Técnicas interrogativas: cómo conseguir las respuestas que estás buscando

Ya desde niños nos enseñan que preguntar no cuesta nada. Y es que se entiende que la curiosidad es uno de los requisitos más importantes a la hora de aprender, y que saber realizar la pregunta correcta en el momento adecuado puede acabar siendo un factor decisivo en la vida de muchas personas. Además, aunque no consigamos la respuesta que estábamos buscando, siempre podremos decir que lo hemos intentado sin perder absolutamente nada.

Al igual que ocurre con los niños que están descubriendo su entorno, aquellas personas que están dando los primeros pasos en su carrera profesional y que necesitan encontrar su camino dentro del entorno laboral, pueden beneficiarse de las preguntas oportunas. También los empleados con una larga experiencia pueden tener dudas si asumen nuevas responsabilidades en un ámbito que no conocen bien. Y, por último, pero no por ello menos importante, los directivos han de plantear cuestiones muy concretas si quieren saber si sus empleados están satisfechos y encontrar posibles márgenes de mejora dentro de la empresa. Cuando aplicamos las técnicas interrogativas correctas, podemos influir en la conversación de tal modo que obtengamos las respuestas que necesitamos.

Realizar preguntas basadas en un interés genuino es uno de los requisitos previos esenciales para poder entablar una comunicación respetuosa en la que, en el mejor de los casos, ambas partes aprendan unas de otras. En la vida profesional, constituyen un instrumento eficaz para alcanzar ciertos objetivos. Un empleado que pregunta y muestra interés en formarse está mostrando a su vez que tiene compromiso y, por lo tanto, es más probable que sea considerado para realizar ciertas tareas o conseguir un ascenso. Con las cuestiones justas, el moderador de una reunión puede alentar a los participantes a pensar de una forma creativa, dando lugar a debates interesantes que no solo aumenten la eficiencia de la reunión, sino que también conduzcan a soluciones satisfactorias para todos.

Al igual que ocurre en el resto de las áreas de la comunicación profesional, las preguntas también dependen de la formulación, el momento y la intención. En consecuencia, existen diferentes técnicas interrogativas que podemos aplicar según el contexto situacional.

Una distinción esencial que nos enseñan desde el colegio es saber diferenciar entre las preguntas abiertas y cerradas. Mientras que las preguntas abiertas son una forma óptima para fomentar la reflexión y el intercambio de opiniones, las preguntas cerradas proporcionan respuestas concretas, sirven principalmente para verificar el conocimiento y pueden responderse con una sola palabra (preguntas del tipo sí o no) o una frase corta. En las exposiciones en clase, convenía plantear cuestiones abiertas para incentivar al resto de compañeros. Pero esto mismo puede aplicarse también a las reuniones profesionales. En cambio, si lo que queremos es evitar debates innecesarios y obtener resultados rápidamente, las preguntas cerradas son el camino correcto.

Sin embargo, las preguntas abiertas y cerradas no son más que dos categorías de un completo catálogo de técnicas interrogativas aplicables en nuestro día a día en el trabajo. El método que debemos utilizar depende, en gran medida, de la situación. No es lo mismo estar en una reunión anual con nuestro jefe que en una reunión de proyecto. En cada caso concreto perseguiremos diferentes objetivos que requieren distintas técnicas interrogativas. Mientras que en una evaluación del rendimiento lo más beneficioso es generar una atmósfera de confianza y calma, aplicar técnicas de moderación estimula a los participantes a entablar debates animados y compartir ideas orientadas a la búsqueda de soluciones.

En la práctica, es más eficaz no seguir un único método prestablecido, sino combinar diferentes variantes en función del contexto. De esta forma, se podrá reaccionar de forma flexible durante una entrevista o reunión.

A continuación, te contamos qué técnicas interrogativas son las más adecuadas en función de la situación comunicativa concreta. Todos los tipos de preguntas que se enumeran a continuación pueden formularse como preguntas abiertas o cerradas. Elijas la opción que elijas, deberás tener en cuenta el estado de ánimo de los participantes y el tiempo disponible para la entrevista o reunión.

