Assessment center: selección del personal idóneo

La selección de personal es un aspecto vital en las empresas, sobre todo cuando se trata de trabajadores cualificados, dado que un error en la selección puede generar toda una serie de problemas. A la hora de seleccionar al candidato perfecto, entra en juego una serie de factores que abarcan mucho más que las cualificaciones profesionales del solicitante. También es importante contar con determinadas soft skills, tener la habilidad general de resolver problemas e identificarse con los valores de la empresa. Estos son factores que no pueden deducirse del CV y las entrevistas solo permiten formarse una imagen muy sucinta de la personalidad del candidato. Los assessment centers se encargan de obtener mucha más información a través de diversas pruebas y ejercicios. Su objetivo último es responder a la pregunta: ¿encaja este candidato en la empresa o no?

Un assessment center (en inglés británico, assessment centre) no es un lugar específico. Tiene más que ver, como revela el término en castellano “entrevistas de evaluación situacional”, con un método por el cual los candidatos han de pasar una serie de pruebas, principalmente de carácter psicológico, con el que los especialistas en recursos humanos valoran cuáles son los candidatos que mejor se ajustan al papel que la empresa necesita cubrir. Generalmente, se invita a los candidatos a participar en un proceso de selección que dura uno o varios días, en el que tienen que demostrar que son la mejor opción compitiendo con el resto. En el proceso participan una serie de asesores, que actúan como observadores profesionales y participan también, en la mayoría de los casos, en la preparación de las pruebas. Una vez finalizado el proceso, se encargan de realizar la valoración final. Este proceso de observación tiene una gran importancia, comparable a la importancia de los propios resultados de las pruebas.

En un assessment center no se miden, normalmente, los conocimientos especializados de los candidatos. Gracias a la información de su CV, normalmente se comprueban de antemano las cualificaciones profesionales de los solicitantes de una vacante laboral específica. Las entrevistas de evaluación situacional constituyen una fase posterior en la que participan solo los candidatos que han pasado la primera ronda, es decir, solo participa un grupo reducido de personas que cumplían unos requisitos básicos. En un assessment center, se evalúa a los candidatos en base a estas preguntas:

• ¿Cómo reacciona el candidato ante una situación de estrés?
• ¿Qué dinámicas de comportamiento grupal tiene el candidato?
• ¿Qué tal se desenvuelve el candidato cuando tiene que enfrentarse a problemas nuevos?

Solo leyendo las preguntas, puede reconocerse que los resultados del test tienen una importancia secundaria. La atención la ponen los examinadores, en cambio, en el comportamiento que tienen los candidatos mientras desempeñan las tareas que se les propone. Lo que están buscando es a personas que sepan mantener la calma, con habilidades analíticas y capaces de enfrentarse a nuevos retos tanto de forma individual como en grupo, incluso cuando se producen situaciones de estrés. Los informes psicológicos aportan una visión general sobre si un candidato concreto tiene la personalidad adecuada para una vacante específica (o un cargo directivo), sin tener en cuenta el área laboral.

Este tipo de procesos de selección son mucho más complejos. En comparación con una entrevista de trabajo al uso, que puede realizarse sin mucha preparación con los empleados de la empresa, los assessment centers requieren emplear mucho más tiempo y presupuesto. Algunas empresas alquilan espacios ad hoc y contratan a una empresa especializada para que lleve a cabo el proceso. Esto hace que, en general, solo se recurra a un assessment center cuando hay que seleccionar a ejecutivos o cubrir vacantes de alto rango.

Lo anterior no es una regla fija y hay algunas empresas que también hacen pasar a sus aprendices por un proceso de este tipo, especialmente si tienen intención de mantenerlos en plantilla a largo plazo. Las empresas de mayor tamaño, concretamente, además de utilizar los assessment centers cuando tienen que seleccionar personal, suelen hacer que sus empleados repitan el proceso para comprobar sus habilidades. Así, en el contexto del desarrollo de los recursos humanos, se puede seleccionar a una serie de empleados para que reciban formación extra.

Desde que se crearon los primeros assessment centers (y podemos remontar la existencia de procesos de selección a la China de la edad media), han aparecido varios tipos de assessment center en el mundo empresarial. Además, los desarrollos técnicos han influenciado el devenir de esta práctica.

