Cómo dirigir reuniones de trabajo eficientes

“¡Otra reunión más para perder el tiempo!”. Todos hemos pensado esto alguna vez cuando nos llega la invitación a la bandeja de entrada de Outlook. Y es cierto que hay personas con altos cargos que convocan reuniones con mucha frecuencia, algo que no es algo malo en sí. En un escenario idóneo, reunirse con frecuencia contribuye a mejorar la comunicación y a aumentar la productividad del trabajo. Por desgracia, en la realidad no suele ser así, y es muy frecuente que las reuniones se usen como descanso o como escenario para llamar la atención sobre uno mismo, prolongándose de forma innecesaria, en lugar de centrarse en la solución de los problemas.

Hartos del afán por las reuniones que impera en muchas oficinas, hay empleados que olvidan que es posible planificar reuniones de trabajo más efectivas. No obstante, no es una tarea exclusiva del encargado de dirigir la reunión, sino más bien de cada participante. También hay jefes de equipo y directores de proyecto que ven las reuniones como un mal necesario y las soportan sin motivación alguna, pero una reunión solo puede cumplir con su propósito si todos los implicados cumplen con su parte. En este contexto, una buena preparación y una distribución clara de las tareas son la clave para una reunión efectiva. Si tienes en cuenta los siguientes consejos antes de dirigir la siguiente reunión de trabajo, transcurrirá de forma mucho más productiva que las anteriores.

Si diriges reuniones de trabajo a menudo y te has dado cuenta de que no transcurren correctamente, antes que nada, deberás identificar las causas. Solo entonces podrás elaborar una estrategia para planificar reuniones de trabajo más efectivas.

Los factores perturbadores y las pérdidas de tiempo más frecuentes en las reuniones suelen ser:

• Falta de puntualidad: aunque ya están todos en la sala de reuniones, el compañero X aún está escribiendo correos electrónicos en su mesa y el compañero Y se acuerda de que aún tiene que ir a por un café y algo para comer. Estas situaciones no solo representan una falta de respeto para la persona que dirige la reunión, sino también para los compañeros que acudieron puntuales a la cita y seguro que también tenían asuntos pendientes que podían haber resuelto.
• Falta de preparación: todos están reunidos, pero en realidad nadie sabe de qué va la reunión. Esta situación es muy frecuente si no existe una agenda con puntos concretos a tratar o si nadie la ha revisado antes. En estos casos, es muy pesado transmitir toda la información a todos los participantes para que sea posible tener un intercambio de opiniones con sentido. Además, es muy común que la gente que sí se ha preparado para la reunión pierda el interés durante la aclaración de lo que todos deberían saber.
• Falta de estructura: si no hay un plan definido, se tiende al caos. Los oradores pasan de un tema a otro como si nada, tocan temas que ni siquiera están a debate o que son relevantes para un asunto que se tratará más adelante. Esto hace que los participantes restantes desconecten y deseen que el encuentro termine cuanto antes.
• Tratamiento excesivo de temas secundarios: es común que los participantes debatan sobre detalles del proyecto que casi no tienen nada que ver con el trabajo cotidiano de los demás. También es muy frecuente que se traten una y otra vez aspectos ya hablados sin llegar a ninguna solución. Antes de que te des cuenta, una reunión breve de puesta al día se ha convertido en un debate existencial sin ningún resultado.
• Participación desigual: hay personas a las que les cuesta hablar en un grupo amplio y otras que disfrutan de estar por fin en el centro de la atención. Si nadie se ocupa de garantizar que todos tengan aproximadamente la misma participación, existe el riesgo de que las personas con afán de protagonismo se apoderen de la reunión y así muchas buenas ideas ni se comenten, porque los participantes más tímidos no llegan a hablar.
• Ausencia de dirección/moderación: a veces, la persona encargada de dirigir la reunión de trabajo tampoco se ha preparado o no tiene capacidad para imponerse y confía en que los participantes lleven la reunión por buen camino. Si no hay un liderazgo marcado en la reunión, pueden darse monólogos interminables, silencios incómodos o continuos cambios repentinos entre temas de distinta relevancia y ninguna de estas situaciones suele ser productiva.
• Falta de resultados: la reunión ha terminado y, antes de llegar a sus puestos, los integrantes ya se están preguntando para qué ha servido. Si no se han obtenido resultados tangibles o instrucciones concretas, las reuniones se convierten en una pérdida de tiempo.

Cualquiera que participe regularmente en reuniones conoce estos problemas. Es muy fácil quejarse de estas situaciones; mucho más difícil resulta solucionar estos problemas. No obstante, se trata de una tarea para todos los participantes, no solo para aquellos que dirigen el encuentro. Todos aquellos que van todas las semanas a las reuniones sin preparación y luego se quejan de que dichas reuniones no aportan nada y son una pérdida de tiempo, contribuyen en gran medida a que estos eventos carezcan de sentido. Es mejor ofrecer críticas constructivas de forma abierta y ofrecer propuestas concretas de mejora en lugar de quejarse de las reuniones por sistema. Ya que, si existe una crítica justificada y fundamentada, es posible pensar entre todos cómo planificar reuniones de trabajo más efectivas en el futuro.

