Técnica pomodoro: cómo evitar las distracciones y aumentar la productividad

La concentración en el trabajo se ha convertido en un auténtico desafío en muchos sectores: la lista de tareas pendientes crece cada hora, llamadas, reuniones, avisos constantes de nuevos correos electrónicos y la tentación continua de consultar las últimas novedades de las redes sociales o de compartir los comentarios que escuchamos en la cocina. Son muchos los motivos que nos llevan a interrumpir nuestro trabajo una y otra vez. No obstante, el resultado es siempre el mismo: la productividad se resiente.

Si deseas aumentar tu nivel de concentración para hacer más trabajo en menos tiempo, debes probar la técnica pomodoro. Este método de gestión de tiempo ha ganado muchos adeptos en los últimos años y no sin razón.

El italiano Francesco Cirillo desarrolló la técnica pomodoro a principios de los años 80, de ahí que se utilice para su denominación una palabra italiana, pomodoro, que significa tomate. Con este término, Cirillo hace referencia al reloj de cocina con la forma del fruto rojo que utilizó en sus primeros ensayos con el método de gestión de tiempo.

El aumento de la popularidad de la técnica pomodoro en los últimos años también viene motivado por su sencillez. Solo necesitas un despertador o un reloj para utilizarla. En un mundo cada vez más enrevesado, las soluciones sencillas siempre tienen muy buena acogida.

No obstante, el principal motivo por el que gana seguidores se debe a su capacidad para cambiar la forma de trabajar: cada vez hay una exposición mayor a distracciones internas y externas, por lo que cada vez también es más difícil concentrarse en una sola tarea. Así es casi imposible iniciar un proceso de trabajo sin interrupciones, si bien la ausencia de distracciones es lo que necesitamos para obtener resultados eficientes a largo plazo. El método pomodoro promete ayudarnos con este problema.

El método pomodoro ayuda a controlar las distracciones, interrupciones y la realización de varias tareas a la vez para aumentar la productividad.

Pero eso no es todo, tiene un impacto positivo en muchos aspectos de la vida cotidiana en el trabajo.

1. Mayor autodisciplina. Si aplicas la técnica pomodoro regularmente, entrenarás tu capacidad de concentración y tu capacidad para controlar tus impulsos, que se constituyen como las dos mejores condiciones para trabajar de forma productiva.
2. Mejores resultados. Las probabilidades de dar con una solución innovadora aumentan de forma notable si somos capaces de estar concentrados durante un período de tiempo prolongado en un asunto.
3. Curva de rendimiento más larga. Si intercalamos de manera inteligente la concentración y el descanso, la capacidad de rendimiento se mantiene en un nivel alto. El cerebro tiene ocasión para recuperarse y, de esta forma, serás capaz de trabajar de forma productiva durante varias horas consecutivas.
4. Mayor tiempo libre. Debido a que la productividad aumenta al concentrarnos en una sola tarea, se consigue terminar antes el trabajo y, en consecuencia, abandonar antes la oficina y disponer de más tiempo libre. Si la empresa no te permite irte antes, al menos tendrás más tiempo para descansar.
5. Valoración objetiva. Si anotamos el número de intervalos por cada día de trabajo, tendremos una visión general sobre nuestra productividad. En función del nivel de detalle de la estadística, podremos averiguar también qué tareas nos cuestan menos esfuerzo y qué condiciones tienen un impacto positivo o negativo sobre nuestra productividad. Toda esta información la podemos usar para organizar mejor nuestro día de trabajo y obtener mejores resultados.

Otra razón a favor de la técnica de gestión de tiempo es que, al dividir la jornada en unidades de 25 minutos, el esfuerzo inicial es menor: con un poco de fuerza de voluntad, hasta los más adictos a las redes sociales consiguen mantenerse alejados de estas durante 25 minutos.

