ISO 14001 – Una norma para conseguir una mayor sostenibilidad

La conciencia ecológica ya está presente en la mayoría de sectores empresariales. El respeto al medioambiente y la sostenibilidad ya no son solo una preocupación de apasionados idealistas. Las demandas de los consumidores han evolucionado y, ya solo por este motivo, ninguna empresa puede permitirse hoy en día que la política medioambiental ocupe un lugar secundario. Los clientes e inversores exigen que se den pasos cada vez más claros hacia la mejora del equilibrio ambiental. Para demostrar la importancia que la protección del medioambiente tiene para la empresa, es posible solicitar la certificación ISO 14001. ¿Qué requisitos se deben cumplir para obtenerla?

Muchas empresas de gran tamaño están implantando actualmente sistemas de gestión medioambiental (en adelante, SGM) con los que intentan organizar y mejorar las actividades en torno a la protección del medioambiente. En teoría, cualquier empresa puede aplicar ideas y conceptos propios para mejorar la gestión medioambiental. No obstante, los grupos externos (clientes, inversores, acreedores) no perciben de manera transparente lo que se está haciendo internamente para conseguir un proceso de producción más respetuoso con el medioambiente. Además, es complicado determinar de manera externa cuál es la efectividad de este tipo de sistemas de gestión medioambiental de creación propia.

La norma 14001 de la Organización Internacional de Normalización (ISO) ofrece por este motivo directrices públicas con las que es posible gestionar de forma coherente las tareas relacionadas con la sostenibilidad. Una vez que la gestión medioambiental se ha orientado a esta norma, es posible solicitar la certificación ISO 14001, reconocida en todo el mundo. De esta forma, la empresa también se puede presentar ante clientes y socios comerciales como alguien que apuesta por el medioambiente de una manera demostrable.

Para conseguir que las empresas puedan aproximarse a los objetivos medioambientales que se han fijado y optimizar constantemente sus sistemas para ello, la norma ISO 14001 se basa en el proceso de mejora continua (PMC) y en el ciclo PDCA. Ambos instrumentos presentan herramientas sencillas para el aumento continuo de la calidad del sistema de gestión medioambiental.

La primera versión de la norma se publicó en 1996. En los años 2000 y 2015 se llevaron a cabo sendas revisiones. En la última revisión, la norma se adaptó a la High Level Structure, a la que también se orientan otras normas ISO. Se trata de adaptaciones conceptuales y estructurales para que todas las normas empleen el mismo léxico. Ya hay más de 350 000 empresas certificadas en todo el mundo que trabajan de acuerdo con las directrices de la norma ISO 14001.

La norma ISO 14001 está compuesta por diez secciones, aunque en las tres primeras solo se incluye información sobre el propio documento. Las directrices propiamente dichas se exponen a partir de la cuarta sección.

Para poder implantar un SGM funcional, en primer lugar, es necesario analizar las condiciones marco de la propia empresa. La sección 4 exige a la dirección de la empresa que tenga en cuenta todos los aspectos internos y externos que se verían afectados por el SGM en un documento en el que se enumeren todos los aspectos de la empresa relacionados con el medioambiente. Esto afecta en particular al trabajo que realiza, los productos que elabora y los servicios que ofrece: ¿en qué medida afectan la producción y los servicios al equilibrio medioambiental?

Una parte del contexto externo pueden ser las disposiciones legales, pero también se podría tratar de la situación social y, por lo tanto, la opinión de los clientes. Si en una empresa se descuida la protección del medioambiente, las consecuencias pueden ser desastrosas.

En la sección 5 se aborda directamente la gestión de la empresa. La norma ISO 14001 prevé que se asignen determinados roles para la implantación del SGM. Además, la dirección de la empresa deberá actuar de manera ejemplar. Las acciones de la alta dirección por sí mismas deben dejar claro cuál es el valor de la protección del medioambiente para la empresa.

La determinación de una política medioambiental también forma parte de las labores de la dirección. Esta política determina de manera aproximada cuál es el enfoque de la protección medioambiental en la empresa, actuando como pauta a seguir para toda la empresa y remarcando el compromiso con la sostenibilidad. Aquí también se incluye la promoción de la mejora continua del SGM y el cumplimiento de todas las normativas medioambientales previstas por la ley.

Para que un SGM pueda funcionar, la empresa debe identificar los riesgos y oportunidades existentes. Solo entonces se pueden planificar medidas preventivas específicas para minimizar los riesgos y aumentar las oportunidades. También se deberán definir objetivos medioambientales concretos. Estos objetivos deberán ser realistas y orientarse a las circunstancias de la empresa. Además, es importante que se trate de objetivos concretos. A diferencia de la política medioambiental, en la que se trabaja con visiones imprecisas, los objetivos medioambientales deben incluir datos claramente medibles.

La sección de respaldo hace referencia a los recursos necesarios. Un SGM únicamente podrá ser eficiente cuando la dirección de la empresa disponga del presupuesto suficiente, una infraestructura razonable y, sobre todo, personal formado. La norma ISO 14001 requiere por lo tanto la formación adecuada de los trabajadores, puesto que solo si se cuenta con los conocimientos necesarios y la actitud correcta es posible alcanzar los objetivos establecidos para la protección medioambiental.

El éxito de un SGM depende tanto del compromiso de la dirección como de los trabajadores. La comunicación tiene una gran importancia a este respecto. Pero en este apartado no se trata únicamente del intercambio de información interna, sino también de coordinar la comunicación externa.

