Confirmación de pedido: cómo redactar una plantilla

Cuando un cliente acepta una oferta (parcial o completamente) está encargando al ofertante que entregue la mercancía o realice la prestación ofrecida y, aunque no existe una prescripción legal a propósito, es conveniente responder a este pedido con una confirmación por escrito desde muchos puntos de vista: además de resumir los detalles acordados en una conversación telefónica o de presentar los cambios que se hicieron en la oferta original, esta carta también sirve para hacer referencia explícita a los términos generales de uso de la compañía.

Con una confirmación de pedido los clientes obtienen al mismo tiempo un resumen de las prestaciones y la oportunidad de aclarar a tiempo posibles malentendidos. El comerciante, por su parte, queda obligado con ella a prestar el servicio acordado bajo las condiciones que se han fijado. Es por esto que es tan importante redactar este documento de forma apropiada y legalmente segura y que contenga toda la información relevante para la orden. Una forma sencilla (y generalmente gratuita) de hacerlo es utilizando plantillas habitualmente disponibles en formato Word y Excel.

No solo por estos motivos mencionados arriba deberían incluir todas las empresas la confirmación de pedido en su rutina profesional. Una ventaja adicional es precisamente su utilidad en el caso hipotético de disputa judicial, para lo cual ha de estar libre de mácula. Al contrario de lo que parece, para su creación no hace falta adquirir un software especializado o titularse en derecho, ya que los programas de edición de texto y de hojas de cálculo más extendidos ya ofrecen las funciones y herramientas precisas para crear una confirmación de pedido e imprimirla para enviarla como correo postal o convertirla en PDF para enviarla por correo electrónico.

Lo más habitual para evitar la redacción de una nueva carta con cada pedido, es diseñar un ejemplo de carta de confirmación con Word o Excel o recurrir a un modelo ya elaborado. Estos últimos cuentan con la ventaja de incluir de partida los componentes imprescindibles, que a veces incluyen datos “comodín” fácilmente modificables. Con cada nuevo pedido se realizan los cambios pertinentes, ahorrando tiempo sin necesidad de escribirla de nuevo. Además, recuerda que si utilizas una plantilla para confirmar los pedidos a tus clientes todos tus documentos tendrán un aspecto coherente y unitario.

Debido a la enorme variedad existente de modelos de carta específicos para cada sector, en la web pueden encontrarse los más diversos ejemplos de confirmación de pedido, que se diferencian mínimamente en cuanto a diseño y a contenido, adaptándose así de forma óptima al estilo propio de cada sector. Adoptar el modelo correcto no solo garantiza una base sólida para que tu documento contenga la información necesaria, sino también para ajustarse al sector y a los tipos de pedido más habituales en él. Y si deseas adecuarlo a tus necesidades solo tienes que realizar los cambios oportunos en la plantilla y guardarlos.

Una vez te hayas decidido por uno de los dos modelos y hayas procedido a su descarga, ábrelo haciendo doble clic. A continuación realiza las modificaciones pertinentes antes de enviar la versión definitiva a tu cliente, teniendo en cuenta que no existe una forma única de redactar una carta de confirmación:

• En la parte superior (a la izquierda o en el centro) se coloca generalmente la dirección del emisor, campo en el cual puedes incluir la dirección postal de tu empresa y tu número de identificación fiscal. A continuación indica la información de contacto del cliente. Bien aquí o en un campo a la derecha puedes incluir otras posibilidades de contacto telemáticas y una persona de contacto.

• Seguidamente puedes resumir en un titular el concepto o el asunto de la carta. Además de un parco “Confirmación del pedido”, puedes aprovechar la ocasión para detallar la carta un poco más incluyendo una fecha, por ejemplo.

• A continuación podrías incluir el número que identifica al presupuesto al que hace referencia esta confirmación, el número de cliente (si cuenta con él) y la fecha en que se ha escrito el documento.

• Tras la denominación del pedido y su receptor, una plantilla de confirmación de pedido incluye un campo para dirigirse al cliente. En no más de dos líneas los comerciantes suelen agradecer al cliente su confianza y hacen referencia al listado de prestaciones que se enumera seguidamente.

• Generalmente esta enumeración tiene forma de tabla y en ella se enumeran los servicios acordados o las mercancías solicitadas, a concepto por línea: descripción, cantidad, precio por unidad y precio total. El número de columnas o filas puede modificarse libremente para adaptarlo a lo que necesites.

• Al final de la tabla se indica la suma total de las posiciones sin impuestos, el porcentaje de IVA correspondiente y finalmente el precio final sumado el IVA. A continuación puedes dirigirte de nuevo al cliente para indicarle los datos bancarios, las condiciones de envío o cualquier otra información necesaria (reserva de propiedad, términos y condiciones de uso, ofertas especiales, etc.), antes de cerrar la carta con tu firma y el sello de la empresa.

• Opcionalmente puedes utilizar la nota al pie para añadir tu información de contacto u otros datos, pero no es obligatorio.

• Modificado el documento, se guarda y se imprime o se exporta a PDF si la intención es confirmar el pedido por correo electrónico.

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