El assessment center clásico utiliza de uno a tres días para encontrar al candidato perfecto para un puesto (en general, un puesto de gestión). Para ello, se invita a un grupo reducido de solicitantes para que completen una serie de ejercicios y pruebas que les va a llevar varias horas. Algunos serán individuales y otros grupales.

En la entrevista de evaluación situacional individual, se prescinde de las pruebas en grupo y se observa al candidato de forma aislada. Los motivos se encuentran sobre todo en la protección de los datos, porque no siempre conviene que los candidatos sepan de los demás si, por ejemplo, están aún trabajando en una empresa. Con la entrevista individual también se evitan decisiones erróneas resultado de la comparación con otros candidatos.

En la mayoría de los casos, los assessment centers se llevan a cabo con el fin de encontrar a la persona perfecta para una vacante específica. No obstante, a veces nos encontramos ante un caso diferente. Un assessment center también puede utilizarse como herramienta de análisis de los equipos actuales de la empresa. Al realizar una auditoría de gestión, por ejemplo, se comprueba el rendimiento de los responsables y su potencial de desarrollo. Lo anterior suele conllevar cambios en la política de personal. Los empleados forman parte del valor de una empresa y para poder evaluar ese valor (imaginemos un caso en el que otra empresa toma el control de la empresa mediante la compra de activos) se puede llevar a cabo una auditoría de gestión.

Un assessment center de desarrollo (“development-center”) persigue encontrar puntos mejorables en potencia. En él participan los empleados de una empresa. Al igual que en el resto de tipos de entrevistas de evaluación situacional, se analizan mediante pruebas cuáles son las fortalezas y las debilidades de los participantes. Al finalizar, se suele realizar una evaluación individual de cada participante, gracias a la cual es posible informar a cada empleado de los puntos que debería mejorar para aumentar su rendimiento y, en general, sus oportunidades laborales. A veces, el propio equipo directivo de la empresa decide poner a disposición de los empleados concretos programas formativos para que puedan mejorar los aspectos necesarios de una forma efectiva.

Gracias a los avances técnicos, los assessment centers pueden realizarse online. Los participantes no tienen que presentarse en unas instalaciones concretas a una hora concreta, sino que pueden realizar las pruebas desde casa cuando mejor les venga. Se pide a los candidatos que resuelvan tareas y pruebas a partir de cuestionarios y ejercicios In-Tray.

Para poder recrear la situación de estrés de los assessment centers clásicos, a menudo existen límites de tiempo en algunas partes de las pruebas. Por ejemplo, es muy común que en cuanto un solicitante activa el proceso, el tiempo empiece a correr. Normalmente, en este tipo de assessment centers no hay tareas de grupo ni entrevistas personales, aunque pueden realizarse a través de Internet mediante aplicaciones de videollamada en línea. Al tratarse de pruebas estandarizadas, es posible realizar las evaluaciones con ayuda de los ordenadores.

La ventaja de un assessment center en línea es que ahorra mucho dinero y tiempo tanto a los candidatos como a las empresas. La desventaja, por su parte, es que no es posible ver al candidato en persona, por lo que el resultado es más superficial si se compara con el proceso clásico. Además, el candidato tiene que tener acceso a un equipo que disponga de los requisitos técnicos necesarios durante toda la prueba. Aún a día de hoy, no todo el mundo tiene acceso a estos equipos.

Cada assessment center es diferente, aunque casi todos comparten un cierto tipo de ejercicios o situaciones. Algo que suelen tener en común, por ejemplo, es que generan una situación de estrés artificial para los candidatos. Los ejercicios no han sido pensados precisamente para que el candidato se sienta cómodo. Más bien, todo lo contrario: el factor estrés se incrementa de forma artificial. Una vez creadas estas condiciones, se pide al candidato que realice una serie de tareas típicas y otras específicas de cada assessment center.

Normalmente, un asessment center comienza con una entrevista laboral en el formato conocido, aunque con una variante. En vez de seguir el guion típico de preguntas y respuestas, muchas veces se pide al candidato que haga una presentación libre de sí mismo. Además de conocer mejor al candidato, esta presentación sirve también para obtener información sobre su desempeño en este tipo de situaciones, que pueden resultar incómodas. Mostrar una actitud de seguridad y autenticidad juega un papel clave en este punto y se trata de dos cualidades muy buscadas.

