Elaborar un plan de proyecto: cómo sentar las bases para el éxito del proyecto
Equipo editorial de IONOS6 mins
El plan de proyecto (también conocido como plan de gestión de proyecto) sirve para crear los cimientos de prácticamente cualquier proyecto al reunir todos los planteamientos necesarios para desarrollarlo con éxito. Se trata de un plan de acción elaborado por el jefe o la jefa de proyecto al inicio del proceso que, en función de las necesidades, es más o menos detallado.
¿Qué es un plan de proyecto?
Todos los proyectos deberían realizarse basándose en un plan conceptual. Sin embargo, en la práctica de la gestión de proyectos no hay unanimidad respecto a los documentos concretos que deben formar parte de él, por lo que se suele denominar plan de proyecto a mecanismos de planificación de diversa índole:
- Estructura de desglose del trabajo: clasifica las tareas a realizar en proyectos parciales y paquetes de trabajo.
- Planificación del proyecto: establece los plazos, con fechas de inicio y entrega, para los diferentes paquetes de trabajo.
- Plan de gestión del proyecto: incluye el plan de estructura del proyecto, la planificación del proyecto y toda la documentación necesaria. Cuando en este artículo se habla de “plan de proyecto” nos referimos a este apartado.
Por su parte, la guía PMBOK (siglas de Project Management Body of Knowledge o fundamentos para la dirección de proyectos), una norma utilizada a nivel internacional para la gestión de proyectos, emplea solamente el término “plan de gestión del proyecto”, que sustituye a la denominación típica “plan de proyecto”, con el fin de evitar la confusión de conceptos.
Los documentos incluidos en el plan de gestión del proyecto son muchos y variados, dependiendo de su dimensión. En cualquier caso, deberían constar al menos los siguientes documentos:
- Estructura de desglose del trabajo
- Planificación del proyecto
- Plan de costes
- Plan de recursos
En el caso de proyectos más complejos, se puede añadir otra documentación como, por ejemplo, la relativa a la gestión de riesgos, de calidad y de configuración.
Por qué deberías elaborar un plan de proyecto
Es recomendable elaborar un plan de proyecto para casi todo tipo de proyectos sea cual sea su dimensión, porque, al hacerlo, reflexionas sobre la mejor forma de conseguir el objetivo reduciendo los riesgos al máximo, en el mínimo espacio de tiempo y con la menor cantidad de medios. Además, durante la planificación te anticipas a los posibles problemas y planteas soluciones, lo que te permite reaccionar rápidamente en caso de adversidad durante su ejecución.
Este documento también sirve como fuente de información para los clientes y socios de proyecto, ya que, a través de una planificación documentada, obtienen una visión de conjunto de las fases de trabajo y pueden comprobar si la planificación tiene en cuenta sus expectativas. De no ser así, aún estarás a tiempo de modificarla antes de iniciar la puesta en práctica del proyecto.
Por lo general, los socios de proyecto aprueban el plan de proyecto con antelación, sirviendo, así, como base vinculante para continuar el proceso. Por lo tanto, debe realizarse al inicio de la fase de planificación.
Además, el plan escrito se convierte en una herramienta de trabajo para el responsable del proyecto, ayudándole a no perder el foco principal del mismo y a cumplir tanto con los plazos como con los presupuestos.
El plan debe ser lo más detallado posible, de manera que con este documento el jefe o jefa del proyecto pueda transmitir sus tareas a otra persona sin ningún problema. Para que, además, el plan permita obtener una visión general de forma rápida, no debería contener demasiada información secundaria. Aquí se aplica una fórmula mágica: tan detallado como sea necesario, tan breve como sea posible.
Siete preguntas clave para elaborar un plan de proyecto
Algunos proyectos requieren mucha documentación, pero no todos. Para los proyectos más pequeños, a menudo es suficiente con responder previamente a las siguientes siete preguntas clave:
- Punto del proyecto en el que te encuentras: ¿cómo estimas la situación de partida y qué otra información necesitas para poder evaluarla de manera integral?
- Ventajas económicas del proyecto: ¿cuándo estimas que obtendrás el retorno de la inversión (ROI)?
- Resultado del proyecto al que se aspira: ¿cuál es la finalidad principal del proyecto y qué debe demostrar el resultado final?
- Participantes en el proyecto: ¿quiénes son las partes interesadas?, ¿quién debe ser una parte activa del equipo y qué papel debe asumir cada integrante?
- ¿Cómo quieres estructurar el proyecto?: ¿qué tareas deben llevarse a cabo?, ¿cómo se puede desglosar el proyecto en tareas?, ¿qué riesgos existen en cada ámbito y cómo pueden minimizarse?
- Fecha de finalización del proyecto: ¿cuándo debe darse por finalizada cada fase del proyecto para terminarlo en el plazo previsto?
- Costes del proyecto: ¿qué recursos están disponibles y cómo deben repartirse entre los distintos paquetes de trabajo?
Si quieres elaborar planes individuales para cada aspecto de tu proyecto, puedes tomar como referencia nuestros modelos de ejemplo disponibles para la estructura de desglose del proyecto y la planificación del proyecto.
Las herramientas más habituales para representar la planificación del proyecto son el diagrama de red, el diagrama de hitos y el diagrama de Gantt.
Herramientas para elaborar un plan de proyecto
La planificación de un proyecto sencillo que responda de manera breve y concisa a las preguntas clave anteriores puede realizarse sin necesidad de un complejo software, simplemente con la ayuda de una tabla de Excel u otro software de hoja de cálculo.
Si se trata de una planificación de mayores dimensiones, para crear documentos individuales puedes recurrir a un software especial de administración de proyectos como MS Project, o utilizar herramientas en línea como Smartsheet, Trello o Wrike.
En resumen: la aplicación es decisiva
Un buen plan de proyecto no tiene por qué ser muy extenso. Son dos los aspectos que desempeñan un papel decisivo en su calidad: por un lado, debe cubrir los aspectos más importantes de la planificación del proyecto y, por el otro, orientarnos sobre los plazos en que debe ponerse en marcha cada fase.
Para que no haya ningún percance al ponerlo en práctica, antes conviene realizar una reunión de lanzamiento con el equipo del proyecto. Como persona encargada del proyecto, puedes aprovechar esta reunión para facilitar a los integrantes del equipo toda la información del proyecto, nombrar a los responsables y elegir conjuntamente los métodos y las herramientas para desarrollarlo. Porque de nada sirve contar con el mejor plan de proyecto si este no se aplica de manera sensata.
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