Cómo escoger el mejor software contable para tu negocio

Entre las obligaciones de los empresarios, cumplir con las exigencias fiscales y legales de los organismos gubernamentales ocupa un lugar central. Entre ellas figura el envío electrónico de ciertos registros contables con el fin explícito de calcular su aportación al fisco y cumplir con la legalidad vigente. Para ello, es imprescindible tener las cuentas en orden y al día y ello implica mantener el control sobre la documentación de un negocio: facturas, entregas, salarios, etc., todo ha de estar hoy día digitalizado y almacenado de forma adecuada. Esto ha generado la necesidad de contar con sistemas informáticos capaces de liquidar todas estas tareas sin suponer un costo extra de trabajo al empresario o a los empleados responsables, más bien al contrario.

2015 supuso un antes y un después en la contabilidad de la pyme mexicana, pues fue cuando el Servicio de Administración Tributaria (SAT) anunció la obligación de la contabilidad electrónica para todas las empresas. Si esto no supuso un gran traspié para las grandes empresas, fueron la microempresa y la pyme las que se vieron con más dificultades para implementar este tipo de soluciones en su día a día.

En la actualidad el mercado mexicano del software contable está poblado por diversas soluciones que conviene estudiar a fondo antes de decidirse por una. El giro de la empresa, la integración de los registros contables obligatorios, el soporte de consultores o la relación costo-beneficio son algunos de los factores que han de incluir los empresarios en sus consideraciones. Conoce los puntos fuertes y débiles de cada programa de contabilidad en nuestra comparativa y descubre la solución que más se ajusta a tus necesidades.

El software de contabilidad comprende los programas que ayudan a los empresarios a llevar las cuentas de su negocio al día y a presentar la documentación obligatoria a las autoridades competentes, cumpliendo con los requisitos formales y legales vigentes en cada país. En México su uso se ha visto incrementado por las nuevas disposiciones de Contabilidad Electrónica del SAT publicadas en 2015 (y actualizadas en 2017 con la versión 3.3) que obligan a las empresas a digitalizar sus cuentas y a presentarlas también de forma electrónica. Las empresas que, a pesar de sus probadas ventajas en términos de practicidad, no los habían implementado aún se vieron de pronto ante la necesidad de aprender a usarlos y enseñar también a sus empleados.

Diversos fabricantes de software en todo el mundo, también del área hispanohablante, se han especializado en los llamados sistemas ERP (Enterprise Resource Management), programas que aúnan diversas funciones de gestión de recursos –o permiten su integración en módulos– que, en algunos casos, además de la contabilidad, también permiten gestionar los inventarios o la facturación.

Hoy en día, la oferta en programas de contabilidad es muy amplia y variada en todo el mundo debido a la diversidad de las necesidades de cada empresa y las divergentes normas fiscales o legales vigentes. A esto se añade la innovación tecnológica de la nube, que hace posible utilizar aplicaciones en línea sin tener que instalarlas en el computador, lo que supone una ventaja sobre todo para profesionistas independientes con gran movilidad.

Dada la gran variedad de soluciones, es fácil suponer que no todas se ajustan de modo universal a las necesidades de todas las empresas. Cada una incluye prestaciones y funciones que pueden ser más útiles para algunas y menos para otras porque en su diseño se ha pensado en las necesidades de un tipo concreto de negocio y, mientras unas constituyen paquetes cerrados con un cierto número de funciones, otras permiten la integración de muchos módulos diferentes, adaptándose así a diferentes actividades comerciales.

Antes de decantarte por un tipo u otro de software será conveniente que analices tus necesidades. Para ello hemos sintetizado a continuación varias consideraciones que podrán serte de utilidad.

Tanto si deseas cambiar de programa como si comienzas tu andadura como empresario o independiente, por poco que investigues te darás cuenta de que la oferta es inmensa y muy variada. Si ya tienes tiempo llevando tu contabilidad, tendrás ya tus preferencias más o menos claras, pero si este es tu primer software contable, es probable que ni con migas de pan encuentres la salida del bosque de ofertas.

Lo primero que debes asumir es que el verdadero valor de un programa contable no está en su precio, sino en el tiempo que tomará su implementación y su incorporación a los procesos. Las necesidades de la persona física o moral, el tamaño de la empresa y el giro del negocio son factores que has de tener muy claros porque determinan en gran medida qué paquete contable es el más adecuado.

Dicho esto, enumeramos los criterios más relevantes que puedes tomar en cuenta:

1. Evaluar las necesidades: gestionar inventarios, facturar, gestionar las cuentas por cobrar o por pagar, llevar un registro de los activos y seguir su depreciación contable, elaborar reportes de contabilidad en tiempo real o visualizar los informes financieros gráficamente son algunas de las tareas que podrían interesarte.
    
2. Tamaño de la empresa: hay programas que abarcan todos los aspectos de la administración empresarial y ofrecen la posibilidad de administrar varias empresas con una sola licencia, y los hay que solo ofrecen licencia para un solo usuario y se limitan a la gestión contable.
    
