Ley de Pareto o Regla del 80/20: qué significa y cómo se aplica

La Ley de Pareto se conoce también como Principio de Pareto o Regla del 80/20 (80/20 rule en inglés) y toma su nombre del ingeniero, sociólogo y economista de origen italiano Vilfredo Pareto, que a comienzos del siglo XX llevó a cabo algunas investigaciones en torno a la distribución de la riqueza entre la población italiana. Sus estudios concluyeron que una quinta parte de la población del país, es decir, un 20 por ciento, ostentaba cerca de un 80 por ciento de la riqueza total. De aquí extrajo Pareto la conclusión de que los bancos deberían concentrarse en este pudiente 20 por ciento con el fin de ganar eficiencia y aumentar los beneficios. A la inversa, con solamente la quinta parte restante de su tiempo, podrían atender al 80 por ciento de la población.

La Ley de Pareto describe la distribución desigual y el desequilibrio entre el trabajo y el rendimiento. Este principio se observa en muchos ámbitos diferentes:

• Empresa: el 20 por ciento de los productos o de los clientes aportan el 80 por ciento del volumen de ingresos.
• Almacén: el 20 por ciento de los productos ocupan el 80 por ciento del espacio.
• Internet: el 80 por ciento del tráfico de datos en Internet tiene lugar en el 20 por ciento de páginas web.
• Circulación: el 80 por ciento del tráfico en la ciudad se concentra en el 20 por ciento de las calles.
• Llamadas telefónicas: el 80 por ciento de las llamadas tienen por objeto el 20 por ciento de los contactos.

Pese a todo, es por su aplicación como técnica de gestión de tiempo como más se conoce al Principio de Pareto: estableciendo correctamente las prioridades, con el 20 por ciento del tiempo puede realizarse el 80 por ciento del trabajo.

Con el Principio de Pareto se persigue alcanzar un gran rendimiento con el menor esfuerzo posible con el fin de evitar invertir demasiado tiempo en tareas con escasa prioridad: estableciendo prioridades y gestionando mejor el tiempo, se puede trabajar de forma más eficiente y centrada en los objetivos. Es un principio del que se puede sacar mucho provecho en aquellos ámbitos con fechas de entrega estrictas porque ayuda a focalizar el trabajo para cumplir con las entregas. Acostumbra a utilizarse en combinación con otros métodos de gestión del tiempo como el Método de Eisenhower.

En relación con la Ley de Pareto, suelen cometerse algunos errores típicos. Entre ellos, suele malinterpretarse, por ejemplo, que con el 20 por ciento del tiempo o el trabajo invertido puede obtenerse un 80 por ciento más de beneficio del que se obtendría con el trabajo habitual. De acuerdo con este pensamiento, con un 20 por ciento de esfuerzo se alcanzaría el cien por cien del beneficio. Pero esta interpretación es falsa, puesto que, para obtener ese cien por cien se están sumando dos porcentajes que corresponden a dos aspectos diferentes: trabajo y rendimiento no son la misma cosa y no pueden calcularse juntos. Para generar el cien por cien del rendimiento, el esfuerzo también ha de situarse en un cien por cien. Esta malinterpretación deriva con rapidez en suposiciones demasiado optimistas a propósito del esfuerzo necesario para obtener ciertos objetivos.

Pero incluso entendiendo el principio fundamental correctamente, la conclusión de que el 80 por ciento del rendimiento se obtiene con un 20 por ciento de esfuerzo puede llevar erróneamente a reducir todas las tareas hasta un 20 por ciento, sin tener en cuenta que hay muchas obligaciones que, aun sin contribuir directamente a la consecución de los objetivos, han de realizarse de todas maneras. Entre estas se pueden mencionar, por ejemplo, escribir y responder emails. La correspondencia digital contribuye solo de forma secundaria al éxito de una empresa pero no sería razonable dejar de contestar a los mensajes porque eso tendría efectos muy negativos –del mismo modo que renunciar a la contabilidad, aun cuando por sí misma no genera ningún beneficio. Lo que sí puede hacerse es optimizar estas necesarias pero improductivas tareas limitando el tiempo o el esfuerzo que se les dedica.

El Principio de Pareto tampoco excluye ciertas imprudencias que pueden colarse al subestimar la importancia de una gran parte de las tareas. Pero quien trabaja de forma meticulosa, concentrada y estructurada, puede efectivamente alcanzar el 80 por ciento del rendimiento con un 20 por ciento del trabajo.

La Regla del 80/20 es una técnica versátil que ayuda a gestionar el tiempo en la vida privada, en los estudios o en el trabajo. Tomando conciencia del trabajo necesario para obtener la mayor parte del beneficio se pueden priorizar mejor las tareas pendientes, de forma que el método puede ayudar a decidir qué trabajo se ha de realizar en primer lugar.

Se trata de un principio válido para cualquier ámbito de la vida, desde el educativo al privado, aunque acostumbra a emplearse en la vida profesional, puesto que es donde aumentan las fechas de entrega obligatorias. Con todo, también en la vida privada se suceden obligaciones que han de realizarse en poco tiempo y de la forma más eficiente posible.

Imagina que te anuncian una visita inesperada que se queda unos días en casa. Ante su llegada inminente, no hay mucho tiempo para ordenar la casa. Si normalmente tardarías tres horas para liquidar todas las tareas domésticas, en estos casos puedes llegar a contar con una escasa hora y media. Si siguieras la Ley de Pareto, deberías concentrarte en aquellos aspectos que más contribuyen a la comodidad de los invitados, como son recoger cosas y ropa del suelo, meter los platos sucios en el lavavajillas o limpiar las mesas. Dado que las estancias más utilizadas por los huéspedes serán con toda probabilidad la sala de estar y las habitaciones y los baños de invitados, sería más conveniente dedicar un esfuerzo mayor a estas estancias que al sótano, por ejemplo. Limpiar estas habitaciones contribuye prácticamente al 80 por ciento del éxito, mientras que el dormitorio de los anfitriones y los sótanos tienen un escaso efecto, si es que lo tienen, en el buen humor de los invitados.

La curva de Yerkes-Dodson tiene la forma de una U invertida, por eso también se la conoce con este sobrenombre. Si se sigue invirtiendo tiempo y dinero una vez alcanzado el ápice, cae la productividad: la mayor presión y el estrés resultante provocan una fuga de rendimiento que conduce a un peor resultado. De modo que, de forma similar a la Regla del 80/20, la curva de Yerkes-Dodson también predice que con solo una parte del esfuerzo se alcanza una gran parte de la productividad. El porcentaje restante solo tiene, en cambio, un efecto más reducido en la productividad.