Google Workspace: mejor flujo de trabajo en equipo sin importar la ubicación

¿Qué es Google Workspace? Bajo este nombre, Google agrupa una amplia variedad de aplicaciones que pueden utilizarse en una plataforma de comunicación basada en la nube para crear un entorno de trabajo virtual. Google Workspace es un software de colaboración provisto en la nube. Google Cloud permite a los equipos acceder a datos, calendarios digitales de citas y calendarios de proyectos, así como coordinar tareas a larga distancia, mediante una conexión a Internet y un navegador. Las funciones para compartir y sincronizar en tiempo real permiten editar un documento de forma conjunta.

El paquete completo, que incluye almacenamiento de archivos, procesadores de texto y herramientas de comunicación, también se conoce como Google Apps for Business. En 2016, Google cambió la marca fusionando varias aplicaciones bajo el nombre de Google Workspace y añadió nuevas funciones a la serie. Con esta medida Google quería competir contra Microsoft. Muchos componentes de la serie App son similares a las aplicaciones de Office y a la solución basada en la nube Microsoft 365 de Microsoft. Desde entonces, Google ofrece sus herramientas recogidas en un modelo de suscripción. En el modelo de pago de Google Workspace se ofrecen los siguientes servicios:

• Gmail (programa de correo electrónico)
• Google Drive (almacenamiento en la nube)
• Google Calender (planificación online)
• Google Hangouts (servicio de mensajería y videollamadas)
• Herramientas para el tratamiento de textos, presentación y creación de formularios y tablas
• Bloc de notas digital
• Google Vault y consola de administración (función de archivo y administración)
• Google Sites (herramienta para la creación de páginas web tanto públicas como internas)
• App Maker (herramienta para crear aplicaciones empresariales)

A pesar de que determinados servicios, como el programa de correo electrónico Gmail o el calendario de Google, están disponibles gratis para usuarios privados, la versión gratuita suele ofrecer menos funciones. La Google Workspace también difiere de una cuenta privada de Google en otros aspectos. Por ejemplo, solo a través de una cuenta Google Workspace es posible configurar una cuenta corporativa de Gmail y utilizar una dirección de correo electrónico de la empresa.

La versión de suscripción está dirigida a pequeñas y medianas empresas, pero también puede ser muy útil para grandes empresas o trabajadores autónomos. A cambio de una cuota mensual o anual, obtienes un paquete completo que te permitirá utilizar toda la gama de funciones sin restricciones y beneficiarte de herramientas adicionales de gestión. Estas últimas permiten a los gestores de proyectos, administradores y supervisores definir opciones para compartir archivos específicos a través de un panel de control central, así como la posibilidad de vincular mejor diferentes aplicaciones entre sí. Además, se dispone en todo momento de soporte vía telefónica.

Las versiones Business y Premium ofrecen a las empresas un espacio de almacenamiento casi ilimitado. También se ha mejorado la compatibilidad con soluciones de software de otros proveedores, de modo que se pueden integrar, por ejemplo, funciones de archivo externas. Aquellos que valoran más la seguridad de los datos pueden obtener opciones de seguridad adicionales. Por ejemplo, un procedimiento de autenticación de varios niveles dificulta el acceso a personas no autorizadas.

Con la solución en la nube, Google Workspace se ha comprometido con el concepto de groupware. Ya sea durante el teletrabajo o en un viaje de negocios, todos los empleados utilizan el espacio de trabajo digital sin importar el momento ni el lugar. Además, las aplicaciones están optimizadas para dispositivos móviles y, gracias a la computación en la nube, las empresas pueden externalizar su infraestructura de TI a la nube virtual mientras disponen de una capacidad de almacenamiento inagotable. El único requisito es una conexión rápida a Internet, ya que la gama de servicios al completo solo se puede utilizar online. Si así se desea, también es posible almacenar los datos en el ordenador o en un centro de datos propio y procesarlos sin conexión.

Merece la pena echar un vistazo pormenorizado a las herramientas que ofrece Google Workspace. Esto te permitirá evaluar mejor si el paquete de software de pago facilitará tu trabajo diario, así como diferenciar las aplicaciones individuales de las herramientas populares de Microsoft Office y otras aplicaciones.