La técnica pomodoro no tiene desventajas como tales. No obstante, plantea un auténtico desafío a más de una persona: debes aprender a saber estimar cuánto trabajo puedes hacer en 25 minutos y dividir el trabajo de manera que cuando suene el reloj no estés justo en medio de una tarea importante, ya que en ese caso, la técnica pomodoro interrumpiría tu ritmo de trabajo y conseguiría justo lo contrario de lo que se pretende.

Cuando tienes que lidiar con muchas tareas pequeñas, es recomendable que las agrupes, es decir que, por ejemplo, reserves un intervalo solo para contestar los correos electrónicos pendientes. En el caso de las tareas más grandes casi siempre se pueden subdividir en varias tareas parciales. Así, por ejemplo, podemos considerar una tarea parcial la evaluación de determinadas cifras de un informe mensual completo, la redacción de un párrafo del mismo informe o la lectura de un artículo especializado.

La técnica pomodoro no requiere herramientas especiales. Solo necesitas un dispositivo que te recuerde que debes hacer una pausa del trabajo una vez transcurridos 25 minutos.

Dispositivos con los que puedes cronometrar el tiempo pomodoro:

• Un reloj de cocina (como en el original).
• Un smartphone (todos los smartphones cuentan con una función de cronómetro de serie).
• Un despertador (solo tienes que ajustar el tiempo para que suene manualmente a 25 minutos).
• Un reloj de arena (hay relojes de arena especiales de pomodoro, que marcan el transcurso de 25 minutos y, además, son muy decorativos).

Si eres de los que prefiere las soluciones digitales, puedes elegir entre una serie de aplicaciones y software. Como estas herramientas sirven como motivación para probar la técnica en sí, merece la pena ver cuál es la que más te gusta, aunque implique algún que otro gasto. También hay muchas aplicaciones para la técnica pomodoro que son gratuitas.

1. Tomato Timer (web)
2. Tomato.es (web: con estadísticas y una opción para comparar las unidades completadas con los de otros usuarios/compañeros)
3. Pomodoro Timer Software (software para descargar, es gratuito)
4. Focus To-Do (Windows, Mac, Android, iOS: combina la técnica pomodoro con gestión de tareas)
5. Pomotodo (Web, Mac, Android, iOS: combina la técnica pomodoro con “Getting Things Done”)
6. Engross (Android: combina la técnica pomodoro con gestión de tareas, los usuarios pueden averiguar a qué horas son más productivos)
7. Flat Tomato (Mac, iOS)

El método pomodoro apuesta por unidades de trabajo cortas y organizadas y un sistema estricto de intervalos de trabajo y pausas. Los críticos opinan que es un sistema demasiado estricto y que genera dificultades con tareas más grandes.

Por ejemplo, a la hora de redactar un texto largo, puede ser que tras 25 minutos justo acabes de meterte en la tarea. La técnica pomodoro te obligaría a hacer una pausa. Esta pausa podría interrumpir tu flujo creativo de ideas y resultar contraproducente. En casos así, puede ser útil experimentar con períodos más prolongados, por ejemplo, 50 minutos.

También es posible que no se puedan hacer cuatro pomodori seguidos. Hay quienes, por ejemplo, solo quieren trabajar una hora sin distracciones en un proyecto tras su jornada laboral. Con esta técnica solo tendría tiempo a realizar media sesión y, técnicamente, ya no estaría siguiendo el sistema completamente.

Otros detractores opinan que el tiempo limitado y la presencia continua del cronómetro suponen factores añadidos de estrés y tensión. En lugar de trabajar de manera más concentrada, habrá gente que se despiste más mirando el reloj de arena o la aplicación. En este caso, la técnica pomodoro genera una distracción permanente.

Está claro que el método pomodoro puede ser una ayuda para aumentar la productividad y para no caer en la rutina de hacer varias tareas a la vez, pero no le funciona a todo el mundo ni en todos los contextos.

Para saber si puedes beneficiarte del método, deberías tomarte unos días para familiarizarte con el sistema. La buena noticia: si descubres que la “técnica del tomate” no es para ti, no pasa nada, hay muchas otras técnicas para la gestión del tiempo como la matriz de Eisenhower que te permites mejorar tus procesos de trabajo.