Cómo hacer un presupuesto: consejos para presentar tu oferta

La forma mediante la que muchas empresas generan ingresos es llevando a cabo encargos o proyectos. Para estas empresas, presentar una oferta comercial (presupuesto) constituye la forma de responder a una solicitud por parte de un cliente potencial o de atraer la atención de un mercado potencial sobre su actividad. Cuando se elabora un presupuesto por escrito hay que tener en cuenta ciertos requisitos, pues este documento es el que fundamenta la relación comercial entre el cliente y la empresa prestadora de servicios.

La decisión a favor o en contra de la oferta presentada suele depender de la relación entre la prestación y el precio, pero la empresa puede mejorar considerablemente su posición de partida teniendo en cuenta los siguientes consejos a propósito del contenido, de la estructuración de las partes que lo conforman y de la redacción en sí del concepto. Y es que un presupuesto preciso y bien estructurado denota profesionalidad y aumenta las probabilidades de que el cliente acepte el paquete de prestaciones que se ofrece.

La elaboración de presupuestos guarda relación con las ventas y con la adquisición de clientes, por lo que forma parte del día a día de un gran número de empresas, incluidos los autónomos y los trabajadores freelance. Es de esta forma como, en definitiva, se garantiza la entrada de pedidos y de ingresos. Esto conlleva la necesidad de ocuparse de este tema con la mayor profesionalidad posible. Presentar una oferta comercial por escrito es una forma de asegurarla legalmente pues, a diferencia de lo que ocurre en un acuerdo oral, ambas partes pueden recurrir siempre a lo fijado sobre el papel. Este acuerdo por escrito con que se presenta la oferta y la compensación esperada debe incluir la totalidad de datos, prestaciones y costes relevantes para el proyecto o la transacción, pues una oferta sirve también de fundamento para la factura final y para el contrato entre el cliente y el vendedor. Este contrato se cierra en el momento en que un cliente acepta la oferta en el plazo asignado para ello, ordena un pedido y la empresa le presenta una confirmación de pedido. La aceptación de una oferta por parte del cliente es legalmente vinculante y, si queda fijada por escrito, constituye un documento al cual pueden referirse ambas partes en cualquier momento. Solo en contadas excepciones, como podría ocurrir si el cliente la aceptara fuera de plazo, si realizara un pedido que se sale del pacto acordado o porque hiciera uso del derecho de revocación, una oferta pierde validez legal. Esto hace conveniente examinar con atención la versión definitiva del texto, sobre todo en cuanto al precio final o en cuanto al volumen o a la fecha de entrega. Aun así, es posible incluir en el escrito alguna cláusula de exención que declare ciertos componentes como no vinculantes, p. ej., con expresiones como “sin compromiso”, “precio sujeto a variaciones” o “hasta agotar existencias”, si bien es cierto que algunos tribunales han declarado inválidas estas cláusulas exonerativas en determinados contextos. En consecuencia, conviene hacer uso de ellas solo si es estrictamente necesario.

Cuando se proyecta presentar una oferta es necesario hablar previamente con el cliente potencial para conocer sus necesidades de primera mano. A menudo es mucho más eficaz acordar oralmente las condiciones de la oferta que hacerlo por la vía escrita, así como una simple conversación también facilita entender los deseos del cliente. Para ello puede resultar de ayuda echar un vistazo al customer journey del cliente hasta el momento.

Discutir oralmente los detalles de la oferta con un cliente potencial acerca de alguna manera el momento de cerrar el contrato, pues revela el interés real del cliente por la oferta. Para aumentar su valor a los ojos del cliente y así también las opciones de conseguir un pedido es recomendable hablar tan detalladamente como sea posible de sus deseos y propósitos. ¿Qué beneficio obtiene el cliente de la oferta? ¿Qué producto o qué prestación es la más ajustada a sus necesidades? También juegan un papel determinante las condiciones del comprador. Conviene conocer cuál es su margen financiero y temporal para la oferta, pues solo así es posible presentar un presupuesto ajustado y atractivo en el cual convencer con argumentos sólidos al interlocutor de que aceptar esta oferta es la decisión correcta.

Acordados los términos y los detalles de la oferta, a continuación puede resultar útil hacer un resumen en el que queden plasmados todos los aspectos relevantes del encargo y que al mismo tiempo sirva de apoyo para estructurar de forma coherente el documento. Estas preguntas pueden servir de orientación:

• ¿Para qué necesita el cliente la mercancía o el servicio? ¿Qué objetivos persigue con su contratación?
• ¿Cuáles de las ventajas que desmarcan a la empresa de entre la competencia se pueden presentar al cliente?
• ¿Durante qué periodo de tiempo el cliente puede utilizar o aceptar un producto o un servicio?
• ¿Se prevé la aparición de gastos adicionales?
• ¿Cómo se debería facturar: con un importe total, por horas o en función de la consecución de ciertos objetivos durante la realización del proyecto?