El conocido programa de correo electrónico también tiene disponible una versión para empresas que forma parte de Google Workspace. Después de iniciar sesión, los empleados acceden a su correo electrónico y ven el estado actual de su correspondencia, sin importar desde qué dispositivo o ubicación estén accediendo. Los administradores también pueden gestionar cuentas desde un solo lugar. A diferencia de una cuenta privada, en este caso es posible utilizar direcciones personalizadas y añadir el nombre de la empresa en el dominio. Además, la versión de pago no incluye publicidad.

Otras funciones han demostrado ser también muy prácticas, como, por ejemplo, la función de chat disponible en la bandeja de entrada. Dado que Gmail también está conectado a Hangouts de Google Workspace, puedes hacer videollamadas, por ejemplo, cuando necesites formular correos electrónicos de trabajo con la ayuda de otros compañeros de trabajo.

Con un calendario digital, los empleados llevan un registro de las próximas reuniones con clientes y de la expiración de los plazos y, si así lo desean, pueden configurar un recordatorio para estas fechas límite. De hecho, equipos enteros pueden usar un calendario compartido para anotar las reuniones periódicas del equipo o para hacer un seguimiento de los días festivos y otras ausencias. En lugar de tener que concertar citas con cada persona, la herramienta comprueba automáticamente si un compañero está disponible para una reunión a una hora determinada. Google Calendar también es compatible con otros planificadores online, permitiendo guardar entradas duplicadas.

Si deseas mantener al día a todo el departamento o a la empresa colaboradora sobre los eventos importantes y los flujos de trabajo de los proyectos, integra el calendario en una página de la intranet, que puedes crear con Google Sites. Aquí los administradores siempre pueden determinar quién tiene acceso al calendario y qué detalles son visibles. Otra característica central es la función de planificación del espacio: puedes integrar un plan de salas de reuniones libres o hacer que la herramienta busque salas de conferencias disponibles externamente y reservarlas a través de Google Workspace.

Google Drive es el corazón de Google Workspace. Este sistema en la nube te proporciona una ubicación central donde puedes almacenar todos los datos que necesitas para el trabajo conjunto, información a la que se puede acceder desde cualquier lugar. Esta función es imprescindible para compartir y procesar datos actualizados y en tiempo real.

Si no quieres construir tu propio centro de datos, puedes mover todo a la nube. El espacio de almacenamiento es, con 1 TB por usuario, casi ilimitado. Solo la suscripción básica limita la capacidad a 30 GB. Es importante saber que los datos de todas las herramientas se almacenan en Google Drive, lo que incluye a todos los correos electrónicos gestionados a través de Gmail. Todos estos datos hacen que la cuota de almacenamiento se reduzca. Si deseas prescindir de una infraestructura de TI, probablemente la versión básica reducida no será suficiente.

¿Prefieres guardar datos importantes localmente y que estén disponibles sin conexión para los ordenadores de sobremesa? Gracias a la sincronización automática de los datos con la nube, esto también es posible. Varios controles te permiten configurar opciones de uso compartido y regular el acceso para empleados y departamentos específicos. Además, se integra una función basada en machine learning que evalúa de forma independiente qué datos son actualmente relevantes y los hace visibles para un acceso rápido. El espacio de almacenamiento también se puede subdividir para disponer de una mejor visión global. Cualquiera que haya utilizado anteriormente Microsoft Office puede importar los documentos a través de un plugin en Google Drive sin más complicación.

Con estas aplicaciones, Google Workspace ofrece un completo paquete ofimático que te permite crear documentos de texto, iniciar encuestas, compartir hojas de cálculo y crear diapositivas para una reunión con clientes. También aquí obtienes los beneficios de una solución basada en la nube, pues todos los empleados autorizados pueden trabajar en un documento al mismo tiempo. Los cambios son inmediatamente visibles para todos y también se pueden deshacer. Las funciones de chat evitan tener que enviar paquetes de datos de un lado a otro y recurrir a la función de comentarios para indicar cambios que se quieren introducir en el documento. Todas las herramientas se pueden utilizar también en modo offline, pero solo a través del navegador Chrome.

