Creación de facturas: directrices para empresas y autónomos

Las facturas sirven para informar a los clientes sobre el importe económico que tienen que abonar por la entrega de ciertas mercancías o por la realización de ciertos servicios. En la mayoría de los casos, las facturas siempre incluyen una solicitud de pago. Por lo general, se pueden hacer facturas con ayuda de aplicaciones de Office como Microsoft Word o con herramientas especiales que se ofertan como servicios en la nube.  

Con las facturas, las empresas, los autónomos o los trabajadores freelance dan cuenta a las autoridades competentes de sus ingresos y de sus gastos. Así, este tipo de documentos mercantiles son muy importantes tanto para las empresas como para los clientes, y es que la deducción de los impuestos soportados, a través de la cual las empresas pueden recuperar el IVA abonado, solo es admisible si se cuenta con las facturas correctas. Las facturas incorrectas pueden dar lugar a conflictos con los clientes o con Hacienda.

Sobre todo en el caso de los autónomos y las pymes, estos no solo se cuestionan sobre cómo hacer una factura con toda seguridad jurídica, sino que también tienen dudas con respecto a qué herramientas pueden recurrir para crear facturas de la mejor manera posible. Además de las clásicas aplicaciones de oficina como Microsoft Word y Excel, existe gran cantidad de aplicaciones web que sirven de ayuda para redactar y organizar facturas online. A continuación, te presentamos toda la información necesaria sobre cómo hacer facturas online.

Una factura no presenta muchas diferencias con un presupuesto, con una confirmación de pedido o con un albarán en lo referente a sus datos formales. Todos estos documentos se crean, en cierta medida, de manera similar y en muchos casos contienen la misma información.  

Al igual que en cualquier carta comercial, en las facturas también tiene que estar visible el logotipo corporativo y este debe tener buena calidad, además de ir situado, normalmente, en la parte superior del documento. Si, por el contrario, careces de un logotipo comercial o no deseas utilizarlo, puedes incluir de manera alternativa el nombre de la empresa.

En lo que respecta a los datos imprescindibles en este tipo de documentos mercantiles, entre ellos se incluyen, por ejemplo, el nombre, la forma jurídica y la dirección del cliente, así como la información sobre la propia empresa. Es necesario, asimismo, incluir el Número de Identificación Fiscal (NIF), la razón social y la fecha de expedición de la factura y, adicionalmente, el número de teléfono y el correo electrónico, a través de los que se puede establecer el contacto en caso de preguntas o consultas.

Asimismo, en el cuerpo del documento también se debe indicar la naturaleza de la prestación por la que viene motivada la creación de la factura. En el caso de la venta de mercancías, se indicaría el número de productos entregados, así como el alcance de los servicios acordados y, en determinados casos, el código de los productos. En cualquier caso, se debe describir de forma clara la esencia de las mercancías o de los servicios y especificar el precio para cada servicio recogido en la factura. Si se venden varios productos a un mismo cliente, será necesario incluir tanto la cantidad como el precio individual y el precio total de los mismos.

Tras hacer una lista de cada uno de los servicios, el paso siguiente es señalar el importe total de la factura. En primer lugar, es recomendable detallar la suma de todos los servicios, tras lo que se tendrán que incluir los impuestos, cantidad que se cargará sobre el importe neto. En último lugar se suman ambos valores y así se obtiene el importe de facturación final. No se puede olvidar, además, la información bancaria pertinente para que se pueda efectuar el pago.

En España, el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, ampara los contenidos que se han de incluir en las facturas, para lo que existen ciertos requisitos. A modo de resumen, estos son los aspectos más importantes:

• nombre y dirección de la empresa y del destinatario

• número de Identificación Fiscal (NIF)

• fecha de expedición de la factura

• número de factura y serie, si corresponde

• cantidad o volumen y descripción de las mercancías o de las prestaciones negociadas

• retribución exigida (dividida en importe neto y en cuantía de impuestos, así como en calidad de importe bruto)

• si no se ha incluido en las retribuciones, datos sobre los descuentos o rebajas acordados 

• fecha para la entrega de mercancías o para el cumplimiento de las prestaciones

• tipo de gravamen aplicado (por lo general el 21 %). En caso de darse una exención de impuestos, debe indicarse en la factura.