Una vez se tiene un borrador inicial en el que hemos respondido algunas cuestiones clave, podemos comenzar con la redacción del presupuesto en sí.

Antes que nada se trata de fijar la estructura formal del escrito. A la cabeza de una oferta comercial se sitúa el logo corporativo, que se coloca en un lugar preeminente pues, como parte del diseño corporativo global, constituye la marca visible de la empresa.

Un presupuesto ha de incluir las formalidades propias de cualquier documento comercial. En primer lugar se detallan los datos de la empresa o el prestador de servicios: nombre o razón social, NIF o CIF, domicilio fiscal y otros datos de contacto (teléfono, correo electrónico). A continuación, los datos del cliente, el NIF y el domicilio. Es importante indicar el número y la fecha del presupuesto, la fecha de entrega, el número del cliente y la persona de contacto en la empresa. También son importantes la fecha y el lugar en que se redacta el presupuesto.

En el título se ha de nombrar de forma precisa el objeto del presupuesto. Un presupuesto es la carta de presentación de cualquier profesional que preste un servicio u ofrezca una mercancía, así que es conveniente dar una impresión de profesionalidad y capacidad. A la hora de redactar el concepto, esto significa ser lo más conciso posible y estructurar el texto en párrafos breves (no más de cuatro líneas). Es aquí donde se describen los servicios que se ofrecen al cliente y se enumeran las prestaciones y las fechas acordadas, detallando las unidades de cada elemento que compone el concepto, las horas de trabajo, los materiales utilizados, etc., y sus precios, por unidad, por grupos de unidades y en total.

Para permitir al cliente hacerse una idea más clara de la oferta se desglosa el precio total en el precio sin impuestos, pero habría que nombrar también qué impuestos se aplican y los gastos de envío, si los hubiera. Es conveniente fijar una fecha límite para aceptar el presupuesto, de forma que se determine el plazo de validez de las condiciones descritas.

Lo ideal sería que el presupuesto tuviera una longitud de una página, pero no siempre es posible. En esos casos se adjunta un documento extra en el que se aclaran aún más detalles de la oferta.

Lo habitual es introducir el texto describiendo las ventajas que tiene la oferta para el cliente con el fin de convencerlo de que el encargo está en las mejores manos posibles. Intenta encontrar al menos un aspecto que diferencie a tu oferta de todas las demás. En el caso de bienes tangibles se puede hacer hincapié en el valor de los materiales y cómo están trabajados o en la posibilidad de su realización a medida. Si se trata de servicios siempre es posible destacar la gestión extraordinaria del proyecto por parte del prestador o la disponibilidad total del servicio de atención al cliente.

Si se cuenta con referencias u opiniones de clientes que fundamenten la calidad del servicio que se presta pueden incluirse en el texto, acompañadas del nombre de la empresa o de la persona y de su posición en ella, pero hay que evitar la tentación de alabar las propias virtudes desmesuradamente. La función de estos ejemplos es mostrar a tu futuro cliente que otros ya se han beneficiado de tu saber hacer.

Hay que seleccionar argumentos de peso para convencer a nuestro interlocutor de las bondades de la oferta. Para ello hay que detenerse en las necesidades personales del cliente, evitando caer en el lenguaje especializado, pues el texto ha de ser fácil de entender en todo momento. Las repeticiones también son un obstáculo para la comprensión, así como alargan innecesariamente el texto y dan una impresión de poca competencia o de escasa dedicación.

Como decíamos, un presupuesto es como una carta de presentación, especialmente para los trabajadores autónomos, que con él han de mostrarse como las personas más adecuadas para llevar a cabo un trabajo. Para dar impresión de profesionalidad, hay ciertos elementos que se deben incluir de forma exacta:

• Denominar de forma precisa el objeto del presupuesto: las mercancías y los servicios que se presentan en la oferta, así como la fecha límite para aceptarla, se han de nombrar tan exactamente como sea posible para evitar cualquier tipo de malentendido.
   
• Precio, cantidad y periodo de validez de las prestaciones: no siempre es posible cuantificar exactamente el tiempo previsto de trabajo y los costes de producción con antelación. En estos casos puede que lo más conveniente sea acordar un precio por hora. Cuando se ofrece algún tipo de descuento, un detalle que siempre se refleja de forma positiva en la percepción del cliente, también hay que fijarlo en el presupuesto. Lo mismo vale para los posibles gastos adicionales que puedan generarse.
   
