Convierte una plantilla en tu propio modelo de albarán de entrega

Los albaranes son documentos comerciales que, principalmente, registran por escrito las mercancías enviadas. Otra posibilidad es su envío digital a través de correo electrónico. Su diseño y contenido se logran fácilmente con un procesador de texto ordinario o con un programa de hojas de cálculo. Para evitar crear un nuevo documento para cada envío de mercancías, muchos usuarios suelen recurrir a modelos de albarán de entrega (también llamados modelos de nota de entrega) que puedes crear tú mismo o descargar de Internet. Por lo general, se trata de documentos en Word o Excel que se pueden personalizar de forma gratuita.

Estas plantillas resultan perfectas para autónomos y pequeñas y medianas empresas, especialmente como alternativa a costosas o complicadas soluciones de pago (online o como aplicación de escritorio). Cada documento de muestra puede usarse directamente como base sin implementar muchos cambios o servir de fuente de inspiración. En este último caso, el usuario puede ajustar fácilmente la estructura de la nota de entrega de acuerdo a sus necesidades.

En principio, es irrelevante si se trata de una nota de entrega en Excel o en Word. Si lo que se quiere es enviar un documento por escrito (impreso o en digital) que corrobore el envío, ambos programas cumplen la misma funcionalidad. Las variantes creadas con un software de hoja de cálculo pueden facilitar la tarea de calcular ciertas cantidades, siempre y cuando utilices las funciones correspondientes. Además de Word y Excel, también es posible recurrir a aplicaciones como Writer y Calc (LibreOffice o Apache OpenOffice) para crear modelos de nota de entrega.

Aunque no existe una ley específica que lo determine, el albarán se ha convertido en un estándar imprescindible en el comercio electrónico. A pesar de disponer de una cierta libertad en su diseño, es recomendable atenerse a los principios habituales. Esto también se aplica a los modelos de albarán de entrega, que también han de guiarse por las convenciones establecidas. De esta forma se asegura que los clientes identifiquen dicho documento como un albarán de entrega y obtengan, así, toda la información necesaria.

Para que una plantilla sea adecuada para crear albaranes de entrega, se debe prestar especial atención a los siguientes elementos:

• Información de contacto del proveedor y el destinatario: para archivar las notas de entrega y por efectos de comunicación es necesario enumerar los datos de contacto del remitente. Además, la información del destinatario ayuda a determinar si el producto recibido es en realidad para él.

• Nombre y número de factura: el albarán de entrega debe ser el comprobante de una entrega específica de bienes. Esto se puede indicar mediante un nombre o un número de factura única o mediante la combinación de ambos.

• Contenido del envío: la función básica de una nota de entrega es informar al destinatario sobre el tipo y el volumen de los bienes recibidos. Por esta razón, es imprescindible incluir una lista que enumere todos los elementos que contiene el paquete, incluyendo su nombre y cantidad.

• Pedido y fecha de entrega: con una descripción detallada de los productos y la fecha de entrega específica, el cliente obtiene una impresión del funcionamiento de la empresa en cuanto al procesamiento y envío de órdenes. En caso de que se presenten retrasos en el envío de los productos, será necesario informarle al cliente en el albarán o en un mensaje por separado.

Dependiendo del tipo de empresa y de las mercancías enviadas, puede resultar pertinente incluir en un modelo de albarán de entrega alguno de los siguientes datos:

• Número de teléfono / fax o dirección de correo electrónico de la empresa
• Datos de una persona de contacto dentro de la empresa
• Número de cliente
• Número de factura correspondiente
• Número de referencia de los productos
• Peso total de la mercancía
• Tipo y compañía de envío
• Espacio para el comprobante con fecha de recibido

Entre ellas, estas plantillas no se diferencian en gran medida, con lo que su selección dependerá principalmente de si prefieres usar Word o Excel. Ahora bien, si en algún punto tienes pensado ampliar tu plantilla con algún sistema de automatización, será mejor que te decantes por la versión en Excel. A diferencia de Word, una hoja de cálculo permite la representación de funciones complejas. Sin embargo, con sus hojas de cálculo compuestas por filas y columnas, la interfaz de Excel es considerablemente menos clara y la edición del documento no suele ser tan cómoda para el usuario.

Una vez has seleccionado y descargado la plantilla de albarán de entrega, ábrela de la forma habitual haciendo doble clic. Ahora, con el archivo abierto, podrás introducir los siguientes cambios:

1. Antes de ocuparte directamente de los puntos principales de la nota de entrega, modifica la información de contacto con la dirección apropiada. Para este fin, en la parte superior izquierda de la pantalla encontrarás un campo para incluir la dirección de la empresa y los datos de contacto del destinatario.


2. Al lado derecho encontrarás un espacio para la dirección de tu empresa. Además de la dirección, es recomendable añadir un número de teléfono y/o un correo electrónico. En caso de que no quieras incluir estos datos, no te olvides de borrar los enunciados. 


3. Ahora, la siguiente línea tiene como propósito especificar el asunto del albarán. Para ello, puedes utilizar un sistema de identificación (número, ID, etc.) para tus notas de entrega y especificar aquí el código correspondiente.


4. Debajo del asunto tendrás espacio para la fecha de entrega (a la derecha) y el texto del encabezado. Aquí informas a tus clientes de que el paquete recibido contiene todos los artículos de la lista presentada a continuación. El encabezado también representa una buena oportunidad para agradecer al destinatario la compra o la cooperación.


5. En la siguiente tabla puedes especificar el contenido detallado de la entrega, es decir, la lista de productos contenidos en el envío (con sus referencias). Las columnas predefinidas son la referencia, la descripción de la mercancía y la cantidad. Sin embargo, en caso de que quieras presentar, por ejemplo, el número de los artículos, puedes agregar fácilmente más columnas. Para enumerar más productos solo tendrás que expandir la tabla con el número correspondiente de filas.


6. El área situada bajo los artículos sirve para proporcionar información adicional como los datos específicos del envío o fecha de entrega. El siguiente campo está abierto para que el destinatario incluya su firma y fecha a manera de confirmación o comprobante interno.


7. Al final del modelo de albarán de entrega encontrarás un campo para el pie de página. Una vez más, aquí puedes incluir los datos completos de tu empresa o la información de tu tienda.


8. Si ya has adaptado todas las áreas de la plantilla de albarán, el siguiente paso será guardar el archivo e imprimir la nota de entrega. Para enviar el archivo de forma digital, solo tienes que guardarlo como PDF.