El cierre contable: la salud de tu pyme a examen

Cuando se va acercando el final del año, los contables se preparan para su gran día, y no hablamos de san Silvestre. Al final del ejercicio, que generalmente es el 31 de diciembre para la mayor parte de empresas, el departamento de contabilidad se dispone a cerrar el ejercicio corriente y abrir el siguiente. El cierre contable sirve, así, para conocer si la empresa ha sufrido pérdidas u obtenido ganancias y para “poner el contador a cero”, por decirlo llanamente. ¿Qué significa cerrar las cuentas y cómo se hace? ¿Hay que prestar atención a algunos plazos oficiales? Sigue leyendo para obtener respuesta a estas y otras preguntas.

Con el cierre contable se cancelan todas las cuentas del ejercicio (cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción) y se trasladan los resultados al balance anual, incorporándolos al patrimonio si ha habido beneficios (como utilidades) o restándolos del patrimonio si ha habido pérdidas. Hasta aquí parece sencillo y la profesión de contable no tendría el estigma de ciencia oculta que se le atribuye. Efectivamente, hay diversas variables (amortizaciones, deudas, provisiones, etc.) que se han de tener en cuenta para que el paso de un ejercicio a otro no tergiverse los números. Hay que tener presente que el cierre contable es una herramienta clave para la planificación y la posterior toma de decisiones.

Para que los resultados de un ejercicio a otro sean comparables es fundamental que este proceso se realice de forma homogénea y en las mismas fechas dentro de los plazos que otorga la legislación. ¿Qué pasos han de seguirse para cerrar un ejercicio contable y qué plazos han de observarse?

Normalmente, todas las empresas cierran el ejercicio a fecha de 31 de diciembre. A partir de entonces, cuentan con:

• 3 meses (hasta el 31 de marzo del ejercicio siguiente) para formular las cuentas,
• 4 meses (hasta el 30 de abril) para legalizar los libros y
• 6 meses (hasta el 30 de junio) para celebrar Junta General y aprobar las cuentas anuales.

Aprobadas las cuentas, se depositan en el Registro Mercantil correspondiente durante el mes siguiente a la Junta (30 de julio). En los 15 días siguientes (plazo hasta el 14 de agosto) el registrador certifica si se han presentado los documentos exigidos por la ley y se publican en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME) las sociedades que han cumplido con sus obligaciones (los documentos depositados pueden consultarse públicamente).

El plazo para pagar el impuesto de sociedades concluye el 25 de julio para las empresas cuyo periodo impositivo coincide con el año natural y a los 25 días naturales tras los seis meses que siguen a la conclusión del periodo impositivo para las demás.

El cierre contable incluye una serie de acciones necesarias para obtener la cifra final de beneficios o pérdidas (antes de aplicar el impuesto de sociedades) fiel a la realidad. Como esta cifra depende de varios libros de cuentas y antes de obtenerla se han de localizar los posibles errores que se hayan cometido durante el ejercicio, como anotaciones de valores equivocados, cuentas erróneas u operaciones no documentadas, es necesario seguir unos pasos que pasamos a detallar a continuación.

Con el balance de comprobación de sumas y saldos se revisa si a lo largo del ejercicio se han trasladado correctamente los saldos del libro diario al Mayor. Se trata de comprobar precisamente que las cuentas cuadran. Al mismo tiempo, este balance proporciona una síntesis del libro Mayor, que junto con el balance de cierre, servirá para obtener una idea fiel del patrimonio de la empresa al momento de cierre.

Con la intención de preparar los libros para iniciar un ejercicio nuevo, un paso importante es reclasificar la parte de las deudas a largo plazo (aquellas que tengan un vencimiento de un año o menos) como deuda a corto plazo si se va a abonar en el ejercicio siguiente. Esto se hace cargando la cuenta (171) de deudas a largo plazo con entidades financieras a la cuenta (520) de deudas a corto plazo. Para ello se utilizan las tablas de amortización de préstamos que proporcionan las entidades bancarias y en las que se indican las cuotas y qué parte corresponde a amortización de la deuda y qué parte a intereses.

Las existencias (stocks) de una empresa son el conjunto de mercancías en su posesión que se encuentran en proceso de transformación para su explotación o aún no se han vendido. Este volumen de bienes, que forma parte del activo circulante de una empresa, sufre variaciones a lo largo de los doce meses de explotación del ejercicio, lo que modifica el resultado del ejercicio, de modo que, para obtener una idea veraz y actualizada de la situación en almacén a cierre, es necesario realizar un inventario de las existencias. Un criterio fundamental para ello es el estado de transformación de las mercancías.

El fin de este paso es que las cuentas como Mercaderías (610) o Materias primas (611) reflejen el valor de la mercancía a cierre y trasladar a la cuenta (129) Resultado del ejercicio solamente el importe de activos vendidos y, en el caso de materias primas y productos en proceso de elaboración, solo el consumo de los elementos que se pueden inventariar.

