizarlo como plantilla para la factura. Cabe destacar que la nota de entrega ejerce de comprobante cuando el destinatario confirma que se haya en su posesión.

En cuanto un cliente hace un encargo, es recomendable que se envíe con la mayor celeridad posible. Si tu empresa emite un albarán de entrega para ello, disfrutas de las siguientes ventajas: el escrito da la posibilidad de usarse como lista de verificación y, por lo tanto, puede actuar como comprobante de las entregas efectuadas, tal y como se ha indicado anteriormente. De ahí se desprende que este documento se erija como un servicio valorado positivamente por muchos clientes.

Aunque sepas como hacer un albarán, no debes olvidar que las mercancías indicadas estén efectivamente incluidas en el pedido. Además, todos los artículos especificados en la hoja de ruta deben aparecer en la factura, la cual puede enviarse junto al albarán como parte de la entrega o por separado.

En la nota de entrega también puede comunicarse el diseño corporativo, lo que se consigue presentándolo de una manera atractiva, incluyendo el logotipo de la empresa, así como recurriendo a elementos de diseños y colores propios, con lo que se puede reforzar el valor de reconocimiento de la marca por parte de los clientes.

Se recomienda utilizar el presupuesto o la confirmación del pedido, previamente elaborados, como modelos para redactar el albarán de entrega. En principio, una nota de entrega guarda algunas similitudes con una factura en lo que respecta a la entrega de mercancías, puesto que ambos documentos recogen las listas de los productos suministrados y contienen los datos formales que suelen aparecer en las cartas comerciales (nombre y dirección empresarial tanto de la parte emisora como del cliente, fecha, etc.). Sin embargo, a diferencia de las facturas, en los albaranes no se indican los precios de los artículos, de modo que no pueden reemplazar a las facturas, cuya emisión sí resulta obligatoria.

La estructura de un albarán es muy simple. En el título se puede indicar la naturaleza del documento seguida del número de la oferta o de la nota de entrega, lo que servirá para llevar un control más preciso de las ventas. Ya en el cuerpo del mismo se hace una descripción del pedido y se especifica la lista de los productos incluidos en el envío. Tradicionalmente, también se incluyen los datos identificativos tanto del comprador como del vendedor, es decir, el NIF, la dirección o el teléfono, así como la fecha y lugar de entrega de la mercancía y un espacio para la firma del receptor. De manera adicional, también se puede incluir una copia que certifique la recepción del envío.

Hoy es cada vez más común el envío de albaranes de entrega por correo electrónico simultáneamente al envío de la mercancía. Puesto que, a diferencia de la mercancía, el destinatario recibe el correo electrónico de manera inmediata, esto le sirve de recordatorio de la entrega por llegar, proporcionando al mismo tiempo una visión aproximada sobre el pedido –una ventaja, sobre todo en el caso de entregas muy voluminosas.  

En los albaranes digitales no se necesita reservar un espacio para la firma de los clientes.

Finalmente, cabe mencionar que el contenido de este tipo de documentos no está expresamente delimitado por ley y, por lo tanto, no hay datos de inclusión obligatoria. A pesar de ello, sí existen datos estándares como los siguientes:

• Nombre y dirección tanto de tu empresa como del destinatario (incluido el número de la factura y la dirección de entrega en caso de que haya alguna diferencia)
• Fecha de emisión del albarán
• Número de pedido/Nombre del trabajo realizado
• Lista de la mercancía incluida en el envío (descripción y cantidad de productos)
• Artículos pendientes en caso de que los haya

Como ocurre con otras cartas comerciales, se recomienda tener a mano un modelo de albarán de entrega para tu empresa que puedas utilizar para realizar tus envíos. Si todavía no tienes una plantilla de albarán de entrega, puedes recurrir a nuestra plantilla para crear albaranes tanto para Microsoft Word como para Excel, con la que puedes crear tus propias hojas de ruta de manera sencilla y gratuita.

Mientras que a efectos fiscales o mercantiles no es obligatorio enviar albaranes, sí existe obligación de almacenarlos (o al menos una copia de ellos) cuando estos se asocien con facturas. En términos legales, el período de conservación de documentos oficiales asciende a 6 años y, en estos casos, la normativa jurídica correspondiente señala que tanto los albaranes como las facturas a las que estos hacen referencia tienen que conservarse obligatoriamente.

Es conveniente hacer dos copias del albarán: una de ellas es la que se envía al cliente para que la firme en caso necesario y que el distribuidor archiva y la otra es la que conserva el cliente. En el caso de los albaranes que requieren la firma del receptor se ha demostrado conveniente hacer tres copias. Con la primera el transportista acredita que ha recibido la mercancía, con la segunda prueba que ha hecho la entrega y la tercera se entrega al cliente que recibe el pedido.

Adicionalmente, además de la información expuesta anteriormente, existen dos tipos de albaranes en función de los datos que contengan. Se puede hablar, así, de albaranes valorados, que sustituyen a las facturas y que, por ello, contienen datos como la descripción, los precios de los productos y el importe total del pedido, pero también de albaranes sin valorar, que no son documentos sustitutivos de las facturas y, por tanto, las acompañan. En este caso solo contienen información relativa a la descripción y cantidad de la mercancía, pero no incluyen los precios.

Hoy en día, sin embargo, cada vez se tiende más al uso del albarán de entrega digital, con lo que se puede acceder a los mismos de manera sencilla a través de dispositivos móviles. Para confirmar la entrega de los productos, el receptor tan solo tiene que firmar en el dispositivo habilitado para ello, tras lo que puede percibir una copia en papel del documento acreditativo de la mercancía. Los albaranes digitales se pueden almacenar de manera sencilla en el ordenador y, así, se puede acceder a ellos en cualquier momento.