El diseño, las funciones y la interfaz de usuario son muy similares a las de las aplicaciones de Microsoft. Por lo tanto, si estás acostumbrado a Microsoft Word, tú y tu personal tendréis pocos problemas para realizar el cambio. No obstante, deberás hacer determinadas concesiones debido a las limitaciones de Google Workspace: si para tu trabajo necesitas presentaciones con gráficas sofisticadas y una gran variedad de opciones de formato, Google Workspace no puede seguir el ritmo del producto de la competencia Microsoft 365. Por lo tanto, considera si puedes prescindir de esta y si las demás herramientas de Google Workspace superan esta desventaja. Dado que el conjunto de aplicaciones de Google es compatible con las aplicaciones de Office, también puedes utilizarlas.

• Documentos: este procesador de texto es muy similar a Microsoft Word. Tiene todas las herramientas básicas para el formato de texto y el diseño de página. Aunque las opciones de diseño son mucho más limitadas, puedes añadir fuentes y otros elementos mediante complementos. También puedes importar fácilmente muchos formatos ajenos desde Microsoft y Adobe o guardar tus documentos en estos formatos.
• Hojas de cálculo: con las hojas de cálculo puedes realizar cálculos, evaluar los datos y visualizarlos en forma de diagrama. Las hojas de cálculo de Excel suelen ser fáciles de importar, solo los comandos para introducir fórmulas difieren en cierta medida. La versión de Excel desarrollada por Google contiene todas las fórmulas comunes de celdas, aunque, para trabajar con hojas de cálculo complicadas, Excel sigue siendo la mejor opción.
• Formularios: con esta herramienta puedes crear rápidamente una encuesta o cuestionario. Hay muchos elementos predeterminados disponibles para diferentes tipos de preguntas. Puedes añadir imágenes e incrustar el logotipo de la empresa para crear un formulario visualmente atractivo. También en este caso, las ventajas de un paquete de software son evidentes, pues la herramienta de formularios evalúa las respuestas en tiempo real y muestra los resultados gráficamente.
• Presentaciones: con esta función cada empleado muestra los resultados de su proyecto en un diagrama o ilustra sus ideas con dibujos, vídeos o animaciones. Utilizando varias plantillas, incluso los empleados menos experimentados pueden hacerlo gráficamente. Sin embargo, esta aplicación no puede hacer competencia a la variedad de plantillas y funciones de diseño que ofrece PowerPoint.
• Notas (Keep): tomar notas de un brainstorming y compartir un mapa mental para el inicio de un proyecto sin correr el riesgo de perder o extraviar el papel donde se escribe, todo esto es posible con Google Keep. Además, la aplicación es adecuada para una organización efectiva: por ejemplo, puedes crear listas y configurar funciones de recordatorio para tareas y citas. Puedes resaltar notas en color y añadir fotos, dibujos y archivos de audio. También puedes utilizar la función de búsqueda para filtrar las anotaciones por color, etiqueta y otras categorías.

Esta sala de conferencias virtual te ahorra gastos de viaje y tiempo. Aun cuando el equipo está repartido en lugares diferentes o algunos de los miembros no se encuentra en el lugar habitual de trabajo pueden celebrarse reuniones o conversaciones cara a cara. Los Hangouts de Google incluyen videoconferencias, mensajería por voz y chats de texto. Si integras otras herramientas de Google Workspace, Google Calender te recordará las próximas citas o enviará las invitaciones por ti. Los compañeros sin Internet pueden conectarse utilizando una extensión telefónica individual, por lo que las conexiones son fáciles de configurar.

En comparación con Microsoft Skype, los Hangouts de Google ofrecen más funciones, sin embargo, los usuarios pierden calidad de vídeo.

Existen numerosas herramientas con las que, incluso sin muchos conocimientos, puedes crear un sitio web en un abrir y cerrar de ojos. Esto es posible en una plataforma interconectada como Google Workspace, donde también pueden integrarse datos con gran facilidad. Es posible crear páginas de intranet para un grupo de usuarios claramente definido, así como sitios web de acceso público. Las plantillas para el diseño y las interfaces de usuario facilitan la creación de una interfaz de usuario para proyectos propios, clientes o eventos.

