Los gastos generales

¿Qué son los gastos generales? Una empresa tiene que hacer frente a varios tipos de gastos. En términos generales, podemos dividirlos en gastos directos y en gastos generales o gastos indirectos. Una de las diferencias principales es que los gastos generales no pueden asignarse directamente a un elemento concreto para el que sí es posible calcular los gastos directos. Estamos hablando en este caso bien de productos o de servicios prestados. Pongamos como ejemplo el siguiente caso: se paga por una nave de producción de bicicletas 20.000 € mensuales. Sin embargo, no es posible asignar directamente dicho alquiler a cada bicicleta individual. Para ello, se recurre al porcentaje de gastos generales, un indicador que nos sirve para asignar dichos gastos generales al coste individual de los objetos. Si, a continuación, sumamos los gastos generales a los gastos directos, obtenemos los costes totales.

A la hora de calcular el coste de un producto o de un servicio es necesario tener en cuenta los gastos directos y los gastos generales o indirectos. Estos dos elementos influyen en el precio final de un artículo o un servicio. Determinar cuáles son los gastos directos es muy sencillo. Sin embargo, a la hora de establecer los gastos generales o indirectos, la cosa cambia. Aun así, te recomendamos, que a la hora de determinar el precio final de un producto o un servicio, tengas también en cuenta los gastos generales.

Generalmente, podemos dividir los gastos en gastos generales aplicados al objeto de coste y gastos generales del centro de coste. Entre los ejemplos más comunes de gastos generales aplicados al objeto de coste encontramos los alquileres, la depreciación, los gastos de formación, los salarios, los gastos asociados a vehículos, edificios, energía, publicidad, líneas de teléfono o Internet. En cambio, los gastos generales del centro de coste se utilizan, por ejemplo, cuando hay ramas, departamentos corporativos o líneas diferenciadas de productos. Los gastos generales pueden encuadrarse dentro de cuatro categorías:

• Gastos generales materiales (por ejemplo: el salario de los empleados del departamento de compras, del almacén de recepción de pedidos y del departamento de control de calidad, además del alquiler correspondiente a dicho almacén)
• Gastos generales de producción (por ejemplo: el alquiler del edificio de producción o el desgaste de las máquinas)
• Gastos generales de ventas (por ejemplo: los salarios de los empleados del departamento de ventas y marketing)
• Gastos generales administrativos (por ejemplo: salarios de recursos humanos y contabilidad, suministros de oficina)

Para poder determinar cuál es el porcentaje de gastos generales que debes asignar a los objetos de coste, lo primero es repartir los gastos generales en los distintos centros de coste. Los centros de coste hacen referencia a los distintos departamentos de una empresa que suelen ser divisiones funcionales corporativas. De esta manera, lo que conseguimos es saber qué departamentos de la empresa incurren en qué costes. Así, podremos asignarlos a los productos individuales. Es necesario conocer cuáles son los gastos generales totales de una empresa para poder repartirlos en los distintos centros de coste.

Si quieres repartir los gastos generales en los centros de costes, te será muy útil utilizar una hoja de distribución de gastos. Este instrumento financiero es una tabla en la que se incluyen los diferentes elementos que conforman los gastos generales, así como el importe en euros. Además, los gastos se muestran asignados a los diferentes centros de costes. Para ello, es necesario repartir los gastos generales atendiendo a su origen. A continuación, te mostramos un ejemplo con los títulos de partida más habituales que solemos encontrar en una hoja de distribución de gastos (salarios, alquiler y seguros):

• Salarios de los empleados de cada centro de costes concreto
• Alquiler correspondiente al espacio utilizado (metros cuadrados) de cada centro de costes concreto
• Los seguros abonados por todos los empleados que trabajan en cada centro de costes concreto

Ejemplo: calcular el porcentaje de gastos generales utilizando una hoja de distribución de gastos.

Vamos a utilizar un ejemplo real, para explicar mejor qué partidas encontraríamos en una hoja de distribución de gastos: imaginemos que existen 8 empleados que trabajan en el departamento de compras, en el almacén de recepción de pedidos y en el departamento de control de calidad de pedidos. Todos estos departamentos pertenecen al centro de costes de Material. Cada empleado recibe mensualmente un salario de 2.500 €, lo que supone un gasto general de 20.000 €. El seguro mensual por cada empleado asciende a 500 €. El resultado es un gasto general de 4.000 €. El alquiler de la nave asciende a 6.000 € así que este importe es el gasto general de alquiler.

Si queremos obtener el porcentaje de gastos generales, tenemos que dividir los gastos generales totales entre la base de cálculo. La base de cálculo hace referencia a los costes directos (como los gastos materiales) de cada centro de costes concreto. Si utilizamos nuestro ejemplo, para calcular el porcentaje de gastos generales respecto del centro de costes de Material, deberás dividir los gastos generales totales, que ascienden a 30.000 €, entre la base de cálculo, que asciende a 100.000 €. Es decir, tu porcentaje de gastos generales es de 0,3 (30 %).

En el anterior ejemplo, hemos utilizado como base de cálculo para los gastos generales materiales la suma de los materiales comprados y procesados. Una vez que tenemos los gastos generales, es necesario asignarlos a los objetos de coste. Por ejemplo, si los gastos de material en relación con un producto o servicio ascienden a 1 €, será necesario añadirle un porcentaje de gastos generales del 30 %. Es decir, el coste total será de 1,30 €.

Cuando estamos ante una planta de producción en la que se fabrican diferentes productos, que suponen diferentes gastos, lo normal es utilizar un cálculo de gastos complementarios. Las diferencias en los gastos pueden asignarse a diferentes materiales y procesos de producción. Además, es posible optar por un cálculo de gastos complementarios respecto de un nivel o de varios niveles.

Cálculo de gastos de recargo de un nivel: en este tipo de cálculo, todos los gastos generales se imputan con un porcentaje de recargo único. El porcentaje de recargo se calcula dividiendo los gastos generales totales entre los costes individuales totales de un periodo determinado. La principal desventaja que presenta este método es que da por hecho que existe una relación constante entre los gastos generales y las diferentes clases de costes individuales.

Cálculo de gastos de recargo multinivel: este tipo de cálculo se basa en la causalidad de los gastos. Los gastos generales se imputan a las áreas en las que se han producido. Normalmente, tanto los gastos generales como los costes individuales se producen en las áreas de material, fabricación, administración y ventas. En nuestro ejemplo, los porcentajes de recargo han sido calculados mediante el cálculo de gastos de recargo multinivel.

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