Cómo moderar reuniones de trabajo de una forma eficiente

Al escuchar la palabra moderación son muchas las personas que en un primer momento la asocian con los presentadores de televisión y radio. Si bien, por lo general, una reunión tiene poco que ver con un programa de entretenimiento, sí tienen algo en común: sin una moderación eficiente, los presentes desconectan rápidamente y la reunión se realiza en vano. Naturalmente, en la vida profesional se trata más bien de discusiones constructivas y orientadas a resultados que de un rato de diversión. No obstante, sí se pueden copiar algunas ideas de estos animadores, pues, al fin y al cabo, siempre se trata de despertar el interés de los participantes y de estimular discusiones pertinentes.

Las reuniones reúnen a personas cuyas motivaciones, nivel de conocimientos, perspectivas y personalidades pueden ser de lo más variopintas. Su único punto en común es que trabajan en el mismo proyecto con el objetivo de llevarlo a buen puerto. El moderador de una reunión tiene el deber de hacer que los diferentes participantes se impliquen de manera que se beneficien unos de otros y cada cual ponga su granito de arena para que el trabajo en equipo tenga éxito. Sin embargo, no es tarea fácil, ya que nos encontramos con el egocentrismo del participante al que le gusta hablar mucho sin decir nada o con las reservas de aquel que se guarda las buenas ideas para sí porque no le gusta ser el centro de atención; la improvisación de unos y la impuntualidad de otros; los que contradicen o los doctrinarios.

Si quieres liderar una reunión de manera eficiente, debes tratar de que, en la medida de los posible, los presentes hablen equitativamente y que ninguno de ellos abuse de la palabra a expensas de los demás. Para conseguirlo con poco esfuerzo, son varias las técnicas de moderación útiles. Gracias a ellas se puede organizar una duración justa de los turnos de palabra, devolver las discusiones desviadas a su cauce inicial y sacar a los compañeros tímidos de sus cascarones sin que nadie se sienta ofendido.

Para saber cuándo emplear las diferentes técnicas de moderación y cuáles de ellas son las más apropiadas para un problema concreto, primero hay que conocer los cometidos de un moderador:

• Planear y controlar el desarrollo de la reunión
• Formular el objetivo de la reunión y recordárselo a los participantes cuando sea necesario
• Resumir los hechos para que todos los participantes partan de la misma base de conocimientos
• Formular preguntas constructivas orientadas al objetivo
• Motivar a todos los asistentes a participar
• Contener a los oradores dominantes
• Implicar a los participantes callados
• Evitar grandes desviaciones del tema principal hacia temas secundarios
• Suavizar las disputas (en caso necesario, mediar entre las partes)
• Conseguir una atmósfera abierta y positiva

Si logras todo esto como moderador, se cumplirán las condiciones para una reunión constructiva.

Una y otra vez se critica que a menudo las reuniones se alargan innecesariamente y que tras interminables discusiones ni siquiera se obtienen resultados o soluciones útiles. Las causas pueden ser variadas, sin embargo, un moderador competente puede contrarrestar muchas de ellas aplicando la estrategia adecuada. Además, las técnicas de moderación pertenecen a las habilidades interpersonales que los directivos, pero también aquellos que lideran reuniones regularmente, deberían desarrollar.

Está claro que no todas las técnicas encajan en cada reunión; siempre depende de la combinación de participantes y sobre todo de la finalidad de la misma. A continuación, te ofrecemos un resumen de métodos probados para moderar reuniones. Antes de decidirte por uno en concreto, debes preguntarte siempre qué quieres conseguir con él y si es el adecuado para tu reunión.

Cuando en una reunión se juntan personas que no se conocen o que hasta ahora solo han tenido contacto por correo electrónico, una presentación es algo imprescindible y puedes elegir entre diferentes variantes. La más sencilla y habitual es seguramente la presentación, en la que los asistentes se van presentando uno a uno con su nombre, su puesto en la empresa y quizás también algunos datos sobre su trayectoria profesional.

Si dispones de más tiempo y quieres conseguir un ambiente de confianza, también puedes recurrir a técnicas como la entrevista, en la que dos de los asistentes se entrevistan mutuamente, o la presentación por parejas, en la que dos personas sentadas juntas intercambian información brevemente para, a continuación, presentar a la otra al grupo. En el caso de una reunión dentro de una pequeña o mediana empresa en la que los compañeros se conocen y necesitan una solución rápida a un problema, deberías prescindir de las rondas de presentación largas.

Al inicio de la reunión, el moderador pregunta a los participantes sobre sus expectativas al respecto, qué respuestas y soluciones a problemas esperan encontrar y cómo desean que se desarrolle la reunión. Este método también permite tantear rápidamente los temas que son especialmente importantes para los participantes, o ponderar la importancia de los temas ya fijados. En este caso, lo importante es que el moderador no realice ninguna valoración y que dedique la misma atención a todas las respuestas.

Este método se recomienda especialmente para grupos en los que los asistentes ya se conocen y ya han coincidido en otras reuniones.

