E-recruiting: reclutamiento basado en software

El objetivo del reclutamiento online es conseguir que la selección de personal sea más sencilla para todos los actores implicados. Gracias al reclutamiento en línea, el proceso resulta más sencillo tanto para la empresa como para los candidatos; desde el momento en que se publica la oferta de trabajo, pasando por el proceso de selección hasta que se cubre la vacante. Con la ayuda digital se busca simplificar, dinamizar y agilizar procesos complejos. Para ello, se pueden aplicar distintos tipos de e-recruiting.

Prácticamente todas las empresas buscan nuevos talentos de vez en cuando. En el mejor de los casos, reciben numerosas solicitudes de distintas clases. Ante eso, solo queda mantener una visión de conjunto y responder de forma apropiada. El reclutamiento en línea es la solución: un sistema claro con el que afrontar la organización de las solicitudes. No es algo que deba tomarse a la ligera, pues una gestión deficiente puede causar dos problemas a tu empresa:

1. Es posible que al final te quedes sin los mejores candidatos: si pierdes de vista la visión de conjunto o reaccionas demasiado despacio, puede que el gran talento vuele y se ponga a trabajar para la competencia.
2. La imagen profesional se va al traste: si no te comportas tal y como se espera de una empresa profesional, perderás tu buena reputación. Los candidatos a veces están mejor conectados entre ellos de lo que parece y las críticas sobre el proceso de selección pueden expandirse rápidamente por todo el sector.

Pero si llevas a cabo un buen reclutamiento online, podrás beneficiarte de importantes ventajas:

1. Ahorro en tiempo y en costes
2. Protección de datos garantizada
3. Refuerzo de la imagen de marca de la empresa

Un buen reclutamiento online recorre todos los pasos del proceso y se entiende como un concepto global. Planéalo de forma que cada etapa acabe directamente en la siguiente y se cree un sistema eficaz.

En el primer paso tendrás que redactar una oferta de trabajo atractiva. Sin embargo, en el proceso de reclutamiento en línea no solo es importante tener un texto atractivo y adecuado, sino también escoger el momento perfecto. No publiques la oferta hasta que tú y tu empresa estéis preparados para llevar a cabo el proceso de selección completo. Ten en cuenta también la cartera de pedidos, los días festivos y los periodos de vacaciones. Antes de publicarlo, debes reflexionar sobre los canales en los que quieres que se difunda tu oferta de trabajo.

Es posible que, en cuanto publiques la convocatoria, empiecen a llegar las primeras solicitudes a la empresa. Es importante mantener un sistema claro que garantice que no se pierda ninguna solicitud. Ten en cuenta que, a veces, las solicitudes llegan por distintas vías: por escrito, bien sea por correo ordinario o electrónico o, incluso, en algunas ocasiones, verbalmente, según las normas y la estructura corporativa. Asimismo, recuerda enviar una confirmación de recepción a los interesados, de forma que se abra un canal de comunicación desde el principio.

Si ya has recibido todas las candidaturas y el plazo de solicitud ha terminado, puedes empezar a clasificar las cartas de presentación y los currículos. La selección suele realizarse en varios pasos y un vistazo a las cuestiones formales te dará una primera impresión sobre quién resulta interesante y a quién se puede rechazar en este punto. Escoge a los candidatos a los que quieras entrevistar teniendo en cuenta el perfil de requisitos. Finalmente, después de las entrevistas y si nada se tuerce, habrás encontrado a una o varias personas aptas para el puesto.

Tras la clasificación, debes ponerte en contacto con todos los interesados. Por lo general, los candidatos se dividen en tres categorías:

• los que no encajan en absoluto
• los que parecen interesantes, pero no encajan en el puesto
• los que sí encajan

El último grupo es al que se invita al último paso del proceso de selección (la entrevista) o, en última instancia, se le confirma que es el elegido para el nuevo trabajo. Sin embargo, el primer grupo también tiene que recibir obligatoriamente una respuesta negativa. No cometas el error de, simplemente, no informar a los candidatos que hayas rechazado. Esto te dará mala imagen como empleador, aunque también bastante trabajo adicional, ya que buena parte de los interesados te enviarán consultas.

Por último, el grupo intermedio, integrado por personas con perfiles y currículos interesantes, aunque no se ajusten al puesto, querrás tenerlos a la vista y en cuenta para ofertas posteriores. Explica esta situación a los candidatos y pídeles su conformidad para añadir sus solicitudes a tu base de datos de talentos.