• Plazos de producción y de entrega: cuando esta información no se puede precisar de antemano porque se trata de un proyecto a largo plazo es mejor acordar las condiciones directamente con el cliente.
   
• Gastos de entrega y embalaje: al detallar los gastos de envío hay que incluir todos los costes que se puedan derivar, así como el tipo de envío (urgente, normal, etc.).
   
• Dietas: los eventuales gastos de desplazamiento o pernoctación por asistir a reuniones con los clientes también se fijan en un presupuesto.
   
• Condiciones de pago: es conveniente dejar constancia de cómo y cuándo se ha de efectuar el pago. En el caso de proyectos de larga duración es habitual fijar un pago por fases.
   
• Términos y condiciones generales de uso y jurisdicción competente: si la empresa dispone de términos y condiciones generales también se añaden al presupuesto, así como también se hace referencia de forma diferenciada a aquellas condiciones de uso especialmente relevantes para los clientes. La autoridad jurídica competente se incluye para el caso en que se llegase a una disputa legal con el cliente.
   
• Lugar de ejecución, reserva de la propiedad, derechos de uso del producto final: define claramente donde se va a llevar a cabo el encargo y en qué momento pasa a ser propiedad del cliente (a menudo tras el pago del importe completo). También ha de quedar escrito si la empresa quiere reservarse determinados derechos de uso sobre el producto final.
   
• Procedimiento a seguir en caso de entrega defectuosa o de complicaciones en el envío, en la recepción o en el pago: de aparición más frecuente do que se cree, los problemas pueden sucederse muy rápidamente. Una manera de evitar conflictos es fijando en la oferta ciertas cláusulas donde se determine, previo acuerdo de ambas partes, el procedimiento a seguir en estos casos.

Si bien elaborar un presupuesto bien fundamentado requiere algo de tiempo, el esfuerzo vale la pena. Dado que formal y estructuralmente las ofertas siguen un esquema parecido, este documento puede volver a ser utilizado como modelo para otras ofertas futuras. Los trabajadores de la empresa disponen así de un ejemplo de presupuesto que contiene todo lo requerido en forma y contenido, que solo habría que personalizar para cada caso particular. Otra opción, con la cual se ahorra trabajo y tiempo, es recurrir a la web y descargarse alguna de las múltiples plantillas disponibles. Nuestra guía también ofrece un ejemplo de presupuesto que puedes descargarte gratuitamente tanto para MS Word como para Excel.

Aun cuando una oferta comercial ha de mantenerse dentro de lo razonablemente legible, hay ciertos aspectos de forma y contenido obligatorios que han de tenerse en cuenta. A continuación resumimos los más importantes en esta lista de tareas que puedes utilizar como guía:

• Infórmate lo más ampliamente posible sobre los deseos y las condiciones del cliente.
• Destaca los beneficios de tu oferta y las ventajas de tu servicio respecto a la competencia.
• El texto de una oferta comercial debería ser fácilmente comprensible y no demasiado extenso, aunque sin subestimar aspectos centrales.
• Utiliza una locución personal para dirigirte a tu cliente en potencia.
• Indica el precio de la oferta con y sin IVA.
• Establece un límite temporal para la aceptación de la oferta.
• Revisa exhaustivamente toda la información, todas las alusiones y todos los datos que aportas sobre la empresa y las prestaciones que se presentan en la oferta para evitar errores dramáticos.

A la hora de presentar una propuesta comercial hay que contar con el tiempo de preparación que requiere hacer un presupuesto, tiempo que influye en la mayor o menor rapidez con que se reacciona a la solicitud del cliente. Cuanto antes se responda a su petición más opciones se tienen de obtener su aprobación. Enviar una oferta al cliente en un plazo de 24 horas puede significar la diferencia entre ser aceptado o rechazado.

Una vez enviado el presupuesto, se otorga al cliente un margen de tiempo razonable para que lo considere y tome su decisión. Si pasado este plazo no se recibe ninguna respuesta, sería conveniente retomar el contacto. ¿Cuál sería el plazo adecuado sin parecer desesperado? En general depende del encargo, pero valga un plazo de una a dos semanas como orientación.

Si el cliente rechaza la oferta aún es posible informarse sobre los motivos, porque junto a los de tipo económico, que son los más habituales, también hay otros factores que podrían haber jugado un rol. No obstante, no siempre el interlocutor va a querer confiar por qué se decantó por otra oferta, así que quizá podría ser una opción dejar que un experto independiente revise la oferta, con el fin de dar con aquellos aspectos mejorables en vista de proyectos futuros.

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