Correo de seguimiento: plantillas, ejemplos & consejos

Acabas de conocer a un contacto prometedor o crees que acabas de encontrar a un nuevo cliente potencial: si es el caso, no lo dejes ir. Aunque la primera toma de contacto no dé frutos, aún no debes tirar la toalla. Por tu propia experiencia en la oficina sabrás lo fácil que es que se pierda un correo electrónico dentro de la avalancha diaria de mensajes. Por eso merece la pena insistir, redactar un correo de seguimiento y conseguir que el contacto acabe efectuando una nueva compra.

Es muy frecuente que incluso los vendedores más experimentados tiren la toalla demasiado pronto por miedo a molestar al cliente o porque creen que el esfuerzo no merece la pena. Al fin y al cabo, la redacción y organización de correos electrónicos requiere mucho tiempo que también se podría emplear en intentar hacer nuevos contactos. Hay un truco para que todo sea más sencillo, este es, usar plantillas de correo de seguimiento de ventas. Así siempre tienes listas las formulaciones y la estructura y solo tienes que introducir los datos individuales del contacto y su caso particular.

Nosotros te facilitamos una lista de varias plantillas para distintos objetivos.

Imaginemos que conociste un contacto prometedor en una feria o en un evento de networking. En vuestra conversación, la persona en cuestión se mostró muy interesada en tu oferta de productos o servicios y te dejó su tarjeta, donde indicaba que podías ponerte en contacto con ella en cualquier momento. Ya has realizado un intento de contactar a esta persona por teléfono o correo electrónico, pero aún no has recibido respuesta. Ese no debe ser motivo para que no lo vuelvas a intentar. Es muy frecuente que se necesiten varios intentos antes de que un contacto se convierta en un cliente. A través de correos de seguimiento de ventas de calidad puedes aumentar tu probabilidad de recibir una respuesta.

Todo comienza con la línea del asunto. Es lo primero y, en muchas ocasiones, lo único que el receptor va a ver de tu correo electrónico. Si no empiezas a convencerlo con el asunto, es muy probable que ese correo electrónico acabe en la papelera virtual. Se trata de captar el interés del receptor. Un modo de conseguirlo es emplear preguntas retóricas. También suelen funcionar bastante bien aquellos asuntos que hacen referencia directa a los problemas u objetivos concretos de los receptores. Debes dejar claro en el asunto que puedes ofrecer una solución. En este aspecto, el correo de seguimiento no se diferencia demasiado del email con el que intentas establecer el primer contacto.

Por lo demás, la formulación del asunto depende mucho del nivel en el que de encuentres. ¿Es el primer intento o ya enviaste varios correos electrónicos sin éxito? Después de varios mensajes sin respuesta, puedes preguntar directamente si desean que los sigas contactando. Puedes consultar asuntos adecuados para distintas situaciones en los modelos de correos de seguimiento de ventas que aparecen en apartados posteriores.

En cuanto al contenido, debe ser tan breve y claro como sea posible. Puedes dar por seguro que tu contacto querrá invertir el mínimo tiempo posible en el procesamiento de correos electrónicos. Los mensajes largos ahuyentan a los lectores. Pero, si eres capaz de tratar el asunto con pocas palabras, tu mensaje se convertirá en una agradable distracción de la gran pila de correos electrónicos no deseados.

Si usas instrucciones claras le facilitas la respuesta al cliente. Quieres que te contesten de forma directa. Si tienen que pensar mucho en cómo responder, van a ir retrasando la tarea de tratar el correo electrónico y acabarán por olvidarse completamente. Con preguntas o instrucciones claras (nunca órdenes) conseguirás respuestas rápidas.