3. Tareas que debería realizar (en su mayor parte): informes financieros y fiscales, declaraciones de acreedores y deudores, estados de flujo de caja, estados mensuales, cuentas de ganancias, pérdidas y balances.
    
4. Coordinación con el SAT: un programa contable debería generar automáticamente los documentos contables que exige el SAT (Pólizas Contables, Balanza de comprobación y Catálogo de Cuentas) y convertirlos en formato .xml para poder ingresarlos en el Buzón Tributario de la página del SAT con la firma electrónica (FIEL). Estos registros indican el estado contable, fiscal y financiero del negocio y son necesarios para calcular los impuestos.
    
5. Adecuado al giro de la empresa (o adaptable), porque este determina el régimen tributario y en consecuencia cambian los procedimientos de cálculo y las deducciones.
    
6. Facturación timbrada: solo los PAC certificados (Proveedores autorizados de certificación) han sido autorizados por el SAT para asignar folios y sellar digitalmente las facturas.
    
7. Capaz de analizar y actualizar la información en poco tiempo o en tiempo real, porque de este modo tus libros y reportes serán más confiables. Esto hace posible poder consultar los informes de pérdidas y ganancias en todo momento sabiendo que la información es actual, lo que sería diferente si se elaboraran en papel.
    
8. Fácil de entender sin invertir en capacitación, flexible y escalable.
    
9. Mejor relación costo-beneficio (ROI).
    
10. Tiempo promedio de implementación en las estructuras y los procesos de negocio.
     
11. Qué módulos incluye: para administrar inventarios, emitir facturas CFDI automáticamente, gestionar cobros y obtener reportes.
     
12. Soporte de consultores, necesidad de instalación o mantenimiento especializados para funcionar.

Asimismo, no debes olvidar factores más técnicos como la plataforma o los requisitos de sistema que el programa requiere si quieres evitar problemas de rendimiento, si necesita una licencia, si tiene acceso a Internet, si se trata de una instalación de escritorio o una aplicación en la nube y el número de usuarios que pueden utilizarlo. Estima asimismo si el software podrá serte útil durante los próximos cuatro años.

Una vez tengas tu check list particular y hayas demarcado qué prestaciones te interesan, es el momento de pasar a estudiar las diversas ofertas del mercado mexicano y de ponderar sus pros y contras. A continuación tienes nuestra selección.

Implementado localmente o en la nube, SAP Business One integra la gestión de diferentes departamentos, cubriendo desde almacén e inventarios o compras a los servicios postventa, pasando naturalmente por la contabilidad. Disponible en 150 países y traducido a 27 idiomas, este compacto y robusto paquete de software tiene, sin embargo, una curva de aprendizaje pronunciada, lo que podría acarrear costos de capacitación de empleados.

Su arquitectura modular lo convierte en un paquete versátil para empresas de las industrias del comercio, la distribución, servicios o manufactura. La gestión de la contabilidad y las finanzas, de venta, de CRM, de compras o de creación de informes son algunos de los módulos que pueden implementarse. La app móvil SAP Business One Service para iOS, Android y Windows Phone permite gestionar operaciones desde el celular y la compatibilidad con bases de datos MySQL, DBMS y SAP Hana abre el abanico de servidores compatibles.

El precio del ERP para pymes depende de varios factores, como son si se elige la modalidad on premises o en la nube, cuántos usuarios tendrán licencia para utilizarlo o cuántos módulos se contratan. Es necesario contactar con la empresa o con un partner autorizado para obtener información sobre los planes de precios.

Esta es una solución integral para contadores 100 % mexicana. La empresa productora y distribuidora de soluciones administrativas de cómputo Aspel se estableció en 1981 y desde 1995 se expandió a América central y Suramérica. Con COI 8.0 Aspel comercializa un software contable que se ajusta a las especificaciones fiscales vigentes para el manejo de la Contabilidad Electrónica 3.3, integrando la información fiscal y contable de una forma muy eficaz: relaciona automáticamente el folio fiscal de los CFDI a los asientos contables, genera los archivos XML tal y como los solicita el SAT, crea las declaraciones DIOT, las declaraciones mensuales de IVA e ISR y la anual de personas físicas y morales.

Además, el registro contable está automatizado de modo que la información se mantiene siempre en el estado más actual y permite consultar el estado financiero actual de la empresa con diversos tipos de reportes, gráficas y documentos. Enlaza por interfaz con otros sistemas Aspel (NOI, CAJA, BANCO), así como a hojas de cálculo. El programa también permite gestionar gastos, ingresos y presupuestos en monedas diferentes.

Todo esto hace de COI Aspel la solución más popular hoy en día en México entre las pymes si bien, pese a todo, deja de responder a medida que la empresa va creciendo. Al no cubrir la gestión de las relaciones con los clientes, el programa no se ajusta a las empresas grandes o a aquellas que han de registrar pólizas en otras partes del mundo, algo que SAP hace mucho mejor. Y si bien es una solución de contabilidad integrada de gran competencia informativa y resolutiva, no es la más intuitiva. Configurar el envío electrónico de la información requiere tiempo y esfuerzos y tampoco el formato puede editarse fácilmente. Estamos ante un paquete para pymes que no manejen un inventario de productos complejo y que no espera crecer en poco tiempo.

