¿Qué es un sistema de facturación?

Los programas para facturar son una herramienta de vital importancia para autónomos y dueños de pequeñas empresas, ya que estos, además de gestionar el negocio, están obligados a llevar a cabo la facturación y la contabilidad de su empresa. Este tipo de programas permiten, de forma muy sencilla, mantener las cuentas al día y llevar un control de la facturación, tareas imprescindibles para el buen funcionamiento del negocio.

Gracias a los avances de la tecnología cloud la gestión de las facturas es, hoy en día, más profesional y sencilla que nunca. Los programas de facturación son cada vez más necesarios para pequeños empresarios, ya que les permiten ahorrar tiempo y dinero, cumpliendo una gran cantidad de funciones. Además, los softwares de facturación gratuitos –a pesar de que presentan limitaciones– son la solución perfecta para aquellas pymes que no cuentan con el presupuesto necesario para contar con uno de pago.

Asimismo, estos sistemas de facturación presentan la gran ventaja de que incluyen herramientas que permiten gestionar otros aspectos tales como contabilidad, gestión de cuentas bancarias, información fiscal o gestión de clientes.

Desde hace años en México, la tradicional facturación en papel se ha visto sustituida por la facturación electrónica llevada a cabo mediante un documento digital que garantiza la autenticidad de su contenido. Este documento digital o factura electrónica es conocido bajo las siglas CFDI, que hacen referencia al Comprobante Fiscal Digital por Internet cuyo estándar está definido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Debido a los cambios fiscales introducidos en el país, los negocios se han visto obligados a adaptar sus diversos procesos administrativos. En este sentido, los sistemas de facturación online son recomendables especialmente para autónomos y pymes, ya que facilitan la facturación y la contabilidad, obligaciones impuestas a todos los empresarios. De hecho, México es el segundo país del mundo, solo por detrás de Brasil, que más facturas electrónicas emite. Para llevar a cabo esta tarea existen varios proveedores de sistemas de facturación electrónica en la nube, lo que permite el acceso al usuario desde cualquier dispositivo, facilitando el trabajo y la movilidad.

A la hora de elegir el sistema de facturación electrónica, tienes que prestar atención a una serie de características para ser capaz de determinar cuál es el que más se ajusta a tus necesidades:

• Tiene que estar avalado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT): es imprescindible que el software de facturación online que elijas esté avalado por el SAT. Antes de elegir uno, te recomendamos que verifiques la lista de los proveedores autorizados de certificación (PAC) ya que estos son los únicos que cuentan con la facultad de emitir CFDI válidos.
   
• ¿Es un programa de facturación online o se trata de un software que requiere instalación?: Antes de decidirte por una opción determinada comprueba desde cuántos dispositivos es posible tener acceso al software. Este problema no se da con los programas para facturar online, ya que al ser una plataforma en Internet varias personas pueden acceder a ellos simultáneamente. Si el programa solo puede utilizarse desde el dispositivo donde ha sido descargado el software, esto complica mucho los procesos de facturación.
   
• El sistema de facturación tiene que ofrecer la función de almacenamiento de CFDI certificados: debido a la obligación impuesta por el SAT de conservar los CFDI certificados como mínimo por tres meses, te recomendamos que te cerciores de que el sistema de facturación que elijas los guarde como mínimo por 6 meses. Cúbrete las espaldas para aquellos casos en los que surjan dudas con respecto a las facturas emitidas en el pasado.
   
• Presta atención a la seguridad que el programa ofrece: asegúrate de preguntar dónde se guardará la información almacenada por el programa para facturar que elijas; el Data Center de la empresa proveedora del servicio debe estar ubicado en territorio nacional.
   
• Comprueba que las actualizaciones sean gratuitas: no sería justo que, de existir novedades en materia fiscal, el sistema que has escogido te hiciera pagar por los cambios que deben introducir, ya que estos se producen por mandato legal.
   
• Asegúrate de que el proveedor que elijas tenga capacidad para respaldar el volumen de facturación de tu empresa.
   
• Lee la letra chiquita para evitar sorpresas: comprueba que los costos a los que se hace referencia son por factura timbrada, ya que solo estas serán legales.

Es considerado uno de los mejores programas de facturación en México porque ofrece un sistema de facturación muy completo, incluyendo, entre otros servicios: la generación de todo tipo de comprobantes y tantos reportes de facturas como sea necesario, permite llevar a cabo facturaciones masivas y es muy fácil de usar. Además, presenta la ventaja de ofrecer asesoría y servicio técnico en todo momento y no cobrar extra por las actualizaciones.

Ofrece algunas características adicionales como la vista previa de facturas antes de timbrarlas, personalización de plantillas con el logo, imágenes o colores acordes a la imagen corporativa de tu empresa. Las actualizaciones del sistema, ya sean por necesidad de mejora o por imposición de nuevos requerimientos del SAT, no tendrán costo alguno.

Otro de los programas para facturar líderes en México es Aspel FACTURe. Este programa ofrece distintas soluciones de facturación dependiendo del tipo de empresa que se trate. Además, permite optimizar tu experiencia como usuario a través de la opción de rediseñar el sistema, incluyendo herramientas que permitan personalizarlo de acuerdo a tus necesidades.

Aspel FACTURe 4.0 es perfecto para emprendedores y pymes que necesitan expedir comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI) tales como facturas, recibos de honorarios o de arrendamiento, así como notas de crédito y comprobantes de retenciones, con la garantía de que cumple con los requisitos fiscales vigentes.

Desventaja: Ten en cuenta que Aspel solo debe instalarse en la computadora donde va a utilizarse. Esto es una clara desventaja con respecto a otros de los sistemas, ya que necesitas el software para poder facturar desde otro dispositivo.

CONTPAQi, al igual que los otros sistemas de facturación, simplifica la emisión y recepción de facturas electrónicas para empresas y personas físicas que ofrecen servicios y permite llevar un control sobre los clientes de la empresa y sobre las cuentas que hay que cobrar.

Este programa cumple con los requisitos fiscales determinados en el ANEXO 20 para emitir el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) vigente. La facturación electrónica se lleva a cabo, de forma rápida y sencilla, mediante catálogos y plantillas oficiales del SAT. Así, el usuario puede estar completamente seguro de que cumples con las disposiciones exigidas.

Gracias al asistente de configuración que ofrece este programa, facturar te resultará más fácil que nunca y dispondrás de información paso a paso para registrarte y cargar toda tu información pertinente. Además, para facilitar la configuración del sistema, tienes a tu disposición perfiles de empresas predefinidas en los que aparecen predeterminados los impuestos y retenciones más comunes, así como plantillas de facturación.

Facturador.com es otro proveedor autorizado por el SAT basado en la nube. Permite la facturación en línea y puede utilizarse en cualquier dispositivo que disponga de acceso a Internet. Este programa te permite crear cualquier CFDI de forma instantánea ya sea a clientes nuevos como a aquellos ya registrados. También podrás visualizar en PDF tus facturas, imprimirlas o enviarlas a tus clientes por correo electrónico. Además, también permite descargar de forma masiva todas las facturas electrónicas que recibes de tus proveedores.

PymeFree no es solo una plataforma gratuita que facilita la facturación de las pymes, también es un espacio para aquellas empresas que buscan audiencias. Este sistema cuenta además con la ventaja de que puedes descargarte apps para tu negocio que permitirán mejorar la productividad de tu empresa.

La desventaja que presenta es que a día de hoy solo está disponible en Windows 10, Windows 7 y Windows 8, aunque está pendiente una versión para Mac que saldrá dentro de muy poco.

Los mejores programas de facturación en México: comparativa

Favor de tener en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.