Los juegos de roles son un clásico en los assessment centers actuales. A excepción de que se trate de una evaluación individual, suelen tener lugar en grupo. Para ello se reparten diferentes roles, a veces contrapuestos, entre los miembros de un grupo. Un ejemplo típico consiste en crear una conversación ficticia entre los jefes y los subordinados en el contexto de una situación que se vuelve tensa. También es muy común encontrar el caso de una conversación entre vendedor y comprador. Los evaluadores observan entonces todo lo que ocurre: desde la forma que cada participante tiene de gestionar los conflictos, hasta su capacidad para llegar a acuerdos y también su capacidad de convicción y persuasión.

Los ejercicios In-Tray o ejercicios de simulación son muy famosos. En su origen con buzones de correo físicos y actualmente apoyados en los desarrollos técnicos, se trata de gestionar mensajes, notas y citas bajo presión dentro de un plazo establecido. ¿Qué se envía a qué carpeta? ¿Qué tiene prioridad? ¿Qué se delega en los colegas? El punto de dificultad añadido viene dado por tareas que en parte se contradicen, de modo que un nuevo mensaje podría hacer desechar el trabajo que acabas de realizar. Este tipo de ejercicios sitúa a los participantes en un entorno empresarial y tienen como fin resolver un problema de gestión de tareas. El candidato recibe una gran cantidad de documentos que tiene que ir solucionando y los responsables de recursos humanos miden su rendimiento, su capacidad de organización y su capacidad de reacción en situaciones de máxima presión.

Los casos prácticos son otra práctica muy habitual. Se trata de reproducir un caso real de la empresa, repartiendo a los candidatos el caso a tratar y, a partir de ahí, someterles a diferentes pruebas, grupales o individuales, relacionadas con el caso. Se trata de un ejercicio mucho menos abstracto que requiere de conocimientos especializados. Este tipo de ejercicios se aplica para evaluar la capacidad de resolución de problemas y, según el caso, la capacidad de trabajo en equipo. Al finalizar el ejercicio, no se valora exclusivamente la solución en sí misma. Los asesores hacen preguntas sobre el propio proceso y cada candidato debe explicar qué ha hecho para llegar a la solución.

Los ejercicios Fact Finding son otro clásico y siguen el mismo principio que el de los casos prácticos, ya que pretenden evaluar la capacidad de análisis y de resolución de problemas. La diferencia reside en el hecho de que el participante no dispone de toda la información necesaria y recibe un caso que debe solucionar en poco tiempo, teniendo como única fuente de información a un consultor al que debe realizar preguntas precisas para obtener los datos que necesite. De esta forma, se evalúa su capacidad de resolución de problemas y también su capacidad para investigar y obtener la información que le falta.

Los cuestionarios estandarizados suelen aparecer siempre en las evaluaciones en línea, aunque también es posible encontrarlos en un assessment center clásico. Hay de dos tipos: pruebas de inteligencia y pruebas psicométricas. Con el primer tipo, se trata de evaluar el cociente intelectual, y mediante las pruebas psicométricas se pretende conocer más datos sobre la personalidad de los participantes. Además, si las entrevistas de evaluación situacional también las realiza un software, es posible realizar la evaluación en muy poco tiempo.

Los assessment centers acaban el proceso con una entrevista final. En ella, se pide al participante que cuente cómo ha sido su experiencia y que se evalúe a sí mismo. Es decir, el participante tiene la oportunidad señalar cuáles han sido sus errores durante el centro de evaluación y explicar por qué ha fallado. Llegado ese momento, los consultores le dan su feedback y le explican en qué se basan para evaluar los resultados del participante.

Un assessment center suele durar de uno a tres días con pausas estipuladas. Eso sí, algunas de ellas se realizan en presencia de los examinadores, por lo que los participantes también son observados en esos momentos. Existe una prueba especialmente famosa. Se trata de una prueba que no forma parte de las oficiales y que tiene lugar durante la cena. En ella, se observa a los participantes para determinar si presentan modales amistosos, agradables y responsables en su tiempo libre. Aunque la mayoría de los assessment centers no realiza una puntuación oficial durante este tipo de actividades, los participantes deberían prestar atención a los detalles y saber que los consultores pueden utilizar esas valoraciones a la hora de tomar una decisión.