En la sección sobre los aspectos operativos se tratan los efectos concretos del trabajo. A través del ciclo completo de vida del producto se deberán analizar las consecuencias para el medioambiente. El objetivo es la integración de un sistema para la protección del medioambiente en cada uno de los pasos.

En esta sección también se hace un llamamiento para desarrollar estrategias para escenarios de emergencia medioambiental. Se deben instalar los automatismos adecuados a los que los trabajadores puedan recurrir en situaciones de riesgo. La situación de la empresa también tiene en este caso una gran importancia, puesto que los riesgos son muy diferentes dependiendo de cada sector. Para que no se produzcan estos casos de emergencia, las empresas deberán redactar además un plan de prevención.

La empresa debe controlar continuamente su SGM. Para ello, deberá medir y evaluar sus cifras con regularidad. La norma ISO 14001 prevé una auditoría interna con este fin. De esta forma, tanto la dirección como el personal podrán reconocer los problemas a tiempo y tomar las medidas de respuesta adecuadas. Para que las funciones de control puedan aplicarse de manera efectiva, según la norma ISO 14001 se deben determinar estándares claros de comprobación y la regularidad con la que se deben llevar a cabo estos controles. Después se deberán documentar los datos recogidos y comunicarse de manera interna (parte de la información también se publicará de forma externa).

ISO 14001 prevé que el SGM implantado se optimice de manera permanente. Solo de esta forma se podrá garantizar que se obtienen buenos resultados a largo plazo. Para poder aplicar las mejoras en los puntos necesarios, es necesario identificar los incumplimientos. Para ello hay que responder a la siguiente pregunta: ¿en qué puntos el SGM no cumple con los requisitos establecidos? Las respuestas a esta pregunta son los puntos de partida para las medidas de mejora.

Por un lado, la norma ISO 14001 ofrece a las empresas las directrices para diseñar un SGM. En lugar de intentar la aplicación por sí mismas, pueden utilizar un estándar con garantías internacionales para orientarse. Estas directrices ofrecen además la posibilidad de conseguir una certificación. Con el certificado que prueba el cumplimiento de la norma, es posible demostrar el compromiso con la protección del medioambiente a nivel internacional.

Para obtener la certificación ISO 14001 es necesario recurrir a un organismo de certificación independiente. Estos suelen ser empresas privadas o asociaciones, como la Asociación Española de Normalización (UNE) o las sociedades TÜV. El primer paso antes de ponerse en contacto con el organismo de certificación es contar con un sistema de gestión medioambiental y adaptarlo a la norma ISO 14001. Después, la conformidad con la norma se puede comprobar por medio de una auditoría interna (opcional). La comprobación real se lleva a cabo a través de terceras partes independientes, donde se detectarán los posibles fallos que se pueden solventar por adelantado. Muchas empresas recurren para este paso a un proveedor externo, que no solo observa el sistema de manera objetiva desde fuera, sino que también aporta valiosos consejos de mejora basados en su experiencia.

La auditoría real comienza con una comprobación de la documentación: ISO 14001 requiere una documentación precisa en numerosas áreas. Será necesario presentar por escrito ante el certificador la política y los objetivos medioambientales, los procedimientos de medición, la asignación de roles o el contexto empresarial. El organismo de verificación comprueba entonces si la empresa cumple con las obligaciones de documentación y si los procedimientos descritos en los documentos se ajustan a las especificaciones.

En caso de que el organismo de certificación encuentre pequeñas deficiencias durante la comprobación, la empresa las podrá subsanar en una segunda fase. No obstante, si se detectan errores graves, el proceso de certificación se interrumpirá inmediatamente. Una vez que se supere la comprobación de la documentación, en la segunda fase de la auditoría se llevará a cabo una comprobación in situ. El auditor se entrevistará con los trabajadores y comprobará la eficacia del SGM. Además, se llevará a cabo una comprobación más detallada de la documentación. Una vez superado este paso, se obtiene el ansiado sello.

No obstante, el certificado únicamente tiene validez durante tres años. Durante este periodo de tiempo, una vez al año se llevará a cabo una auditoría de control, mucho menos exhaustiva que la primera. Una vez transcurridos los tres años, el proceso de certificación vuelve a comenzar. Las dos fases de auditoría se deben llevar a cabo de nuevo.

La certificación ISO 14001 aporta numerosas ventajas, pero requiere mucho tiempo y recursos económicos. Los costes no comienzan con el organismo de certificación: antes hay que implementar un SGM en la empresa. Es muy probable que el empleado responsable no pueda compaginar el trabajo de planificación necesario con sus tareas habituales. Por lo tanto, durante la planificación se deberá contar con una reducción de personal en la empresa. También se requieren trabajadores dedicados a la preparación de la extensa documentación que hay que presentar. El importe de los costes internos depende en gran medida de las estructuras existentes en la empresa.

Por último, también hay que contar con los propios costes de la auditoría. Los organismos de certificación se guían por las directrices del Foro Internacional de Acreditación (IAF). Por lo tanto, los costes varían en función del tamaño de la empresa y el sector en el que la empresa está presente. Ambos factores influyen sobre el coste del organismo de certificación. Para conseguir un ahorro significativo, es posible certificar diferentes sistemas de gestión al mismo tiempo: por ejemplo, es posible aplicar las normas ISO 9001 (Gestión de calidad), ISO 31000 (Gestión de riesgos) e ISO 50001 (Gestión de la energía) de manera conjunta.

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