Una pregunta introductoria sirve para crear una buena base en la entrevista y, por lo tanto, debe formularse de forma abierta y positiva. Por ejemplo, en una entrevista anual, un ejemplo de pregunta introductoria sería preguntar al empleado qué situaciones le han resultado particularmente positivas o cuáles son los éxitos de los que está más orgulloso.

En las reuniones, priorizar la agenda es una buena manera de empezar. Puedes preguntar a los participantes qué temas les parecen más importantes y ajustar la agenda en consecuencia. De esta manera, todos los participantes sentirán que su opinión cuenta y se creará un ambiente de trabajo constructivo.

En el caso de una pregunta hipotética, por ejemplo, se debe pedir al interlocutor que imagine una situación que no tiene nada que ver con la realidad (actual). Esta técnica interrogativa es particularmente adecuada como punto de partida para una lluvia de ideas, con la que se intentar encontrar soluciones para problemas o trabajos concretos. Imaginemos, por ejemplo, que se pregunta “¿Cómo llevarías a cabo este proyecto si no tuvieras ningún límite de plazo?” o “¿Cómo diseñarías esta campaña publicitaria si no tuvieras que tener en cuenta los requisitos del cliente?”. De esta forma, estamos construyendo una base para que surjan ideas innovadoras.

En el caso de las preguntas circulares, es importante que nuestro interlocutor no juzgue sus opciones o comportimientos desde su propio parecer, sino que debe adoptar una perspectiva diferente. Con ello se pretende crear una distancia crítica con nuestro propio punto de vista. Para alcanzar este objetivo, hay que formular preguntas como “¿Qué solución aplicarías si fueras el representante del departamento X?” o “¿Si fueras un inversor de esta empresa, estarías seguro de que se trata de una idea exitosa?”.

Estas preguntas sirven para desbloquear los debates y, en el mejor de los casos, pueden incluso hacer cambiar de opinión a los interlocutores más rígidos y conseguir llegar a un acuerdo.

Para activar una forma de pensamiento interesante y, sin duda, entretenida, es posible formular preguntas paradójicas. Por ejemplo, podemos invertir las preguntas de la siguiente manera: “¿Por qué nunca conseguimos terminar los proyectos a tiempo?” o “¿Qué tendría que pasar para que dejaras tu trabajo?”.

A partir de las respuestas, es posible deducir qué factores son los que más preocupan a los interlocutores y cuáles son los puntos más importantes que deben trabajarse para optimizar los proyectos y los procesos del día a día.

Cuando obtengas una respuesta, es necesario comentarla y pedir explicaciones o justificaciones más detalladas. Mediante este tipo de preguntas, lo que estamos haciendo es mostrar interés y, al mismo tiempo, animar al entrevistado a reflexionar sobre sus propias palabras, haciendo que se explique con mayor precisión o introduzca correcciones cuando sea necesario.

Especialmente en el caso de conversaciones individuales, como las evaluaciones de rendimientos anuales o las negociaciones salariales, el objetivo es crear una atmósfera de confianza. Por esta razón, preguntas emocionales del tipo “¿Cuáles son tus mayores preocupaciones actualmente?” o “¿Qué tal te sientes en tu nuevo puesto de trabajo?” funcionan a la perfección.

Una vez que hemos registrado las ideas o sugerencias de mejora, es necesario que las palabras se concreten en hechos. Para ello, podemos utilizar las preguntas futuras del tipo “¿Quién va a responsabilizarse de la implementación de esta idea?” o “¿Para cuándo va a estar finalizada la medida X?”. Esta es la única manera de garantizar que una reunión larga se materializa en una serie de acciones y resultados concretos que pueden constar en el acta.

Las preguntas para encontrar soluciones tienen como objetivo conseguir un resultado tangible y son, al mismo tiempo, una forma eficaz de poner fin a debates circulares y eternos.

“Ahora que hemos debatido detalladamente cuáles son los problemas, ¿dónde crees que se encuentran las soluciones?”. Utilizando esta o una pregunta similar, estás guiando de forma respetuosa a los participantes de una reunión para que salgan del modo queja y activen el modo resolución de problemas gracias al cual es posible debatir propuestas de soluciones constructivas.

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