Apps para contabilidad: las mejores soluciones para pymes

Llevar correctamente la contabilidad beneficia a las pymes y a los autónomos por dos motivos: por un lado, para cumplir con las obligaciones tributarias basándose en información veraz; por el otro, porque conocer el estado de las cuentas facilita la planificación financiera de la empresa a largo plazo. Pero la contabilidad requiere dedicación, sobre todo, si el presupuesto no permite contratar a un contable que se encargue de ella. En estos casos, la tendencia se inclina por utilizar programas de contabilidad y gestión, entre los cuales son las soluciones basadas en la nube las que están demostrando una particular eficiencia, puesto que no solo pueden emplearse en el navegador en un ordenador doméstico, sino también en dispositivos móviles con su respectiva app móvil.

¿Cuáles son las ventajas de llevar la contabilidad por app? ¿Cuáles son las apps de contabilidad que van a ayudarte de verdad a gestionar tus cuentas?

La facturación digital y el envío telemático de documentos al organismo recaudador ya es una realidad desde hace unos años, de modo que puede decirse casi con total seguridad que, para la gran mayoría de empresarios, llevar la contabilidad de forma electrónica poco tiene de exótico. Los programas de contabilidad y gestión de empresas o ERP son excelentes herramientas que facilitan no solo extender y almacenar facturas, sino también gestionar inventarios o enviar declaraciones de impuestos directamente a la hacienda estatal.

Un papel central en el paisaje del software para empresas lo ocupan las apps de contabilidad para iOS y Android, ya que permiten la llevanza de la contabilidad desde cualquier dispositivo móvil. Estas aplicaciones se distinguen en particular porque se ajustan a la perfección a las distintas pantallas y a los modos de uso de los diferentes teléfonos y tablets. Al almacenar los datos en los servidores del proveedor, el uso de estas aplicaciones no representa un gran reto para las limitadas capacidades de memoria de los dispositivos móviles. Y, como en cualquier servicio basado en la nube, permiten el trabajo en equipo y desvinculado geográficamente.

Las aplicaciones para la contabilidad móvil tienen la tarea de facilitar todo lo posible las numerosas obligaciones rutinarias de los autónomos y empresarios y resolver los desafíos que ocasionan para el usuario. Así, tan pronto como se ha configurado el diseño y se han introducido los datos de los clientes, ya puedes crear una factura en pocos minutos sin ninguna dificultad ni errores. La mayoría de las apps de contabilidad incorporan incluso una función que permite enviarlas por correo electrónico sin abrir el programa de correo o por correo postal sin tener que ir a la filial gracias a interfaces digitales.

En una app móvil para contabilidad, también se simplifica la gestión de los pedidos, ya que suele tener acceso a la base de datos de artículos, lo que no solo facilita expedir facturas, sino también generar y enviar confirmaciones de pedido, albaranes de entrega y recordatorios de pago.

Otras ventajas que definen a las apps para la contabilidad son:

• Segmentación de proveedores y clientes con funciones de búsqueda y filtrado integradas.
• Digitalización certificada de comprobantes y recibos.
• Integración de sistemas de tienda electrónica y pago.
• Vista central sobre todos los ingresos y egresos.
• Envío telemático al organismo recaudador con firma electrónica.
• Conciliación bancaria.

Las aplicaciones de contabilidad suelen programarse en combinación con una aplicación web que suele funcionar como la versión principal del programa. En algunos casos, incorporan una versión de escritorio que, instalada en el ordenador, representa el polo opuesto de la aplicación móvil. La mayor diferencia entre una y otra radica en la interfaz de usuario, puesto que en un terminal móvil se ha de ajustar a las particularidades técnicas de cada medio, como el tamaño de la pantalla, la forma de empleo (por teclado o pantalla táctil) o la capacidad de sistema. Normalmente, se obtiene acceso a todas las versiones del programa a través de una cuenta de usuario central, lo que permite emplear el software en cualquier dispositivo (tablet o teléfono inteligente en el caso de una app móvil).

La contabilidad móvil es para muchos autónomos la solución perfecta para enfrentarse a las exigencias del comercio en nuestros días, puesto que las aplicaciones para terminales móviles son la respuesta a la creciente digitalización y a la tendencia hacia la oficina sin papeles emparentada con ella, que no solo le ha declarado la guerra al papel, sino que, además, mejora el flujo de trabajo de forma sensible.

Aun con numerosos puntos en común, las aplicaciones de contabilidad se diferencian en algunos aspectos, como son la gama de funciones o los costes, que dificultan la elección de la mejor aplicación en cada caso. Echa un vistazo a este sumario de los datos más importantes sobre las aplicaciones más interesantes del mercado actual que hemos elaborado para ti.