COI puede probarse durante 30 días. Pasado este periodo, el paquete puede comprarse en un distribuidor especializado asociado por 5,507 MXN / usuario o contratar una suscripción mensual cuyo monto depende del número de usuarios y oscila entre 317 MXN por un usuario a 962 MXN por diez. A partir de once usuarios el precio es de 95 MXN por cada uno adicional.

CONTPAQi® Contabilidad es un paquete contable desarrollado y lanzado por la empresa mexicana Computación en Acción, S.A. de C.V (Contpaqi) sita en Ciudad de Guadalajara y apto para contadores y administradores de empresas. Muy popular en México, este producto se ajusta a la normativa de la Contabilidad Electrónica publicada en 2017 y con las NIF (Normas de Información Financiera). Al permitir llevar hasta 999 empresas con una sola licencia, es el programa con mayor presencia en los despachos de contadores, si bien por su eficacia y funcionalidad se ajusta también muy bien a las exigencias de los autónomos y microempresas.

Estas son algunas de sus funciones:

• Elabora Balanza de Comprobación, Catálogo de Cuentas y Pólizas y genera archivos XML
• Genera la DIOT
• Reportes de impuestos, catálogos de cuentas (multinivel) y estados financieros.
• Asocia los nuevos CFDI Factura y CFDI Pagos a las pólizas para su contabilización
• Lleva el control de activos fijos, depreciaciones y depreciación acumulada.
• Múltiples reportes como catálogo de cuentas, balance general, estado de resultados, balanza de comprobación, libro de diario, libro de mayor, anexos del catálogo, movimientos y auxiliares del catálogo.

Estos y otros módulos le convierten en una solución viable que se ajusta a las exigencias fiscales y normativas que todo contribuyente ha de cumplir. Su curva de aprendizaje es también pronunciada, aunque una vez superada es una herramienta muy eficiente. Configurarla para enviar las DIOT si tienes muchos proveedores puede resultar engorroso, así como configurarla para la preparación para la Contabilidad Electrónica. Instalar el sistema requiere instalar otros programas antes, lo que puede ralentizar el equipo. Como su principal rival, Aspel COI, programa con el que comparte facultades, también es compatible con otros programas del fabricante como Nóminas o Administración, pero implica un aumento de costos.

El precio para un licenciamiento anual parte de los 3690 MXN y se renueva por el mismo precio. Añadir usuarios implica un desembolso de 990 MXN extra por usuario.

El software cuenta con planes optimizados para México, Colombia, Perú, República Dominicana, Panamá, Costa Rica, Chile, España, Estados Unidos y una versión internacional y unos precios de suscripción por uso muy competitivos (con un mes de prueba) que oscilan entre el plan PYME por 350 MXN al mes (100 ventas, 2 usuarios y 2 almacenes de inventario) y el PLUS por 1200 MXN al mes para un volumen de 2500 ventas mensuales, 4 permisos de usuario e integración de otras aplicaciones.

Nuestro segundo paquete contable 100 % en la nube es miskuentas de la empresa mexicana Isco Digital, que se presenta como un software muy completo y eficiente compuesto por diez módulos que abarcan todas las áreas administrativas de cualquier negocio: facturación, contabilidad electrónica, nómina y timbrado, impuestos y declaraciones, reportes en tiempo real o envío masivo al SAT, entre otras funciones. Flexible, multiplataforma y alojado en servidores externos, miskuentas se basa en una interfaz muy sencilla que no requiere mayor capacitación y es compatible con multitud de formatos, también con Excel para trabajar sin problemas con hojas de cálculo. El software de contabilidad y administración, que está obteniendo muy buena resonancia, está disponible en cuatro planes de pago mensual por uso que oscilan entre los 499 MXN del plan individual por un registro contable y los 2799 MXN por 150 registros contables.

Todos los planes incluyen los 10 módulos de administración y ofrecen un almacenamiento sin límites, tantas licencias de usuario como sea necesario y timbrado ilimitado de nómina y facturación. Puedes convencerte con una prueba gratuita durante 15 días.

Como indicamos al comienzo de nuestra guía sobre software contable, es difícil nombrar a una sola solución que sea válida para todos los escenarios, puesto que el giro del negocio y su tamaño determinan los requerimientos normativos a cumplir ante los organismos pertinentes. De los paquetes contables presentados, casi puede decirse que todos están indicados para llevar la contabilidad de las pymes, pero algunos, como el potente programa de SAP, cubren además otros aspectos de la gestión administrativa de un negocio mientras que otros, como el popular COI, no cubren un área tan relevante como la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y otros, como la eficiente solución en la nube Alegra, están más enfocados en la administración pero no sustituye a un gestor contable.

En la siguiente tabla hemos resumido algunos de los aspectos más importantes que diferencian a los cinco programas de contabilidad presentados en este artículo:

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