Archivar correos con seguridad

Toda empresa debe conservar y archivar la documentación contable y laboral pertinente de acuerdo a la ley del país, también la documentación digital y la comunicación que tiene lugar a través de correo electrónico. En México existen diversas disposiciones legales que regulan tanto el tipo de información empresarial que se debe archivar como los plazos que debe ser conservada; estas se encuentran en el Código Fiscal de la Federación (CFF). En el caso de los correos electrónicos y los archivos digitales, recurrir al almacenamiento de datos documental adecuado garantiza que los documentos se guarden respetando los principios de integridad y confidencialidad establecidos en el reglamento mexicano. Por ello, las herramientas como el Archivero e-mail representan una oportunidad para cumplir la legislación y mantener toda la documentación digital a salvo.

El periodo para archivar los emails dependerá del tiempo que la ley indique que la información que estos contienen debe ser conservada. Según la fracción primera del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), la documentación de carácter fiscal, en la que se incluyen libros y registros sociales, sistemas y registros contables, estados de cuentas, cuentas especiales y control de inventarios, entre otros, debe archivarse y conservarse durante un plazo de cinco años a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones. Sin embargo, este plazo de cinco años podría ampliarse a diez, según el artículo 67 del mismo Código. Por otro lado, de acuerdo al Código de Comercio, los empresarios están obligados a conservar por un plazo mínimo de 10 años los originales de cartas, telegramas, mensajes de datos o aquellos otros documentos de carácter mercantil en los que se consignen contratos, convenios o compromisos que establezcan derechos y obligaciones.

Teniendo esta legislaciones en cuenta, el Archivero e-mail ofrece la posibilidad de exportar la documentación cuando sea necesario, además de permitir el acceso únicamente a las personas autorizadas.

Puedes obtener más información sobre el tiempo que deben archivarse los correos electrónicos de la empresa y otros archivos digitales en nuestro artículo sobre el archivo de correos comerciales.

Todas las empresas sin importar su tamaño ni su denominación, están obligadas a almacenar y archivar correctamente toda la información electrónica o física exigible por las autoridades pertinentes.

Cuando se produce un error de usuario o del software, así como del hardware, las copias de seguridad evitan que haya una pérdida de los datos almacenados. Por lo tanto, su función es la de proteger a los usuarios en caso de pérdidas de información, ya que estas permiten restaurar los datos perdidos. Sin embargo, su contenido se puede modificar en cualquier momento, es decir, la información de estos archivos puede ser manipulada.

Por su parte, el almacenamiento de datos implica el resguardo separado de datos con función documental. Por norma general, este archivo se rige por una serie de disposiciones legales que determinan el tiempo y el modo de conservación (sobre todo en lo que respecta al acceso a los datos y la protección ante una posible manipulación). En la rutina empresarial, combinar ambos métodos (copias de seguridad de correo y archivación de datos) es la solución ideal.