Durante un assessment center hay varias entrevistas y contactos con los solicitantes, lo que nos permite hacernos una idea general muy detallada de cada uno de ellos. Las cartas de motivación, los CV y las entrevistas de trabajo nos pueden aportar una primera buena impresión y la idea de que ese candidato posee determinadas competencias profesionales, pero todo ocurre en muy poco tiempo y es imposible llegar a conocer a ese candidato a fondo. Algo que acaba ocurriendo cuando ya trabaja en tu empresa. El objetivo último de un assessment center es minimizar todo lo posible esa incertidumbre y, para conseguirlo, planifica toda una serie de entrevistas de evaluación situacional e interacciones con el candidato bajo una serie de condiciones especiales que se han creado previamente de forma artificial. Gracias a este proceso, es posible llegar a conocer a los candidatos desde diferentes perspectivas, algo que es importante si necesitamos, por ejemplo, a alguien capaz de cooperar. Y eso es algo difícil de averiguar con un mero trato superficial.

En los procesos clásicos, para saber si una persona tiene resistencia al estrés, capacidad para trabajar en equipo o de resolución de problemas, no es necesario un proceso tan intenso. Los directivos y los responsables de personal simplemente creen las afirmaciones del solicitante. En cambio, un assessment center recurre a expertos. Por eso, las conclusiones se basan en la existencia previa de una seria de conocimientos especializados. Es decir, son todo lo contrario a las entrevistas clásicas, en las que las emociones suelen acabar jugando el papel más importante. Gracias a que es posible entablar una conversación más completa con los solicitantes, hay muchas más probabilidades de que el resultado sea satisfactorio para ambas partes: el empleado elegido encajará mejor en la empresa, cumplirá con los requisitos del perfil laboral y, en último término, se sentirá más cómodo. Así se evita que haya una alta tasa de rotación de personal.

Por desgracia, no son todo ventajas. El principal inconveniente es el alto coste que supone realizar un assessment center. Normalmente, las empresas encargan a otras empresas especializadas para llevarlo a cabo, por lo que es necesario contar con gastos que suelen ser altos. Además, en algunos casos, es necesario alquilar instalaciones, servicios de catering y pagar el alojamiento de los participantes. Para ellos, participar en un assessment center también puede suponer un coste: tienen que invertir en gastos de transporte y en tiempo y, al final, cabe la posibilidad de no conseguir ese nuevo trabajo.

Además, un assessment center solo será un proceso de selección efectivo si se lleva a cabo sin que se produzcan errores metodológicos. Los asesores tienen que prestar especial atención a tres errores comunes: manipulación, conflicto de intereses y decisiones basadas en la simpatía personal. Las pruebas pueden ser también un arma de doble filo. Si no están correctamente planteadas, las pruebas estandarizadas pueden dar lugar a que los participantes sepan de antemano cuáles son las respuestas que los asesores y la empresa contratante quieren. Por ello, los candidatos pueden acabar manipulando con mucha facilidad la imagen que están transmitiendo de sí mismos.

Por último, es necesario tener presente que los asesores externos son seres humanos y, como tales, pueden acabar tomando decisiones subjetivas. Las empresas que ofrecen assessment centers tienen que cerrar ventas y justificar sus resultados. Esta presión puede traducirse en algunos casos en la falsificación de resultados. Por otra parte, incluso los auditores pueden dejarse llevar por simpatías: en general, las personas extrovertidas suelen recibir mejores valoraciones que las reservadas, a pesar de que esta característica no guarda ninguna relación con la cualificación o valía de los candidatos.

Para muchos empresarios, un assessment center es la mejor forma de realizar un proceso de selección. Para los candidatos, en cambio, recibir una invitación para participar en una entrevista de evaluación situacional puede hacerles perder el sueño, algo que acaba siendo perjudicial para ellos y reduce sus probabilidades de destacar en las tareas y pruebas que se les propone. Los candidatos que sienten nervios incluso antes de empezar tendrán más problemas al enfrentarse a la presión creada artificialmente. Por eso, estas recomendaciones no se centran en las soluciones a un conjunto de tareas concretas, sino que tienen que ver con cómo conservar la calma de forma general a lo largo de todo el proceso.