Comprobar el estado de las existencias permite a las empresas planificar mejor en función de su stock.

En este paso se comprueba que se han contabilizado y clasificado las partidas de inmovilizado correctamente (grupo 21 para el inmovilizado material y 20 para el inmaterial) y se han valorado las amortizaciones como corresponde. Para la gestión financiera es crucial dotar la amortización, lo que significa que se ha de imputar el gasto de la empresa en bienes de inversión (inmovilizado, permutas comerciales, terrenos, construcciones, amortizaciones de activos, deterioro del inmovilizado, etc.) teniendo siempre en cuenta las normas marcadas por el PGC para cada tipo de bien. En el caso de las amortizaciones, se crea una ficha para cada bien en la que conste su precio de adquisición, su coeficiente de amortización, su valor residual, las cuotas en cada ejercicio y su amortización acumulada. Esto ha de permitir revisar si se han dotado amortizaciones por encima del valor de coste del activo. También se han de observar los límites permitidos de amortización fiscal por si se producen diferencias temporarias entre el gasto contable y el deducible fiscalmente.

Las provisiones para riesgos y gastos son una especie de seguro financiero para las empresas. Reservando partidas para contingencias futuras, como la depreciación de activos, pero también gastos de viaje, etc., la contabilidad se ajusta a la realidad de la empresa y se evitan al mismo tiempo los problemas de no poder afrontar gastos que eran conocidos. El PGC permite aprovisionar para gastos futuros, aunque no se conozca el importe exacto o la fecha concreta, si bien ha de ser cierta, es decir, que no prevé las provisiones para riesgos indefinidos. Siguiendo el PGC, se trata de las cuentas 140 a 145.

En contabilidad, en base al principio del devengo, a cada ejercicio se le ha de imputar la parte de ingresos y gastos que corresponda en función del intercambio comercial, sin importar cuándo se produce realmente el ingreso o el desembolso. Esto hace que al final del ejercicio deban realizarse ajustes en el caso de gastos o ingresos que se extienden más allá del ejercicio, lo que se denomina periodificar gastos e ingresos. Las cuentas con posibles “incidencias” son las cuentas 6 y 7.

Realizados estos ajustes, tenemos el resultado antes de impuestos: son los ingresos contables menos los gastos contables según el PGC, es decir, el resultado contable. El resultado fiscal depende de los ajustes especificados en la Ley del Impuesto de Sociedades para calcular la base imponible:

base imponible = resultado contable +/- ajustes

Este asiento se hace el 31 de diciembre para que pueda reflejarse en la cuenta de resultados (pérdidas y ganancias) y en el balance de situación quede constancia de la obligación de pagarlo.

El impuesto de sociedades es el resultado de multiplicar el beneficio resultante por el tipo impositivo. La cantidad resultante se registra como gasto contable del ejercicio en la cuenta (630) Impuestos sobre Beneficios.

Sobre este resultado se aplican otras variables (diferencias permanentes, las diferencias temporales y las bases imponibles negativas de ejercicios anteriores) que resultan en la base imponible sobre la que se aplica el tipo de gravamen correspondiente según el art. 28 de la Ley del impuesto de sociedades que, en términos generales, es de un 35 %. Hay algunas excepciones: si en el año anterior la empresa ha tenido una cifra neta de negocios inferior a 8 000 000 euros, es de un 30 %, y las mutuas de seguros y los colegios profesionales tienen una excepción de un 25 %.

El último paso en el cierre contable se denomina regularización y consiste en determinar el resultado de la empresa en el ejercicio, trasladando los saldos de todas las cuentas de gestión (6 y 7) a la cuenta de resultados (129) Resultado del ejercicio, una vez hechos los ajustes. Esta cuenta puede presentar dos situaciones: tener saldo acreedor (beneficio) o saldo deudor (pérdida). Este saldo se refleja en el balance (patrimonio neto) sumando o restando. En caso que tenga saldo deudor, se cambiará de cuenta, pasando de la 129 a la (121) Resultados negativos de ejercicios anteriores porque con ella se iniciará el ejercicio siguiente (hoy en día cualquier programa informático lo realiza automáticamente). Sin embargo, esta pérdida se ha de invertir en algún momento (artículo 273.2 párrafo 2º del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital): “Si existieran pérdidas de ejercicios anteriores que hicieran que el valor del patrimonio neto fuera inferior a la cifra del capital social, el beneficio se destinará a la compensación de pérdidas”.

Si el saldo es acreedor se presenta una propuesta de distribución a la Junta de Accionistas que puede basarse en dos grandes grupos de destinatarios, la propia empresa por un lado (reservas) y los socios y accionistas (dividendos) por el otro, aunque también pueden incluirse a otros grupos de beneficiarios (trabajadores, fundadores, etc.).

Favor de tener en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.