A veces la planificación de una reunión no se cumple porque, como organizador, no has calculado bien el tiempo necesario para tratar los diferentes puntos. En la misma reunión se pone de manifiesto que los puntos contemplados inicialmente como poco significativos se discuten, o se tienen que discutir, con controversia y por eso la reunión se alarga considerablemente.

Esto se puede prevenir preparando y planificando la reunión junto con los participantes. Puedes mandar un programa con los puntos del día, pero el orden y el tiempo atribuido a cada punto deberíais establecerlos juntos al principio de la reunión. Para ello, escribe todos los temas en un tablero y pide a cada participante que indique el tema que considere personalmente más importante o interesante. Esto se puede hacer, por ejemplo, con la técnica del semáforo o a través del reparto de puntos, según la importancia que el participante dé a los diferentes temas. De esta forma ves de un vistazo qué temas tienen prioridad y puedes ajustar el desarrollo y el tiempo en consecuencia.

Si en una reunión deben desarrollarse nuevas ideas para proyectos o mejorarse los procesos internos, la lluvia de ideas es definitivamente el mejor método para llegar a un resultado que satisfaga a todos. Al mismo tiempo, con este método se fomenta la creatividad de los participantes y se hace partícipes a los compañeros reservados.

Existe una gran variedad de tipos de lluvia de ideas para este procedimiento concreto. Por ejemplo, a partir de la mención de un término inicial relevante, se puede dejar que los participantes vayan aportando sus ideas en voz alta o crear grupos temáticos en carteles en los que los participantes apunten sus ideas esquemáticamente. Si utilizas tarjetas pequeñas, debes tener en cuenta que estén ordenadas, priorizadas y relacionadas correctamente.

Finalmente se valorarán, discutirán y perfeccionarán las ideas de forma que, en el mejor de los casos, se obtenga de las más populares un resultado con el que todos estén de acuerdo.

Si tienes tus dudas respecto a que todos los participantes estén satisfechos con el desarrollo y el resultado de la reunión, simplemente puedes preguntar al final. Si solamente unos pocos participantes dan su opinión o ninguno toma la palabra, entonces puedes recurrir nuevamente al sistema de puntos o a la técnica del semáforo para la conclusión. Esta vez no se valorará el orden del día sino los resultados discutidos. Así puedes estar seguro de que todos los presentes participan y tendrás una buena impresión de su grado de satisfacción con la reunión.

De todo lo que te hemos contado hasta el momento ya puedes deducir que, como moderador, sobre todo se trata de plantear las preguntas correctas en el momento correcto para así involucrar a todos los presentes en la conversación. Como moderador debes saber cómo influenciar el transcurso de una discusión con diferentes técnicas interrogativas. Por el simple hecho de elegir conscientemente preguntas abiertas, cerradas u orientadas puedes llevar la conversación en la dirección deseada.

No obstante, como moderador también es necesario que muestres competencias sociales. Esto quiere decir que debes mantenerte neutral y objetivo y no debes intentar imponer tus propias opiniones llegado el momento. Pero al mismo tiempo, sí debes poder mostrar asertividad cuando se tengan que evitar discusiones injustas o desviaciones de los temas centrales.

Con las técnicas de moderación descritas hasta ahora nos hemos referido a reuniones de proyecto o de equipo pequeñas, como las que se dan en la rutina de la oficina. Sin embargo, también hay grandes reuniones de personal en empresas o conferencias a nivel internacional con un número mucho mayor de participantes. En este tipo de reuniones supone un verdadero reto llegar a todos los participantes y hacerlos partícipes, para lo que se requieren estrategias especiales. Te presentamos brevemente tres de las metodologías más conocidas:

• World Café: los participantes se dividen en grupos pequeños de unas ocho personas, con un responsable por grupo y discuten sobre una cuestión preestablecida. Después de un tiempo determinado, todos los participantes cambian de grupo y se dirigen al siguiente responsable, que resume tanto la cuestión como la discusión previa y desarrolla sus ideas sobre el siguiente tema. En este modelo se pueden transferir bien los planteamientos de agrupaciones o lluvia de palabras a grupos grandes.
• Open Space o Espacio Abierto: también en este modelo se reúne a los participantes en grupos pequeños para discutir una cuestión. Pero en este caso, es el grupo quien elabora las preguntas, es decir, no se trabajan temas preestablecidos. En la fase de discusión pueden cambiar libremente de un grupo al siguiente si tienen la sensación de que ya no pueden aportar nada nuevo a un tema o si quieren hacerse una idea o inspirarse en otros grupos.
• Future Search o Búsqueda de Futuro: aquí los participantes, también divididos en grupos pequeños, determinan su idea del futuro. Hablamos, por ejemplo, de los procedimientos generales en una empresa, el manejo de los cambios sociales relevantes (como conflictos políticos, cuestiones medioambientales, etc.) o la solución a un problema concreto dentro de la empresa.

En el caso de todos estos métodos, se compilan las ideas del grupo al final y se construye la base para una solución común que tenga en cuenta la postura de cada uno de los participantes.

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