Esta aplicación sirve como herramienta de administración y facilita el proceso de archivado de documentos, correos electrónicos y otros contenidos, así como su almacenamiento seguro. Para ello, puedes dividir los datos generados por Google Workspace en diferentes paquetes, organizarlos y exportarlos. También puedes ver los registros del historial y recopilar datos específicos para las auditorías. Además, Google Vault se utiliza para gestionar las cuentas de usuario (para cumplir con las políticas de privacidad puedes definir periodos de retención de los datos).

Con App Maker puedes crear aplicaciones según tus necesidades. De esta forma puedes desarrollar una aplicación que, por ejemplo, facilite la distribución específica de tareas dentro de los departamentos, junto a otros procesos de trabajo. La herramienta está diseñada como una plataforma de desarrollo low-code, lo que significa que puedes desarrollar tu aplicación usando diferentes plantillas sin tener que escribir código (tarea que supone una inversión importante de tiempo). Asimismo, es posible conectar la aplicación con otras de Google Workspace.

Google Workspace tiene muchas ventajas, pero también presenta limitaciones. En definitiva, la magnitud de las desventajas dependerá de la empresa en concreto, pues cada una necesita diferentes soluciones de software dependiendo de su área de negocio, estructura de empleados y cultura corporativa. Por lo tanto, es importante considerar si Google Workspace (antes Google Apps for Business) es rentable y simplifica los procesos de trabajo. Para ayudarte en la toma de esta decisión, comparamos sus ventajas y desventajas.

La característica principal de Google Workspace es la reubicación completa del almacenamiento y procesamiento de datos en la nube. Esto es lo que la distingue de Microsoft 365, convirtiéndola en la plataforma ideal para el trabajo en equipo al margen de su ubicación, además de constituirse como una útil herramienta de colaboración. De este modo, estas herramientas facilitan que, en aquellas empresas con empleados que a menudo no están en el lugar de trabajo (ya sea por sus reuniones con clientes, conferencias o tareas de ventas), estos puedan estar informados, puedan acceder a todos los datos, así como participar en reuniones importantes.

Las empresas que permiten a sus empleados trabajar desde casa también se aseguran de esta manera de que sus trabajadores estén al día. Lo mismo se aplica a aquellas que están repartidas en diferentes lugares o que tienen que consultar regularmente a socios externos, proveedores de servicios y clientes. La plataforma de comunicación garantiza con el espacio de almacenamiento en la nube que cada usuario autorizado, dondequiera que se encuentre, tenga acceso simultáneo con independencia del medio que use: ya sea un portátil, una tablet o un smartphone.

Las startups y las empresas pequeñas pueden ahorrar recursos si no tienen que instalar su propio hardware y software: el almacenamiento de datos y los procesos informáticos se llevan a cabo externamente, eliminando la necesidad de un centro de datos interno y su mantenimiento. Por esta misma razón, Google Workspace también puede ser de interés para los autónomos, que a menudo se comunican directamente con los clientes y colaboran en proyectos desde fuera. Google Workspace ofrece, por lo tanto, valiosas ventajas cuando se trata de colaboración basada en la nube.

En comparación con la Google Workspace, Microsoft 365 es solo una solución rudimentaria en la nube. Mientras que Google Workspace sincroniza todos los procesos de edición en tiempo real, Microsoft no se sincroniza de forma automática. En principio, Office almacena localmente, y solo cuando se deposita al documento en el almacenamiento en la nube OneDrive, en el CMS SharePoint o cuando se activan las funciones de la nube, es visible y editable para los demás. Por lo tanto, Microsoft 365 ofrece una interfaz a la nube y tiene funciones de software de grupo, pero la conexión en red no es completamente automática.

Por otro lado, para aquellos que optan por una solución híbrida y quieren almacenamiento en el disco duro y en el centro de datos, Office es una buena opción. A pesar de que el componente de colaboración es más potente en Google Workspace.