Al margen del contenido, el momento del envío también es determinante para el éxito que tendrá tu mensaje. Si el tiempo entre los envíos de los correos electrónicos es demasiado breve, resultará molesto, si es demasiado prolongado, el posible interés pudo haberse desvanecido ya. En principio se debe dejar un tiempo de entre tres y cuatro días entre dos correos electrónicos. Se puede aumentar un poco la distancia entre un correo electrónico y el siguiente. De esta forma, le das tiempo suficiente a la otra persona para redactar su respuesta si tenía pensado contestar. El mejor horario para enviar el correo depende de las costumbres del receptor. En este aspecto es difícil hacer declaraciones vinculantes.

Al enviar correos de seguimiento de ventas puedes cometer muchos errores, pero también puedes acertar en muchas cosas. Mediante ideas creativas y ofertas serias podrás destacar entre el resto de correos.

Hay distintas situaciones en las que el departamento de distribución apuesta por correos electrónicos de seguimiento. En función de cómo ha transcurrido el contacto previo, debes redactar tus correos electrónicos.

Has conocido a un contacto en una feria o en otro contexto y dicho contacto ha mostrado interés en tu oferta. Has obtenido los datos de contacto y ahora depende de ti que ese interés se materialice en una venta.

En este correo electrónico ya haces referencia a un encuentro anterior. Este hecho crea cierta predisposición a no desechar el mensaje inmediatamente. En el contenido debes destacar brevemente las ventajas de la oferta mediante puntos clave y expresarte sin rodeos. Si añades una pregunta concreta al final, le facilitas la respuesta al receptor.

Ya pudiste tratar los aspectos más básicos de tu producto en una llamada telefónica con el contacto, pero aún no has recibido una respuesta definitiva. Ahora no debes esperar a que la otra parte se ponga en contacto contigo, sino tomar la iniciativa.

Ya intentaste ponerte en contacto con esta persona por teléfono, pero te saltó el contestador. Naturalmente, has dejado un mensaje en el contestador, pero, aun así, es buena idea enviarle también un correo electrónico.

Como ya dejaste un mensaje en el contestador y además deseas tener otra conversación telefónica, puedes ser extremadamente breve en este punto. Muestra simpatía por el interlocutor y no hagas reproches. Al final, ofrece dos opciones para entablar contacto de nuevo.

Ya has enviado un correo electrónico, pero no has recibido respuesta. Mucha gente ya se rinde en este punto, pero eso puede ser un error. Vuelve a escribirle a tu contacto, igual esta vez lo coges más dispuesto.

Puedes partir de la base de que el primer mensaje no ha convencido a tu contacto. Por ello, es recomendable que cites más ventajas de tu producto. Deja claro que has estudiado su empresa y sus desafíos. Así que menciona un objetivo concreto de la empresa ya en el asunto.

Mandaste varios correos electrónicos y no has recibido respuesta, pero no por ello debes tirar la toalla. En vez de seguir profundizando en las ventajas de la oferta puedes ser un poco más personal.

Mediante un correo electrónico de este tipo muestras buena disposición y mandas señales positivas. En este punto ya no tienes que exponer argumentos. En su lugar, debes tratar de contactar con el interlocutor a nivel personal.

Es verdad que no debes tirar la toalla desde el principio, pero llega un punto en el que no debes seguir insistiendo. Después de unos intentos puedes dejar de enviar correos de seguimiento de ventas a un contacto que no responde. En tu último intento, cambia la estrategia. Deja claro que va a ser la última vez que vas a intentar establecer el contacto. El receptor podría sufrir el fenómeno del efecto FOMO (Fear Of Missing Out), es decir, por miedo a perderse una buena oferta, quizás acabe contestando finalmente.

Así, le dejas claro al receptor que no vas a enviar más mensajes. A su vez, le proporcionas una salida fácil. Solo debe contestar para seguir en la agenda. No debes reprocharle nada a tu contacto ni intentar convencerlo activamente de nada. En su lugar, agradécele su colaboración en su (supuesta) tarea de limpieza de contactos.

Si tampoco recibes respuesta a este correo electrónico, debes dejar de escribir a este contacto. Si volvieses a ponerte en contacto con esta persona, solo dejarías en entredicho tu credibilidad. Lo más probable es que el contacto no dé señales de vida.