Es imposible conocer por adelantado cuáles van a ser las tareas que realizar, así que no es realmente factible poder preparar las soluciones. Aunque sí que se recomienda practicar con ejercicios In-Tray típicos, puede ocurrir que ni siquiera te pidan realizar ejercicios de ese tipo. Precisamente porque cada vez son más conocidos y casi todos los participantes los han preparado de antemano, muchos assessment centers están empezando a no utilizarlos más.

Algo que sí que es posible preparar, si es que no lo has practicado lo suficiente en tu carrera profesional, son las presentaciones y la expresión libre. En algún momento de un assessment center, tendrás que hacer una presentación. Puede que sea sobre un tema concreto o sobre ti mismo. Si estás acostumbrado a hacer presentaciones, se notará que estás relajado y, al mismo tiempo, desprenderás una imagen de profesionalidad: sin titubeos, palabras de relleno y prestando atención al público.

Además de prepararte tus presentaciones, puedes trabajar sobre el control de tu mente. Un assessment center no es una prueba demasiado difícil en la que te están vigilando de forma constante. Se trata más bien de una oportunidad para demostrar cuáles son tus habilidades. Solo tienes que seguir estas recomendaciones para llegar lo mejor preparado posible:

Como candidato, tienes que saber que los asesores llevan probablemente años desempeñando su profesión con éxito. A lo largo de su carrera, han desarrollado un gran conocimiento de la naturaleza humana. Se dan cuenta enseguida si alguien finge y también saben identificar si alguien está repitiendo frases que ha aprendido de memoria. Lo que están buscando es personas que actúen de la forma más natural posible. Nadie espera que nadie sea perfecto.

En la mayoría de profesiones se percibe como algo positivo tener ambición y ganas de ganar. Eso sí, aquellas personas que exageran y presentan una actitud demasiado competitiva acabarán dando una imagen negativa durante un assessment center. No es una buena idea tratar al resto de participantes de un assessment center como competidores, sino como compañeros (y, de paso, estarás demostrando que sabes trabajar en equipo).

En un assessment center no te vas a librar de la odiada pregunta sobre tus debilidades que aparece en las entrevistas tradicionales. A todo el mundo le encanta hablar de sus fortalezas, pero también es muy importante ser consciente de las debilidades y saber mostrarlas a los demás. ¿Por qué? Porque es una forma de demostrar que tienes voluntad para trabajar en ello y mejorar. Cuando una persona trata desesperadamente de esconder su parte menos positiva, en realidad está emitiendo señales negativas.

Sin duda alguna, un factor importante es la capacidad para ceder, algo que está muy vinculado con la capacidad para trabajar en equipo. Eso no significa que no debas dar tus puntos de vista. Si no lo haces, puedes dar la impresión de no ser lo suficientemente asertivo o, incluso, de ser un mentiroso. Una forma en la que algunos candidatos consiguen autodescartarse es dando diferentes opiniones en las entrevistas individuales y en las entrevistas grupales. La mejor estrategia es ser claro respecto de tus puntos de vista más importantes y, al mismo tiempo, mostrar comprensión hacia los puntos de vista de los demás.

La presión inherente a un assessment center hace que algunos candidatos pierdan con facilidad los nervios. Pero, aunque esto pueda ser comprensible, no es una excusa para mostrar una actitud desagradable, maleducada o impaciente hacia el resto de los participantes o hacia los asesores. Para demostrar nuestras fortalezas, nunca debemos hacer sentir mal a los demás. Así que actitudes tales como insultar a los demás por la espalda no es algo que pueda funcionar y sí es algo que acabará pasándote factura.

Hay más de un candidato seleccionado en un assessment center. Todos han sido invitados a participar porque han destacado entre, en muchas ocasiones, cientos y cientos de solicitudes. Así que no pienses que todo girar alrededor tuyo. Lo único que consiguen las personas que solo piensan en sí mismos y en sus resultados, que resuelven las tareas sin pedir ayuda bajo ninguna circunstancia y siempre quieren llevar la voz cantante en las conversaciones es demostrar que no pueden trabajar en equipo. En cambio, si ayudas a otros participantes, causarás una buena impresión.

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