Gap analysis: punto de partida para el éxito de la planificación estratégica

A veces, al asistir a la presentación de los objetivos empresariales, los empleados se llevan las manos a la cabeza y se preguntan cómo es posible que su jefe tenga tanta imaginación: se dan cuenta de que la planificación estratégica no se corresponde en absoluto con las posibilidades reales de alcanzar esos objetivos. En estos casos, si la empresa se empeña en seguir el plan sin cambiar las condiciones internas, es muy probable que sufra de una gestión deficiente o, al menos, inadecuada. Con un análisis gap, las desviaciones entre las expectativas y la situación real pueden identificarse ya en la fase de planificación del proyecto. Sin embargo, estos datos solo son útiles si, posteriormente, se toman medidas para mejorar la planificación o si se lleva a cabo una realineación estratégica.

Este análisis recibe su nombre de la palabra inglesa “gap” (es decir, hueco o brecha), que ya indica en qué consiste: el análisis gap es una herramienta de marketing estratégico tradicional que se utiliza para mostrar las discrepancias entre los objetivos de planificación deseados y los posibles resultados reales, basándose en el día a día de la empresa. De esta manera, se identifican desde el principio las deficiencias de la planificación estratégica, lo que ayuda a la empresa a poner remedio a los problemas inminentes, revisando la estrategia o cambiando los procedimientos.

Hay que tener en cuenta que el gap analysis no tiene ningún efecto a menos que se evalúen sus resultados y se tomen las medidas correspondientes. Este análisis, simplemente, describe la situación actual y muestra si los objetivos empresariales que se pretenden alcanzar son realistas. Por lo tanto, solo promoverá cambios positivos si se aplican otras herramientas de marketing estratégico sobre la base de los datos obtenidos.

En primer lugar, se introducen los valores del objetivo estratégico. Por naturaleza, forman la curva ascendente más alta y pronunciada, ya que una empresa con un nuevo modelo de mercado siempre quiere obtener el máximo beneficio.

A continuación, se pronostican los valores de rendimiento futuros sobre la base de los valores reales de los procesos empresariales actuales. Esta curva muestra cómo se desarrollará el negocio si no se produce ningún cambio en las condiciones. Por lo general, suele ser la curva menos ascendente de las tres.

Finalmente, se calculan los valores que podrían lograrse en condiciones óptimas. Esta curva suele ubicarse entre las curvas del estado deseado y del estado real.

El aspecto más importante del gap analysis, pese a lo que pueda parecer, no son las curvas en sí, sino las brechas que hay entre ellas, que muestran claramente en qué medida difieren el objetivo estratégico, el estado óptimo y el real. La brecha entre el estado deseado y el óptimo se denomina brecha estratégica, mientras que la que se encuentra entre el estado óptimo y el estado real se llama brecha operativa.

Una brecha estratégica muy marcada muestra que el objetivo es muy poco realista y que los recursos existentes (o carentes) en la empresa no se han tenido suficientemente en cuenta en la planificación. Las posibles medidas a tomar pueden incluir la revisión de la estrategia o la mejora del potencial de la empresa (por ejemplo, contratando más personal o comprando máquinas más eficientes).

Una gran brecha operacional revela que hay obstáculos que afectan el funcionamiento óptimo de los procesos empresariales. La lista de posibles causas es larga y abarca desde los fallos técnicos del equipo operativo hasta la falta de motivación de los empleados. Por esta razón, en este caso, conviene investigar más a fondo cómo se puede mejorar el estado real.

El analysis gap es una herramienta útil para realizar una primera evaluación aproximada de la situación actual. Gracias a este método, podemos detectar las carencias en fases tempranas y tomar las medidas adecuadas desde el principio.

Sin embargo, el margen de interpretación es tan grande que resulta imprescindible seguir investigando para poder comunicar a la dirección estratégica no solo la existencia de brechas, sino también unos objetivos claros. Otro problema del análisis gap es que no tiene en cuenta los factores externos a la empresa. En este sentido, puede decirse que el pronóstico siempre es pura especulación.

Si el análisis de las brechas se lleva a cabo teniendo en cuenta estas limitaciones, puede suponer un buen punto de partida para la planificación estratégica de la empresa.

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