Una solución integral basada en la nube te hace dependiente. Google Workspace siempre requiere una conexión rápida a Internet y el modelo toca techo cuando se utilizan dispositivos móviles. Sin embargo, una vez que la conexión se ha cortado, muchas funciones te ofrecen la posibilidad de cambiar al modo sin conexión, pudiendo sincronizar los archivos más tarde.

Si no realizas copias locales, estas se almacenan únicamente por un proveedor externo, en este caso los servidores de Google. Google emplea expertos en seguridad y, como gran empresa, cuenta con una sofisticada infraestructura para evitar la pérdida de datos. Sin embargo, ni siquiera el mejor sistema es inmune a posibles averías técnicas, al tiempo de inactividad temporal del servidor, al robo de datos y a los ataques de hackers. Google también se reserva el derecho de bloquear la cuenta por determinados motivos.

De hecho, como usuario de Google Workspace, estás poniendo datos confidenciales en manos de la empresa y necesitas estar seguro de que están protegidos de accesos no autorizados, ya que apenas puedes ejercer tu derecho de control. También es un hecho que tus datos terminarán en servidores potencialmente inseguros de un tercer país en el que generalmente se aplican regulaciones de protección de datos diferentes. Las certificaciones de seguridad como la ISO 27001 –que certifica el cumplimiento de Google con las normas internacionales de seguridad de TI– están diseñadas para abordar estas preocupaciones. Sin embargo, el asunto NSA demostró que los servicios secretos pueden acceder a los datos en las ubicaciones de los servidores.

Además, la política de privacidad de Google no es totalmente transparente, de lo que puede deducirse que la compañía quiere conservar ciertas libertades. Después de todo, el procesamiento de los datos de los usuarios es el mayor pilar empresarial de Google. Este hecho es lo que hace entrar en escena a los defensores de la protección de datos.

Además, también es importante que prestes atención a la seguridad de los datos en tu empresa. Un inicio de sesión personalizado es práctico, pero no representa un obstáculo significativo para los ciberdelincuentes. Si la contraseña es pirateada o cae accidentalmente en las manos equivocadas, se puede tener acceso a muchos datos incluidos en Google Workspace. Para aumentar la seguridad, Google ofrece autenticación multinivel y otras funciones de seguridad. La cuenta de administrador te permite cambiar tus credenciales en cualquier momento y a través de la gestión de dispositivos móviles puedes realizar copias de seguridad de los datos de estos en caso de pérdida. En algunos casos, Google Workspace también te permite incluir herramientas de seguridad externas como en el caso de Gmail, donde puedes utilizar tus propios certificados para el cifrado S/MIME en la correspondencia de correo electrónico.

Internamente, también es necesario proteger cierta información de su acceso por otros departamentos o niveles de responsabilidad y en especial los datos más sensibles como, por ejemplo, los datos personales de clientes y empleados. Para garantizarlo, entre otras cosas, puedes definir derechos de acceso personales para cada usuario, de modo que no todos puedan ver, editar y descargar todos los documentos.

Google Workspace ofrece a los administradores muchas opciones. Así, pueden almacenar los registros de chat de los empleados y gestionar las cuentas de usuario y la información personal. Google Workspace afirma que cumple con los requisitos de protección de datos de la UE. No obstante, es aconsejable que un experto legal compruebe si tu uso de la plataforma cumple con el RGPD. Además, hay empresas que han acordado sus propias cláusulas contractuales con Google en relación con el procesamiento de datos.

Una plataforma de trabajo basada en la nube que une diferentes aplicaciones asegura un mejor flujo de trabajo.