Existe un tipo de facturas para cuando el importe no supera los 400 euros incluido el IVA. Estas son las llamadas facturas simplificadas y, en el caso de los empresarios o profesionales, estos pueden emitirlas si el importe de las mismas no supera los 3000 euros, lo que según el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, atañe a operaciones tales como ventas o servicios a domicilio del consumidor o la utilización de instalaciones deportivas o autopistas de peaje.

En este caso, los datos que se han de incluir de forma obligatoria en ellas son, entre otros:

• el número y serie, en caso necesario

• la fecha de expedición

• la fecha en la que se han realizado las operaciones reflejadas

• el Número de Identificación Fiscal (NIF)

• el volumen o descripción de los bienes o de la prestación de los servicios

• o el tipo impositivo aplicado

Los tiempos en los que se cumplimentaban las facturas con la máquina de escribir ya forman parte del pasado. Hoy en día el ordenador se ha convertido en el instrumento más importante para hacer facturas. A menudo se utilizan para ello procesadores de textos u otro tipo de aplicaciones de oficina. A este respecto resultan especialmente populares las aplicaciones de Office como Microsoft Office o LibreOffice, que muchos usuarios ya tienen instaladas en sus ordenadores, de manera que ya no es necesario abonar costes adicionales para averiguar cómo hacer facturas electrónicas.

Además de las aplicaciones de oficina, cada vez son más las pequeñas y medianas empresas, los autónomos y los trabajadores freelance que recurren a aplicaciones especiales para hacer sus facturas. Muchos de estos programas para facturar online se pueden adquirir por separado y están especializados en la creación de facturas. Por el contrario, otras aplicaciones forman parte de un paquete completo de software de contabilidad y facturación, con el que, además de hacer facturas, se pueden llevar a cabo otras tareas de contabilidad. La mayoría de estos programas se puede utilizar en Internet como servicios alojados en la nube y se guían por el principio de software como servicio (SaaS).

Además de crear borradores de facturas, las aplicaciones para la creación de facturas ofrecen otras funciones útiles. Por ejemplo, a la hora de hacer facturas online, estas aplicaciones pueden extraer la información y los datos relativos a los clientes de la base de datos. En este sentido, solo es necesario introducirlos una vez, puesto que posteriormente se puede volver a acceder a ellos a través de las herramientas y no es necesario incluirlos de forma manual. Por lo general, hay muchos procesos que están automatizados. De esta manera, las aplicaciones se encargan de todos los datos estandarizados a la hora de hacer facturas y llevan a cabo, por ejemplo, la numeración sucesiva de las facturas y el cálculo de los impuestos sobre ventas. Asimismo, también se suelen incluir funciones de control que se encargan de que las facturas contengan todos los elementos obligatorios.

Algunas herramientas incluso pueden avisarte de que todavía hay facturas pendientes si un cliente no ha pagado en un determinado período de tiempo. Además, muchos programas ofrecen la posibilidad de redactar una carta de aviso sobre el importe de la factura que todavía tiene que abonarse. Estas funciones de control y ayuda garantizan que tanto tus facturas como todos los procesos relacionados con ellas se desarrollen correctamente.

Si utilizas una aplicación en la nube para crear tus facturas online, es probable que ahorres tiempo y trabajo. En este sentido, muchas aplicaciones online para hacer facturas online disponen de funciones de envío que permiten emitirlas directamente a través de las mismas aplicaciones. Esto no solo incluye la conexión con el correo electrónico, sino que algunos vendedores se encargan por cuenta propia del envío de la factura o del aviso por carta, con lo que no es necesario ir a la oficina de correos correspondiente.

Utilizar un servicio en la nube también te beneficia en el sentido de que puedes acceder a tus facturas y a tu base de datos desde cualquier lugar con un ordenador (o un smartphone) siempre y cuando tengas una conexión a Internet. Asimismo, en el caso de la solución SaaS, no te tienes que preocupar por la seguridad de los datos de tus documentos, ya que estos se almacenan de forma automática en el servidor del proveedor y tampoco es necesario que te encargues personalmente de la instalación y actualización de la aplicación, ya que es competencia del prestador de servicios.

