Plantillas de presupuesto: aprovecha sus ventajas

A mayor número de pedidos, más beneficios: tanto a la hora de prestar servicios como a la de vender bienes, una de las tareas más importantes en cualquier empresa es la de generar nuevos pedidos. En muchos sectores, la elaboración de hojas de presupuesto y las estrategias de marketing compiten en importancia en el día a día de las empresas, y para los profesionales autónomos, los presupuestos sin compromiso representan la oportunidad perfecta para convencer a los clientes potenciales de las condiciones del servicio que se les ofrece. Si no se obtiene respuesta, cabe la posibilidad de que no se le haya dedicado la suficiente atención a su redacción. Por otro lado, si un presupuesto ignora los requisitos legales, esto puede ser incluso motivo de disputa legal.

Al contrario de lo que pueda parecer, redactar correctamente un presupuesto no tiene por qué ser excesivamente difícil ni tampoco requiere un software específico muy caro. Las plantillas de presupuesto en Excel y Word ahorran mucho tiempo porque se parte de una estructura predeterminada y, en general, se pueden utilizar después de descargarlas. Estos modelos de presupuesto ya contienen todos los elementos imprescindibles, de forma que solo hay que añadirles los datos de la empresa, las condiciones de la oferta y la información de contacto del receptor del presupuesto.

Cuando un cliente se dirige a un prestador de servicios con una solicitud, generalmente este último responde presentándole un presupuesto de forma oral, telefónica o escrita (correo electrónico), aunque la vía más segura sigue siendo la redacción de un presupuesto y de una copia para archivar. Es de esta forma como ambas partes poseen un documento escrito que sirve de comprobante en caso que se den desacuerdos. Dado que se trata de un documento generalmente vinculante, se considera que su aceptación sin modificaciones por parte del cliente origina un contrato de validez legal.

Esto hace que sea tan importante cuidar que el presupuesto contenga información correcta, completa y acorde con la ley vigente, de ahí que utilizar plantillas para redactar presupuestos sea una práctica muy habitual cuando se da de un elevado número de pedidos. Estos modelos ya contienen una estructura básica con todos los elementos imprescindibles y donde se ha de incluir la información más relevante, como la prestación dada o los datos de contacto, hay campos en blanco en los cuales únicamente se ha de escribir la información correspondiente. Por lo general, los modelos de presupuesto suelen estar en formato Excel o Word, pero también hay plantillas en los programas de otras suites ofimáticas.

En el momento clave de redactar un primer presupuesto el reto principal consiste en plasmar en el papel todos los datos relevantes de una forma ordenada y atractiva. Por un lado, un diseño que capte la atención del cliente juega un papel crucial, pues en caso contrario podría incluso no llegar a leerlo; por el otro, la redacción debería estar libre de errores y contener toda la información necesaria. Esto constituye una señal de seriedad hacia el cliente y así se evitan los riesgos legales. Una buena plantilla de presupuesto para Word o Excel está diseñada teniendo en cuenta estos factores y se compone de los siguientes elementos:

• Dirección completa de la empresa (incluido el NIF)
• Información de contacto del receptor (cliente)
• Fecha del presupuesto
• Descripción, volumen/prestaciones incluidas y precio de la mercancía o el servicio
• Rebajas o descuentos (rebaja por pago íntegro)
• Condiciones de pago
• Gastos de embalaje y entrega
• Condiciones de entrega o envío (proveedores)
• Plazo de entrega para mercancías o de realización de servicios
• Términos y condiciones generales de uso y jurisprudencia legal

Existen, además, otros elementos adicionales que pueden resultar necesarios o adecuados en algunos sectores. Esto hace referencia a la información sobre el plazo de aceptación del presupuesto, que define el tramo temporal entre la redacción del presupuesto y el final de su validez, así como a ciertas condiciones a las que el presupuesto pueda estar ligado. Asimismo, para facilitar que el cliente se pueda poner en contacto con la empresa, es muy habitual añadir cierta información de contacto como un número de teléfono, una dirección electrónica o la página web de la compañía, además del nombre de una persona de contacto.

Una vez descargada, abre la plantilla seleccionada por doble clic como harías con cualquier otro documento de Office. En el manual que sigue a continuación verás qué cambios son necesarios para convertir un ejemplo de presupuesto en un documento personalizado y profesional:

1. Introduce la dirección de tu empresa en los campos situados arriba a la izquierda incluyendo el número fiscal (NIF) y debajo la del cliente o receptor del presupuesto.
   
   
2. La parte superior derecha también está reservada para los datos de contacto de la empresa que emite el presupuesto. Aquí también se pueden añadir otras opciones de contacto para el cliente como un número de teléfono o una dirección electrónica.
   
   
3. A continuación se ha de indicar el asunto, que revela de un solo vistazo el contenido del documento. Si no quieres escribir sencillamente “Presupuesto” puedes añadir también la fecha (“Presupuesto con fecha de 4 de mayo de 2017”) o hacer referencia a la oferta o al servicio que se presupuesta (“Nuestro presupuesto para un fin de semana en París”).
   
   
4. Seguidamente encuentras los campos para introducir el número de presupuesto, así como el número de cliente, datos que sirven de orientación tanto al emisor como al receptor del presupuesto en caso de seguir en contacto. La fecha de redacción del presupuesto tiene como objetivo clasificar temporalmente este intercambio comercial.
   
   
5. Una vez cumplimentada esta información se redacta una frase introductoria personalizada en la cual se agradece al cliente su interés en el producto o el servicio y se hace referencia a la enumeración subsiguiente de los detalles de la oferta.
   
   
6. En la tabla que figura después de esta presentación se pueden indicar entonces las particularidades de la oferta. En las columnas “Descripción”, “Cantidad/unidades”, “Precio por unidad” y “Precio total” se introducen los valores correspondientes. Si se necesita se puede ampliar la tabla añadiendo más columnas o más filas.
   
   
7. Al final del listado de productos o servicios que se presupuestan se indica el precio total libre de impuestos, el porcentaje y el importe correspondiente de IVA (si procede) y el importe total resultante de la factura.
   
   
8. Las siguientes líneas se pueden utilizar para información adicional como el plazo de aceptación, los posibles descuentos y rebajas, la reserva de la propiedad, etc.
   
   
9. El pie del documento está reservado para los datos de contacto de la compañía emisora del presupuesto y eventualmente para los datos bancarios.
   
   
10. Una vez realizados todos los cambios, se guarda el documento y se imprime. Si lo quieres enviar por correo electrónico, no olvides guardarlo en formato PDF.

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