El reclutamiento online puede ser muy complejo. El peligro de perder la visión de conjunto es muy grande. Por lo tanto, tiene sentido completar y proteger el proceso o, al menos, parte del proceso de forma informatizada. Al mismo tiempo, un buen recruitment software debe ser útil para ambas partes del proceso: candidatos y empresas. Los beneficios del reclutamiento en línea empiezan, sobre todo, en el propio proceso de contratación; es decir, en la oferta, la marca del empleador y la gestión del talento. Por eso, el objetivo principal del e-recruiting es contratar a los mejores talentos para la empresa. El trabajo administrativo en sí no se ignora por completo, aunque asume un papel secundario.

Lo normal es que las acciones de e-recruiting se materialicen en forma de ofertas de trabajo. Aunque todavía haya empresas que también o únicamente busquen talento en los canales tradicionales (periódicos, revistas o carteles), la mayor parte de las ofertas de trabajo se encuentran en Internet. Se pueden utilizar distintos canales. Entre los responsables de recursos humanos son muy populares las bolsas de trabajo en línea. En ellas, cualquier empresa puede publicar sus ofertas de trabajo. Los demandantes de empleo tendrán la posibilidad de encontrar ofertas adecuadas para ellos gracias a los buscadores y los mecanismos de clasificación.

Mientras que algunas plataformas solo aportan una nota que incluye la información de contacto de la persona responsable, otras ofrecen la posibilidad de inscribirse directamente en el portal. Por lo general, esto no supone ningún gasto para los candidatos, pero las empresas sí que suelen tener que pagar ciertas tarifas por la oferta. Algunas bolsas de trabajo online están abiertas para cualquier tipo de empresa y otras trabajan con sectores específicos.

Además de las plataformas de trabajo en Internet, las redes sociales se utilizan, cada vez más a menudo, como herramienta para buscar talento. Mediante el reclutamiento por redes sociales o Social Media Recruiting puedes ponerte en contacto con personas que no figuran en las bolsas de trabajo de Internet porque, a lo mejor, no se habían planteado cambiar de empleo. En un principio, las empresas se centran en las redes sociales con fines profesionales como XING o LinkedIn, pero en Facebook y Twitter también se pueden encontrar trabajadores. La elección del canal dependerá en gran medida del sector y del campo profesional que se ofrezca.

El reclutamiento en redes sociales también sirve a un segundo campo del departamento de Recursos Humanos: la mejora de la imagen. Las redes sociales no solo sirven para realizar campañas de marketing orientadas a los consumidores; el empleador también puede cuidar de su imagen con una estrategia en las redes sociales. Esto hace que la propia empresa resulte más atractiva para posibles nuevos trabajadores.

El uso de Internet cada vez se está desplazando más a tablets y smartphones y, con ello también, la búsqueda de empleo. La selección de personal online está ganando una relevancia cada vez mayor. Hay que empezar por optimizar los sitios web existentes, al uso de teléfonos móviles y finalmente se deberían desarrollar aplicaciones específicas de la empresa mediante las que ésta pueda desarrollar una comunicación integral con los candidatos. La ventaja (para ambas partes) es el resultado de que siempre llevemos el teléfono encima y podamos reaccionar enseguida. En caso de que la aplicación correspondiente ofrezca servicios de notificaciones además de plataformas de empleo y redes sociales, se informará a los interesados de las novedades, aunque no estén buscándolas.

El líder indiscutible de la oferta de trabajo sigue siendo la propia página web de la empresa. En especial las grandes empresas introducen en su página de inicio una categoría en la que especifican cómo trabajar con ellos. Esto puede llegar hasta el punto de que la empresa cree su propia plataforma en línea, a través de la cual se pueda llevar a cabo el proceso completo de reclutamiento en línea. Otras empresas no han configurado un sistema tan extenso como este, sino que trabajan con un software de reclutamiento.

Un software de reclutamiento facilita al departamento de Recursos Humanos la organización de todo el proceso de manera más sensata y eficiente. Además, también debería mejorar la experiencia de los interesados (conocida en inglés como candidate experience) durante la fase de solicitud. En el mejor de los casos, un software de este tipo refleja cada paso del reclutamiento online: desde la publicación de la oferta de trabajo hasta la creación del expediente personal, que el software de reclutamiento se encarga de conectar con otros sistemas del departamento de personal.

Precisamente, la publicación y gestión de ofertas de trabajo puede ser laboriosa, sobre todo si el anuncio se publica en varios canales para conseguir la máxima repercusión. Un buen recruitment software se encarga de ese trabajo: el software se utiliza para crear la oferta de trabajo. Después se publica en pocos clics en los distintos portales de trabajo, la propia página de inicio, el apartado específico para trabajar con la empresa o a través de correo electrónico. En el mejor de los casos, a las personas que lo visitan se les redirige a un formulario de solicitud. En este, los interesados pueden introducir sus datos, subir documentos y, en algunas ocasiones, vincular su perfil de solicitud en otras plataformas como LinkedIn.