La empresa española Anfix Software S.L., con sedes en Valladolid y Madrid, nace en 2010 con la visión de ofrecer soluciones a los problemas nuevos a los que comenzaba a enfrentarse la empresa y la pyme española, posicionándose, no solo como la mayor fuerza en desarrollo de soluciones de gestión en la nube, sino también como la mejor alternativa a las soluciones más veteranas. Con su software anfix, la empresa entrega la única solución integral de facturación y contabilidad homologada por las cinco agencias tributarias españolas. El software de gestión en la nube anfix no solo digitaliza tiques y facturas gracias a la tecnología CleverScan®, sino que es compatible con el Suministro Inmediato de Información (SII) de la AEAT, rellena automáticamente los formularios de impuestos (IVA, IRPF, sociedades) y los envía a Hacienda y domicilia tus cuentas bancarias, además de gestionar los libros contables, elaborar las cuentas anuales y los estados financieros y automatizar los asientos contables, siempre en base a una normativa actualizada. En definitiva, un paquete sin carencias que ofrece incluso una variante para despachos de asesoría.

La app de contabilidad de Anfix también se lleva puesta, puesto que, junto a las comunes versiones para sistemas iOS (9.0+) y Android (4.4+), también ha desarrollado una para Apple Watch (2.1+), con el fin de hacer la vida del autónomo aún más sencilla. Escanea tus tiques y recibos con tu móvil, recibe las notificaciones 060 directamente en tu muñeca y conecta con tu despacho contable de forma continua para tener tu negocio siempre al día y poder dedicarte a tu oficio casi por completo. Las apps para llevar tu contabilidad móvil son gratuitas si antes has contratado uno de los tres planes de suscripción anual para empresas: “Freelance” (7,50 euros al mes), “Profesional” (15,80 euros al mes) o “Empresarial” (40,90 euros al mes). Todos pueden probarse durante 15 días de forma gratuita.

La empresa ofrece tres planes de suscripción mensual ajustada a distintos perfiles. El plan “Básico” es gratuito y se limita a 50 registros contables, 10 clientes y 10 proveedores, por lo que es ideal para profesionales autónomos que empiezan o tienen poco volumen de negocio. Los dos siguientes planes, “Profesional” (7,95 euros/mes) y “Ultimate” (11,95 euros/mes) se dirigen a empresas con ciertas exigencias y su diferencia de precio guarda relación con el volumen de las operaciones y de las funcionalidades que incluye. El plan “Ultimate” es el pack más completo, con 1 GB de espacio en la nube y sin limitaciones en los registros, productos, clientes y proveedores.

Contratando uno de los tres planes, la app móvil de CRM y contabilidad puede descargarse de forma gratuita en sus respectivas tiendas (Android, 4.0.3+; iOs, 10.0+). Con ella, puede gestionarse el negocio desde cualquier lugar, con todas las funciones de la app web en la palma de la mano: digitalizar los tiques, enviar facturas personalizadas a los clientes y contactarlos, digitalizar y certificar facturas para enviarlas a la Agencia Tributaria o echar un vistazo a las facturas pendientes de pagar, esta es una de las aplicaciones más completas para llevar el control del negocio en dispositivos móviles.

La app de contabilidad de Debitoor permite expedir facturas dondequiera y cuandoquiera y enviarlas por correo electrónico o incluso por mensajería instantánea (WhatsApp). Cuando el cliente abre la factura, la aplicación te envía una notificación. También puedes registrar con ella tus gastos. Para ello solo tienes que fotografiar el recibo con la cámara del terminal y adjuntarla como archivo de imagen. Con todo, ten en cuenta que solo en la variante Premium “L” el número de facturas y asientos de gastos es ilimitado; en el resto, existe un límite anual de 100, 400 u 800. La variante del programa también determina si puedes crear y enviar presupuestos, albaranes de entrega y balances, así como rellenar las declaraciones trimestrales de IVA.

Con todos los modelos de pago de sevDesk pueden crearse y enviarse facturas, presupuestos o avisos de pago sin ninguna dificultad, puesto que antes has creado perfiles de clientes que puedes asignar después a cada nuevo documento. Todos los modelos permiten que tu gestor acceda a tus datos, y podrás exportarlos por DATEV. Con el paquete “Contabilidad” también podrás generar albaranes, gestionar libros de caja y digitalizar comprobantes (en dispositivos Android necesitarás la app sevScan), aunque debes tener en cuenta que este software de digitalización no está homologado por la Agencia Tributaria, lo que significa que no podrás enviarlos sin antes utilizar otro software de digitalización certificada.

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