El envío de las facturas se puede hacer bien por correo postal o bien en formato electrónico, para lo que será necesario el consentimiento expreso o tácito del destinatario, tal y como indica la Agencia Tributaria. La ORDEN EHA/962/2007 recoge en el artículo 7 de su texto legal que “los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales”, de modo que se puede prescindir de los originales en papel, pero habrá que emplear un software de digitalización certificado. Asimismo, otro de los requisitos incluido en dicho artículo es que a la hora de digitalizar facturas se obtenga un documento fiel e íntegro de todas y cada una de ellas y que “esta imagen digital sea firmada con firma electrónica en los términos de los artículos anteriores de esta Orden en base a un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización certificada”. A la hora de almacenar dichas facturas de forma digital se deberá contar con la seguridad de que se guardan en medios con un nivel alto de vida útil. En este sentido, los discos duros modernos son más adecuados que otros soportes informáticos menos duraderos como los CD o los DVD. Asimismo, también es recomendable realizar copias de seguridad de las facturas de vez en cuando (y de otros documentos empresariales que estén sujetos al deber de comprobación) en diversos medios de almacenamiento. A este respecto, pueden plantear beneficios las herramientas online para crear facturas en la nube, que permiten guardar las facturas en los servidores del proveedor a largo plazo. La conservación de las facturas se puede hacer tanto dentro como fuera del territorio español, “no siendo admisible, en consecuencia, el almacenamiento fuera del territorio español cuando los documentos estén en soporte papel.” (Artículo 9, de la Orden EHA/962/2007) Cabe destacar que las facturas se deben conservar en el mismo formato y soporte original en el que fueron emitidas, con la particularidad de que, como indica la Agencia Tributaria tanto en el caso de las facturas en papel como en formato digital se aplica el mismo período de conservación, es decir, de 4 años con carácter general. Sin embargo, el Código de Comercio recoge en el capítulo 30 que: 1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. 2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.

Las facturas son documentos diferentes a los recibos. 

• Una factura indica que todavía no se ha abonado un importe y ofrece una visión general sobre los servicios y sus costes derivados.

• Por el contrario, un recibo es un comprobante por un servicio prestado que, por lo general, incluye el importe del mismo.

No obstante, las facturas pueden utilizarse como recibos y viceversa. Si los recibos contienen todos los datos obligatorios de las facturas, también se pueden utilizar como tales. Por el contrario, una factura puede utilizarse como recibo cuando en ella aparece indicado que se ha recibido el importe del pago y, además, contiene tanto la fecha como la firma del receptor del pago.

La creación y organización de facturas tiene lugar principalmente por medio del ordenador. Con una plantilla para las facturas que contenga tanto el logotipo como todos los datos necesarios sobre tu empresa (como, por ejemplo, nombre y dirección o el NIF) puedes ahorrarte tiempo y trabajo a la hora de hacer tus facturas. De esta manera solo tendrás que incluir los datos sobre los clientes y sobre las prestaciones.

Hoy en día se puede recurrir a diversas aplicaciones de Office, pero el proceso de creación, edición y organización de las facturas todavía se simplifica más cuando se utilizan aplicaciones expresamente diseñadas para tales fines. Sobre todo en el caso de los pedidos y encargos voluminosos es donde resulta más apropiada esta inversión. En este caso son especialmente eficientes las aplicaciones en la nube, en las que solo es necesario introducir los registros de los clientes una vez, tras lo cual se pueden cumplimentar las facturas rápidamente y enviarlas con unos pocos clics tanto por correo electrónico como por correo postal.

Los requisitos básicos para ello guardan muchas similitudes independientemente del programa que se utilice para facturar online: asegúrate de incluir todos los elementos obligatorios, comprueba la exactitud de los mismos y envía el documento pertinente al cliente lo antes posible. Recuerda que la debida cumplimentación del mismo es igual de importante tanto para el cliente como para Hacienda.