Algunos softwares son capaces, incluso, de analizar los currículos. Cada candidato tiene su propio currículo con un diseño personalizado que, por lo general, guarda en formato PDF. Sin embargo, para que la persona responsable en el departamento de personal pueda trabajar de la manera más eficiente posible, lo mejor es especificar un formato estándar en el formulario. Sin embargo, esto supone un trabajo adicional para los candidatos, pues deberán volver a introducir meticulosamente todos los datos de su currículo en el formulario. El análisis de currículos simplifica esta tarea: el software se encarga de tomar de forma autónoma la información necesaria del documento y de introducirla en los campos correctos. El candidato solo tendrá que comprobar si se ha cometido algún error.

La ventaja que resulta de un recruitment software es que al final todas las solicitudes se clasifican en una base de datos y estos no tienen que recogerse manualmente de un solo lugar. Además, se trata de un formulario estándar: todos los candidatos utilizan el mismo formato. Así resulta mucho más sencillo encontrar lo que se busca. Dado que la información de contacto también forma parte del sistema, desde el software se pueden enviar invitaciones, así como respuestas afirmativas o negativas.

Además, como todos los pasos están protegidos de forma informática, se puede incluso hacer una primera selección basándose en algoritmos. El propio software será el encargado de evaluar las solicitudes según el perfil de requisitos preestablecido. Desde luego, esto no reemplaza totalmente la selección personal de los candidatos y los responsables de recursos humanos tendrán que determinar qué grado de confianza depositan en el algoritmo. En todo caso, los cálculos que realiza el software en la preselección no hacen daño a nadie.

Si se decide por un candidato, gran cantidad de la información del mismo ya estará digitalizada y se podrá transferir sin demasiado esfuerzo al contrato de trabajo y al expediente personal. Asimismo, se puede registrar en la base de datos de talentos a los candidatos rechazados pero interesantes, y contactar con ellos en cuanto quede una vacante que se adecúe a su perfil. Muy importante: ¡no hay que olvidarse de la protección de datos! Por un lado, hay que pedir a los candidatos su conformidad antes de guardar sus datos personales a largo plazo. Por otro lado, es necesario asegurarse de que ningún tercero tenga acceso a dichos datos.

Una última ventaja derivada de este completo sistema: dado que todos los pasos se realizan a través de un único sistema, se puede analizar el proceso en su totalidad. Un buen recruitment software puede ayudarnos a medir el éxito de la oferta de trabajo. ¿Cuántas personas han visto la oferta de trabajo y cuántas de ellas han decidido solicitar el puesto? Una evaluación de los resultados puede proporcionar información valiosa para la elaboración de ofertas.

Si te decides a utilizar un software de e-recruiting, tienes varias ofertas a tu disposición: puedes escoger entre un producto terminado que se puede aplicar en distintos sectores o trabajar con un fabricante y crear un software adaptado a tus necesidades. La segunda opción sería demasiado costosa en la mayoría de los casos, por lo que esa variante quedaría más bien reservada para grandes empresas. Además, deberías tener experiencia con e-recruiting para poder describir de manera exhaustiva tus propios requisitos.

No cabe la menor duda de que el uso de e-recruiting está en alza. La mayoría de las empresas aplican las distintas medidas de manera más o menos consecuente. Según los resultados de un estudio de íncipy sobre la “Transformación digital en RRHH” más del 75 % de las empresas sometidas a encuesta, han iniciado un proceso de transformación digital o se encuentran ya en fase avanzada de digitalización. En este sentido, destacan el uso de las redes sociales en los procesos de reclutamiento y la digitalización de dichos procesos.

Un método relativamente poco usado en el contexto del e-recruiting son los chatbots (bots de charla): la posibilidad de que los candidatos tengan una comunicación directa (aunque esta sea totalmente virtual y esté basada en inteligencia artificial) con las empresas podría convertirse en una tendencia importante en el futuro. El 50 por ciento de los candidatos usarían una oferta de este tipo y conseguirían información sobre la solicitud gracias a los chatbots. Actualmente, apenas el 2,8 % de las 1000 empresas más importantes satisfacen esta necesidad.

Algunos programas como, por ejemplo, pymetrics, muestran además lo que el futuro del e-recruiting nos tiene preparado: un uso de la inteligencia artificial más habitual y la integración de la evaluación basada en software. El software no solo asume la parte organizativa del reclutamiento online, sino que también interviene en gran medida en el proceso de evaluación. El candidato pasa por un test y el programa de ordenador decide a partir de este, si la persona es apta para el puesto ofertado o no. No podrá tener la última palabra, pues se sabe que los algoritmos matemáticos son capaces de tener prejuicios y aplicarlos. Sin embargo, los fabricantes afirman que estos factores tienen menor relevancia que en las personas y que a los algoritmos se les puede entrenar para que lleven a cabo una evaluación más neutral.

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