Si diriges una reunión de trabajo en la que surge uno de los problemas citados arriba, no debes dudar a la hora de tomar medidas. No te debe dar miedo advertir a las personas que llegaron tarde o incluso interrumpir la reunión si nadie se ha preparado adecuadamente. No son acciones fáciles y también es cierto que cada uno debe encontrar las medidas que se ajustan a su estilo de liderazgo. Siempre que tu comportamiento sea profesional y no te desvíes de tu función, no es un error avisar a los presentes de que su comportamiento no solo les hace perder el tiempo a ellos mismos, sino también a sus compañeros.

Una vez identificados los problemas, puedes empezar a buscar soluciones. Muchas veces las soluciones son más sencillas de lo que crees, ya que la mayoría de las reuniones simplemente carecen de organización y moderación. Si consigues mejorar estos dos puntos, tienes medio trabajo hecho.

En función del motivo por el que se convoca y el número de participantes, la preparación de una reunión puede requerir más o menos tiempo (hay casos que requieren varias horas). Aunque seas el encargado de dirigir la reunión, no tienes que hacerlo todo solo. Distribuye las tareas y la moderación de los distintos puntos de la orden del día. Cuantos más compañeros impliques previamente en la reunión, más probabilidades hay de que todo el mundo muestre interés porque el encuentro salga bien.

El primer paso debe ser formular un objetivo claro. ¿La reunión sirve principalmente para informar a los presentes acerca del estado o la evolución de un proyecto? ¿O se trata más bien de encontrar soluciones para problemas concretos o incluso de tomar decisiones importantes? Teniendo esto en cuenta puedes ajustar la información que envías a los participantes sobre la reunión y estos pueden prepararse preguntas o comentarios.

Debes indicar ya en la invitación cuál será el área en el que se tomarán decisiones o en el que se buscan soluciones. Así, los participantes pueden familiarizarse con el tema en cuestión con antelación. También puede ser útil que recopiles sugerencias de temas a tratar por parte de todos los asistentes, sobre todo, si los implicados no trabajan todos en la misma ubicación u oficina. En estos casos puedes usar soluciones de comunicación o soluciones de nube como Microsoft 365 para que los participantes plasmen sus notas en la invitación de Outlook o las guarden en un documento habilitado para su edición.

Una vez que se ha establecido el objetivo y que ha concluido la delimitación del tema, es tu tarea estructurar la reunión. Elabora una estructura útil y lógica y evita comenzar por el tema más complejo para que los asistentes puedan ir entrando poco a poco en el debate. Tampoco debes dejar los temas complejos para el final, ya que todos sabemos que la capacidad de concentración va decreciendo a lo largo de una reunión.

Cuando hayas decidido el orden de los temas a tratar, registra todo en una agenda con distintos puntos de orden del día y envíasela a todos los participantes junto con toda la documentación relevante. El momento idóneo para enviar esa información depende del alcance de la reunión. Si se requiere mucho tiempo de preparación, los participantes deben contar con toda la información necesaria al menos una semana antes de la cita. Si se trata de reuniones más pequeñas, bastará con uno o dos días como tiempo de preparación.

Asignar un tiempo de debate determinado a cada punto de orden del día evitará discusiones sin sentido y debates en bucle.

Si, además, ya sabes por experiencia propia que las reuniones efectivas fracasan por el comportamiento de los participantes, debes definir normas claras desde el principio. Aunque entre adultos debería darse por hecho, puede ser útil y efectivo recordar a los presentes que no se debe interrumpir a los demás, que las declaraciones deben ceñirse al tema tratado y que las opiniones se deben expresar de forma educada.

Dirigir reuniones de trabajo implica más que el saludo, la presentación de los puntos de orden del día y un comentario final. Como director del encuentro también debes actuar como moderador. Debes supervisar que transcurre de forma estructurada y garantizar que todos los participantes se integran en las discusiones en la medida de lo posible. Con la técnica de moderación adecuada conseguirás repartir los tiempos de intervención de forma igualitaria y garantizarás que participen todos en función de su carácter (orador empedernido, persona desinteresada, tímido, etc.).

Si se trata de encontrar soluciones para problemas o tareas concretas, pueden resultar útiles técnicas como la lluvia de ideas o los mapas mentales para que las ideas de los participantes más tímidos también salgan a la luz. A aquellos que no quieren dejar de hablar les puedes indicar amablemente que se ciñan al horario establecido.

Lo más importante para que las reuniones sean efectivas es que los planes tratados se lleven a cabo. Muchas veces se acuerdan cosas, pero no se establece quién se va a ocupar de ello ni cuándo. Por ese motivo, en la propia reunión debería nombrarse un encargado de la tarea y un plazo para realizarla. A partir de ese momento, esa persona será la persona de contacto para ese tema. En la reunión siguiente podrá informar de los avances.

Para que, pasados unos días, los participantes sigan recordando de qué se habló y qué tienen que hacer, alguien debe registrar los puntos más importantes en un acta de reunión. En este se registran en forma de tabla los resultados y las medidas planeadas, incluidas las personas responsables y los plazos. Puesto que, a diferencia del protocolo de intervenciones, no se trata de una reproducción de todo el desarrollo, la persona encargada de elaborar el acta puede seguir participando e interviniendo oralmente en la reunión. Otra ventaja: los compañeros que no pudieron asistir a la reunión pueden usar el acta de reunión para informarse rápidamente sobre las últimas conclusiones.

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