• Buena perspectiva general: Google Workspace facilita la coordinación de todos los procesos de trabajo y ofrece una perspectiva general de las reuniones, los plazos y el progreso del trabajo. Esto ahorra mucho tiempo, especialmente en el caso de equipos grandes y en situaciones en las hay terceros involucrados. Una plataforma que unifica y coordina varias aplicaciones asegura que todos los empleados estén al día. Las funciones de búsqueda permiten filtrar rápidamente la información relevante a partir de una multitud de datos almacenados en la nube.
• Fácil de manejar: los administradores cuentan con un punto centralizado que no requiere ningún archivo de configuración particular. Dado que todo funciona en la nube, los administradores no tienen que administrar cuentas y licencias para múltiples aplicaciones distribuidas en diversos servidores. También existen varias opciones para evaluar, controlar y gestionar los derechos de acceso.
• Fácil de usar: lo único que necesitas para acceder a todas las herramientas y documentos de Google Workspace es iniciar sesión. Gracias a las actualizaciones en tiempo real, no es necesario actualizar posteriormente los archivos para compartirlos con los colegas. Además, la implementación de Google Workspace en tu empresa es muy sencilla, debido a que la mayoría de las aplicaciones, como el chat y las funciones de procesamiento de texto, son similares a las aplicaciones populares de Microsoft y a que el uso de cuentas de Gmail está muy extendido. En la mayoría de los casos, no debería ser necesario capacitar a los empleados en el uso de la Google Workspace. También hay muchas opciones para transferir los datos generados por otros servicios a la plataforma de Google.
• Integrar herramientas externas: tanto si estás migrando datos, como si estás ampliando las funciones, Google Workspace es compatible con una amplia gama de servicios externos. Estos incluyen sistemas de relación con el cliente, así como programas de contabilidad. Para obtener una lista de programas integrados, consulta Google Workspace Marketplace. Además, Google Workspace es compatible con todas las aplicaciones de Office. Un texto creado con Google Docs se puede guardar fácilmente como un documento de Word, lo que podría compensar algunas desventajas. Aquellos que echan de menos la gama de funciones de las aplicaciones de Office no tienen por qué prescindir de ellas, pero deberían considerar si Microsoft 365 por sí solo vale más que una solución integrada en Google Workspace. También puedes integrar desarrollos internos mediante una interfaz.

Los suscriptores pueden elegir entre tres modelos que difieren en el alcance del servicio. Cuantas más funciones, mayor precio. A veces, sin embargo, incluso la versión reducida cumple con las necesidades del cliente. En cualquier caso, vale la pena comparar las versiones entre sí.

• Google Workspace Básico: la versión básica cuesta actualmente (julio de 2018) 4 euros por usuario y mes. Incluye todas las aplicaciones importantes como la videoconferencia y los programas de procesamiento de texto. Solo en lo relativo a las tareas de administración, el usuario cuenta con menos funciones. Además, el espacio de almacenamiento en la nube está limitado a 30 GB.
• Google Workspace Business: su precio es de 8 euros al mes y la principal ventaja es que el espacio de almacenamiento disponible es casi ilimitado. Hasta cinco usuarios pueden usar un máximo de 1 TB cada uno. Entre las funciones adicionales se incluyen herramientas para el archivo y el seguimiento de actividades, así como una plataforma de bajo código para desarrollar tus propias aplicaciones.
• Google Workspace Enterprise: la versión Premium cuesta 23 euros al mes y es especialmente recomendable para empresas que requieren funciones especiales en cuanto a la seguridad y la administración de datos. En este aspecto tiene muchas más opciones que la versión para empresas.

Los costes, en definitiva, son más bajos si eliges una suscripción anual, aunque, a cambio, tienes que usar Google Workspace durante doce meses. La cuota anual se prorratea en pagos mensuales. Si dispones de un equipo pequeño tienes que tener en cuenta que no podrás reducir el número de usuarios hasta que tu suscripción anual expire. Por lo tanto, este modelo de tarifa es más adecuado para empresas con un número de empleados constante. El plan flexible te da más libertad de acción, permitiéndote añadir o eliminar usuarios a tu gusto y pagar solo por el número actual de usuarios. Este modelo de facturación es la mejor opción, especialmente para las empresas con mayor rotación de personal, con la ventaja, además, de que puedes cancelarlo en cualquier momento.

Las organizaciones sin ánimo de lucro pueden obtener acceso gratuito a la plataforma y en el caso de centros educativos, los costes se reducen considerablemente. “Google Workspace for Non-Profits” (ONG) y “Google Workspace for Education” están sujetas a varias condiciones.