Fichar online: funciones y ventajas

Es probable que las hayas visto alguna vez en tu vida laboral: las clásicas hojas de Excel para controlar las horas trabajadas, tan complicadas, propensas a errores y no necesariamente fáciles de utilizar. Las soluciones online, en cambio, ofrecen mucho más que un simple modo de cronometraje. Algunas de estas herramientas han sido especialmente diseñadas para las pequeñas empresas y son relativamente económicas. Además, debido a la creciente demanda, a menudo se pueden ampliar con otras funciones.

En la fase de apertura de una empresa y justo después, realizar un registro de las horas trabajadas no suele ser la prioridad de los fundadores. Son los propios empleados los que se cuidan de cumplir con las horas establecidas en el contrato laboral. Si bien esto, al menos en España, ha cambiado, pues desde el 12 de mayo de 2019 todas las empresas del territorio están legalmente obligadas a contabilizar el tiempo de trabajo de sus empleados en cada jornada.

Con todo, llevar un control de las horas trabajadas puede ser muy beneficioso para ambas partes. Si se registran, además de saber si hay absentismo, también es posible conocer si los empleados trabajan demasiado, pues esto puede ser problemático. Por un lado, porque las horas extra han de tratarse de acuerdo con la normativa vigente y, por otro, dado que la ausencia de control puede llevar a que el trabajo extra se haga a expensas de la conciliación de la vida laboral y personal e incluso de la salud de los empleados.

En este contexto, fichar tiene otra función, además de contar simplemente las horas trabajadas: ayudar a identificar los cuellos de botella de tiempo y de personal en la empresa. Si tus empleados están trabajando demasiado, quizás debas plantearte contratar a más personal u optimizar los procesos.

Las herramientas para fichar online son mucho más fáciles y cómodas de usar que las hojas de Excel. Existen tres modelos diferentes:

• Fichaje basado en página web
• Fichaje basado en aplicación de escritorio
• Fichaje basado en aplicación móvil

Muchas herramientas permiten utilizar las tres variantes, lo que tiene la ventaja de que el empleado puede fichar sus horas de trabajo sin importar dónde se encuentre. Además, las aplicaciones móviles también suelen permitir registrar las horas trabajadas sin conexión a Internet y sincronizarlas más tarde, cuando el usuario vuelve a conectarse. En ese momento, los datos se almacenan en la nube y se sincronizan automáticamente en los distintos dispositivos.

Las horas trabajadas pueden registrarse de dos maneras. Al fichar por horas de trabajo, solo se registran las horas de llegada y salida, así como los descansos.

Ejemplo de fichaje por horas de trabajo:

El empleado comienza a trabajar a las 09:00. Al mediodía hace una pausa de una hora. A las 18:00 termina.

Si, además, se ficha por proyectos, se registran todas las actividades y proyectos concretos o los períodos de tiempo dedicados a cada cliente. Esto es importante, por ejemplo, en muchas agencias o departamentos especializados que trabajan para otros departamentos de la empresa. No solo se registran todas las horas de trabajo, sino también el tiempo que dedican los empleados a los diferentes proyectos.

Fichar online permite establecer presupuestos o tarifas por hora para cada actividad o proyecto por separado. Las herramientas presentan unas gráficas muy visuales que muestran el tiempo que los empleados han dedicado a cada proyecto en concreto, lo que ofrece la ventaja de tener bajo control el progreso de los proyectos y su rentabilidad. Si hay un límite de tiempo o de presupuesto para ciertas actividades, la herramienta permite detectar inmediatamente si este se alcanza o se supera.

Ejemplo de fichaje por proyectos

De 09:00 a 09:30: leer y responder correos electrónicos

De 09:30 a 10:30: reunión con el equipo

De 10:30 a 12:30: trabajo para el cliente X

De 12:30 a 13:30: pausa para el almuerzo

De 13:30 a 14:30: trabajo para el cliente Y

De 14:30 a 15:00: reunión sobre el proyecto

De 15:00 a 16:00: trabajo para el cliente Z

De 16:00 a 18:00: trabajo para el cliente X

Los sistemas para fichar online presentan muchas ventajas frente al uso de una hoja de Excel o un terminal fijo para controlar las horas trabajadas, y pueden ser especialmente útiles para las nuevas empresas. A continuación, te presentamos algunas situaciones en que el fichaje online ofrece un gran potencial y hasta qué punto le puedes sacar partido.

Las herramientas para fichar online son rápidas y fáciles de configurar. Normalmente, cada empleado obtiene sus propios datos de inicio de sesión, que solo él conoce. No es necesario disponer de ningún otro hardware, como, por ejemplo, un terminal de fichaje independiente. Solo con esto ya se ahorra un presupuesto que puede invertirse en otros ámbitos, especialmente en la fase de arranque de la empresa.

El funcionamiento de la mayoría de las herramientas de seguimiento del tiempo es intuitivo y fácil de aprender. Actualmente, hay tal variedad de soluciones, que lo mejor es tomárselo con calma y probarlas con tus empleados hasta encontrar la que mejor se adapte a vuestras necesidades y las de la organización.

La mayoría de las herramientas ofrece una de estas tres modalidades para fichar las horas trabajadas, aunque también hay algunas que las incluyen todas:

• Registro manual: los empleados registran manualmente cuándo llegan, se van o se toman un descanso, así como cuánto tiempo dedican a un proyecto específico.
• Modo de temporizador: el empleado inicia el cronómetro al comienzo de la jornada laboral o de una nueva actividad y lo para cuando termina. Mientras tanto, la herramienta registra el tiempo automáticamente. Para cada proyecto se pueden configurar entradas individuales, lo que ayuda a clasificar las entradas automáticas.
• Registro automático: durante la jornada laboral, la herramienta registra qué aplicaciones usan los empleados y por cuánto tiempo. Después, crea un perfil de horas trabajadas a partir de estos datos. Obviamente, esto solo funciona si los empleados trabajan la mayor parte del tiempo en el ordenador. Al final del día, se pueden editar las entradas automáticas antes de guardarlas de forma definitiva.

Las horas de trabajo fichadas se pueden valorar fácilmente con las herramientas para fichar online, que pueden proporcionar desde una gráfica general sencilla de las horas extra que ha hecho un empleado hasta informes completos para los supervisores. El fichaje exacto de las horas de trabajo también facilita la administración de nóminas. Por lo general, las horas registradas se pueden exportar como un archivo Excel, CSV o PDF. A menudo, el sistema también incluye una interfaz compatible con algunos programas de contabilidad que permite acceder a los datos de las horas fichadas.

Muchas herramientas para fichar online ofrecen funciones que van mucho más allá del simple seguimiento de las horas de trabajo, como, por ejemplo:

• Facturación
• Gestión de proyectos
• Libros de registro integrados
• Gestión de ausencias

Incluso si no incorporan estas características, muchas aplicaciones cuentan con una interfaz para interactuar con otros programas, como algunas aplicaciones de contabilidad o aplicaciones de gestión de proyectos como Trello o Asana.

Es posible probar la mayoría de las herramientas para fichar online antes de decidirse a pagar por ellas. Por ejemplo, muchas ofrecen un período de prueba de 30 días o un plan gratuito donde algunas funciones Premium no están disponibles. El rango de funciones de las variantes básicas es, por lo tanto, limitado en comparación con las más completas: solo pueden ser utilizadas en ciertas circunstancias y por un número reducido de usuarios, o bien solo permiten crear pocos perfiles de proyectos y clientes.

Si eliges una tarifa de pago que incluya más funciones, abonarás una suscripción mensual o anual. Las tarifas a menudo son escalonadas y se basan en el tamaño de las empresas, de modo que suelen incrementarse cuantos más empleados tengan. Para las empresas creadas recientemente, suele bastar con alguna de las tarifas más económicas. Si la empresa crece y aumentan sus necesidades, siempre se puede cambiar a otra tarifa más adelante.

Al igual que cualquier otro sistema de cronometraje, la herramienta solo será tan eficaz como las personas que la utilicen. Si los trabajadores no la emplean o lo hacen de forma insuficiente, el sistema para fichar online no funcionará como es debido. No obstante, muchas aplicaciones ponen remedio a este problema y recuerdan regularmente al personal que realice el seguimiento de sus horas de trabajo.

Las reticencias de los empleados a la hora de utilizar herramientas para fichar online suelen deberse a la sensación de sentirse observados. Para evitarla, es importante que les comuniques abiertamente las razones para introducir el sistema para fichar online. Crea un clima de confianza y explícales que ellos también se beneficiarán del seguimiento adecuado de las horas de trabajo. A menudo, es recomendable implicar al equipo para escoger la herramienta de fichaje online que utilizará la empresa y así disipar sus preocupaciones desde el principio.

Asimismo, ten en cuenta que una herramienta de seguimiento registra las horas de trabajo, pero no su calidad. El hecho de que un empleado necesite más o menos tiempo para realizar la misma tarea que otro compañero no permite deducir nada sobre sus resultados. Recuerda no perderlo de vista cuando valores las horas trabajadas.